Opvolging aanbevelingen Rekenkamercommissie

• 1. Het college te verzoeken binnen drie maanden na dit raadsbesluit heldere tussendoelen te formuleren bij de doelstellingen uit het beleidsakkoord gericht op het Leiden Bio Science Park;

x

Toenmalig wethouder Dirkse heeft de commissie WM en andere geïnteresseerde raadsleden uitgenodigd om input te leveren voor het formuleren van tussendoelen (4 maart 2021). De opbrengsten van de avond zijn meegenomen in het uiteindelijke raadsvoorstel RV 21.0041 Heldere gemeentelijke (tussen) doelen voor het Leiden Bio Science Park dat de raad op 3 juni 2021 heeft vastgesteld.

Het huidige Beleidsakkoord Samen leven in Leiden onderschrijft de eerdere vastgestelde tussendoelen.

• 2. Het college te verzoeken de raad, naast de rapportages in het kader van de planning- en controlcyclus, één maal per jaar afzonderlijk te informeren over de ontwikkelingen bij het Leiden Bio Science Park en daarbij aan te geven in hoeverre het bereiken van de geformuleerde doelstellingen op koers ligt en daarbij in te gaan op de effecten van de inspanningen om bedrijven aan te trekken en op de samenwerking daarbij met andere partijen.

x

In het kader van het inwerkprogramma van de raad zijn op 7 oktober 2022 de geïnteresseerde raadsleden geïnformeerd. Zij hebben een rondleiding gekregen op het Leiden Bio Science Park. Er is een werkbezoek aan BaseClear gebracht. Tot slot zijn de raadsleden via een presentatie en gesprek over de ontwikkelingen geïnformeerd.

• 3. Het college te verzoeken om jaarlijks, bij de in het vorige punt genoemde informatieverschaffing, een bijeenkomst te organiseren waarvoor de gehele raad wordt uitgenodigd om over de ontwikkeling van het gebied te spreken;

x

In augustus 2022 is in het kader van het inwerkprogramma van de nieuwe raad tijd gereserveerd voor het LBSP. Dit moment is gebruikt om de hier gevraagde invulling te verzorgen.

• 4. Te bepalen dat bij het agenderen van zaken met betrekking tot het Leiden Bio Science Park in een raadscommissie de leden van de andere raadscommissies daarop uitdrukkelijk geattendeerd zullen worden.

x

Beide keren dat LBSP op de agenda van commissie WM stond (4 maart en 20 mei 2021) zijn ook de overige commissies uitgenodigd.

• 5. Het college rapporteert over de voortgang met betrekking tot punten 1, 2 en 3 en dat de raad punt 4 bewaakt.

x

Zie 1, 2 en 3.

• 1. In te stemmen met de conclusies van het onderzoeksrapport Evaluatie duurzaamheidsbeleid gemeente Leiden (CE Delft, november 2020) en van de brief van de Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp Duurzaam Leiden: worstelen met de ambities van 26 november 2020;

x

RV 21.0008 is vastgesteld door de raad op 8 april 2021.

• 2. Het college te verzoeken om:
  
  a. een voorstel te doen voor het formeel vastleggen van de doelen van het duurzaamheidsbeleid en daarbij aan te geven via welke indicatoren de realisatie van het beleid kan worden bijgehouden;
  b. inzichtelijk te maken welke extra tussendoelen worden beoogd en welke middelen worden ingezet om de eerder vastgestelde en toekomstige doelstellingen te halen;
  c. daarbij ook in te gaan op het bredere instrumentarium: juridische en fiscale instrumenten; ;
  d. jaarlijks geïntegreerd te rapporteren over de realisatie van de doelstellingen, de ingezette instrumenten en de daarmee gemoeide kosten

x

a. Dit is gerealiseerd. In de laatste actualisatie van het Financieel Perspectief Duurzame Stad (FPDS) zijn voorstellen gedaan voor indicatoren per opgave. De raad heeft deze actualisatie van het FPDS ontvangen bij de kaderbrief 2021
b. Het college heeft eerder in de uitvoeringsprogramma’s, de P&C-cyclus en daarmee ook het FPDS aangegeven aan welke doelstellingen wordt gewerkt en welke middelen hiervoor worden benut. Zoals al in de eerste reactie op het rekenkamerrapport weergegeven, kan het college de aanbeveling om extra tussendoelen te formuleren niet goed plaatsen. Dit geldt ook voor de verwijzing naar eerder vastgestelde doelstellingen.
c. Voor sommige opgaven zijn juridische en fiscale instrumenten beschikbaar, maar voor sommige ook niet of nog onvoldoende. In alle gevallen is het de vraag of ze passend zijn voor Leiden en voor de wijze waarop de transitie momenteel het beste invulling kan krijgen. Het toepassen van fiscale instrumenten brengt soms veel uitvoeringskosten met zich mee en veroorzaakt niet altijd de prikkel die nodig is voor gedragsverandering. Het college heeft dus oog voor deze instrumenten, maar ziet deze momenteel niet als een belangrijke factor in de transitie. Daarnaast volgt het college landelijke ontwikkelingen. Op het gebied van klimaatadaptatie vindt er landelijk veel onderzoek plaats naar welke indicatoren zinvol zijn. Kortom, we houden landelijke ontwikkelingen op dit vlak scherp in de gaten en sluiten aan wanneer dat kan.
d. Dit gebeurt via de jaarlijkse rapportage naar aanleiding van het FPDS en raadsbrieven.

• 3. Het voornemen uit te spreken om:
  
  e. regelmatig met het college in gesprek te gaan over de uitvoeringsprogramma's;
  f. daarbij prioriteit te geven aan die zaken waar de gemeente zelf invloed op heeft;
  g. afspraken met het college te maken over het informeren van de raad over het realiseren van de doelstellingen, de ingezette instrumenten en de daarmee gemoeide kosten;
  h. jaarlijks samen met het college de effectiviteit van de ingezette instrumenten te evalueren;

x

Regelmatig zijn en worden raadsvoorstellen in de commissies en raad besproken m.b.t. duurzaamheid. Te denken valt aan de thema’s duurzame mobiliteit, circulaire economie, klimaatadaptatie en energietransitie. Het college informeert de raad met diverse voortgangsrapportages. Dit zal verder voortgezet worden.

• 4. Dat het college over de voortgang rapporteert van punt 2 en dat de raad de voortgang van punt 3 bewaakt.
  

x

x

M.b.t. aanbeveling raad:

De raad kan dit monitoren bij bijvoorbeeld de P&C cyclus.

M.b.t. aanbeveling college:

Zie hierboven

• 1. De conclusies van de rekenkamercommissie over te nemen en de aanbevelingen en suggesties te betrekken bij de behandeling van de nieuwe bomenverordening;

x

RV 21.0029 is vastgesteld door de raad op 29 april 2021.
RV 21.0023 Verordening tot wijziging van de Verordening fysieke leefomgeving Leiden 2020 onderdeel bomen is vastgesteld door de raad op 3 juni 2021

• 2. In de nieuwe bomenverordening een heldere keuze te maken inzake het advies van de rekenkamercommissie om het doel van het bomenbeleid in relatie tot kap en herplant te beperken tot het handhaven van de waarde van het bomenbestand en het bomenfonds niet te gebruiken om het overige groen te bekostigen.

Hiervoor zijn verschillende amendementen gedaan tijdens de behandeling van de bomenverordening. Deze hebben onvoldoende steun gekregen in de raad.

In het afgelopen jaar werd het bomenfonds ingezet voor het behoud van groeiplaatsen voor bomen bij ruimtelijke ontwikkeling. In het algemeen wordt er in compensatieplannen ruim terug geplant en is er sprake van een positief bomensaldo. Begeleidend groen zoals struiken en beplanting van boomspiegels mag als ecologisch waardevol groen ook meegenomen in de verrekening met de stortingen in het bomenfonds. Waarmee meer geïntegreerd groen wordt verkregen en de storters optimaal gebruik kunnen maken van hun garantiesom in het bomenfonds voor het ontwikkelen van natuurwaarden in hun plangebied.

• 1. Het college te verzoeken om het beleid eenvoudiger en beter uitvoerbaar te maken:
  a. Verplicht bij alle kapvergunningen het doen van een storting in het Bomenfonds om beter te garanderen dat vergunninghouders hun compensatieplannen daadwerkelijk uitvoeren.
  b. Voer voor deze stortingen één eenduidige administratie, waarin zowel de compensatie van bomen én boomwaarde als de uitputting van budgetten wordt bijgehouden.
  c. Gebruik deze administratie om serieus werk te maken van handhaving van de compensatieplannen.

x

a. De raad heeft bij de behandeling van de nieuwe bomenverordening ingestemd met de inzet van bomenfonds alleen bij kapvergunningen voor ruimtelijke ordening. Bij meldingen en vergunningen voor gevaarzetting en beheerkap waarbij 1 op1 wordt herplant wordt in de regel geen storting van een waarborgsom in het bomenfonds gevraagd.
b. Proces rond stortingen in het bomenfonds is tegen de lamp gehouden en sterk verbeterd. Het verbeterde proces is 16 november 2021 tijdens een informele bijeenkomst Bomenfonds (commissie LB) gepresenteerd aan de raad.
c. De gedane verbeteringen aan de bomenverordeningen en het proces rondom het bomenfonds steunen ons bij handhaving van de compensatieplannen. Compensatieplannen worden afgewogen in het vergunningsproces en de uitvoer als voorwaarde opgenomen in de vergunning. Stortingen zijn overzichtelijk in te zien in Powerbrowser. Gezien de looptijd van projecten verwerken we nu de eerste (gedeeltelijke) teruggaven. Restbedragen vervallen aan de reserve bomenfonds.

• 2. Het college te verzoeken om met een voorstel te komen om de kosten van administratie en handhaving te financieren door middel van een opslag op de stortingen in het Bomenfonds;

x

Dit voorstel is niet overgenomen. Er was ook geen noodzaak toe en bovendien is het niet toegestaan als gemeente om op deze wijze te verdienen aan een verordening. Kosten in rekening brengen aan de vergunninghouders die te maken hebben met het bijhouden van het bomenfonds. is niet toegestaan. De storting in het bomenfonds is alleen voor compensatie en niet voor iets anders. Daarom kan deze aanbeveling niet overgenomen worden. Administratie en andere kosten moet door middel van leges worden gedekt.

• 3. Het college te verzoeken voor het einde van het jaar te rapporteren over de (voorgenomen) verbeteringen in de administratie rondom het bomenfonds.

x

Het verbeterde proces is 16 november 2021 tijdens een informele bijeenkomst Bomenfonds (commissie LB) gepresenteerd aan de raad.
De raad wordt periodiek via de P&C-cyclus geïnformeerd over de omvang van het Bomenfonds.

• 1. ln te stemmen met de conclusies van het onderzoeksrapport "De informatievoorziening van de Raad bij verbonden partijen" en de brief van de Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp "De werking van doorwerking" van 11 oktober 2021;

x

RV 21.0138 is vastgesteld door de raad op 21 december 2021

• 2. ln te stemmen met de in de rekenkamerbrief van 11 oktober 2021 vermelde aanbevelingen voor de gemeenteraad van Leiden, te weten:
  2.1. Bepaal aan welke tafel raadsleden, griffie, college en ambtelijke organisatie elkaar periodiek ontmoeten voor het gesprek over het samenwerken als zodanig: wat komt er op ons af, wat betekent dat voor de raad en welke informatie is gewenst?
  2.2. Bespreek hoe de raad de vertaalslag gaat maken van de informatiestromen naar politieke en maatschappelijke keuzes. Peíl daarbij op een raadssensitieve wijze de informatiebehoefte, los van de bestaande voorschriften en procedures. Zorg voor regelmatige en toegankelijke informatie aan de raad die uitdaagt en verleidt tot het nemen van de rol die de raad in deze discussies dient te nemen.
  2.3. Kies op basis van risico en maatschappelijke impact welke samenwerkingen de komende raadsperiode bijzondere aandacht vragen en geef aan die verbanden prioriteit in tijd, op agenda's en in politieke energie.
  2.4. Overweeg om bij de geprioriteerde samenwerkingsverbanden te gaan werken met twee raadsrapporteurs die het samenwerkingsverband volgen. De raadsrapporteurs nemen kennis van zienswijzen van andere gemeenten en brengen gevraagd en ongevraagd 'neutraal' advies uit aan de raad.
  2.5. Zet het gesprek over verbinding met raadsleden van andere gemeenten voort.
  

x

RV 21.0138 is vastgesteld door de raad op 21 december 2021.
De aanbevelingen zullen verder opvolging krijgen in 2023, onder meer door een gesprek van de raad over dit onderwerp om te verkennen wat de behoefte vanuit de raad is en mogelijkheden kunnen zijn.

• 3. Het college te verzoeken de aanbevelingen vermeld in de rekenkamerbrief van 11 oktober 2021 gericht aan het college over te nemen, te weten:
  3.1. Maak een actueel en beknopt gemeentelijk kader voor de samenwerking, bijvoorbeeld via een aanvulling of actualisering van het huidige Beleidskader Verbonden Partijen. Geef aandacht aan de vraag: op welk moment en met welke informatie wordt de raad bij de samenwerking betrokken. Wat mogen raad, college, ambtelijke organisatie, griffie en samenwerkingsverbanden van elkaar op welk moment verwachten, zodat ieder zijn rol goed kan vervullen. Formuleer dit 'positief', vanuit de wensen en mogelijkheden. De raad verzoekt het college om dit beleidskader voor de zomer van 2O22 naar de raad de sturen;
  3.2. Zie erop toe dat de voorstellen aan de raad helder en eenduidig verwijzen naar dit eigen kader. Gebruik in ieder geval ondubbelzinnige terminologie: het eigen gemeentelijk kader voor Leiden is iets anders dan de beleidskaders of de kadernota van een verbonden partij zelf, of regionale afspraken over de financiering van verbonden partijen dan wel wettelijke kaders die voor een samenwerkingsverband gelden.
  3.3. Zet de raadsvoorstellen met betrekking tot de financiële stukken van verbonden partijen strakker en eenduidiger op: de kadernota en een voorlopige jaarrekening zijn ter informatie, en bij de ontwerpbegroting kan een zienswijze worden gegeven. Beschikt de raad daarnaast nog over andere 'positieve' mogelijkheden, bijvoorbeeld op grond van een eigen gemeentelijk kader of regionale afspraken, vermeld dit dan eveneens in het voorstel en gebruik hiervoor een eenduidige taal.

x

3.1. Er is in 2022 een aanvang gemaakt met de actualisatie van het beleidskader Verbonden Partijen. Hierbij worden de genoemde aanbevelingen in acht genomen en wordt ook rekening gehouden met noodzakelijke aanpassingen als gevolg van de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen per 1 juli 2022. Het aangepaste beleidskader zal naar verwachting vóór de zomer van 2023 door het college aan de raad worden gestuurd.
3.2. Aan dit aspect wordt expliciet aandacht besteed in het beleidskader zelf en hierop wordt getoetst bij voorstellen aan de raad.
3.3. Ook aan deze aanbeveling wordt aandacht besteed in het geactualiseerde beleidskader.

• 4. Het college te verzoeken om in 2023 te rapporteren aan de raad over de voortgang van de uitvoering van de aanbevelingen in de rekenkamerbrief van 11 oktober 2021.

x

Aan de aanbeveling tot het actualiseren van het beleidskader is op dit moment nog niet volledig uitvoering gegeven. Het college zal via de paragraaf verbonden partijen in begroting en jaarstukken rapporteren over de verdere voortgang van de uitvoering van de aanbevelingen.

1. In te stemmen met de conclusies van het onderzoeksrapport ‘Jeugdhulp zonder verwijzing’ (lm advies & management van 25 januari 2022) en de brief van de Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp “Inzicht in de jeugdzorg?’ van 15 februari 2022;

x

RV 22.0037 is vastgesteld door de raad op 14 juni 2022.

2. De volgende aanbevelingen voor de gemeenteraad uit de Rekenkamerbrief van 15 februari 2022 te onderschrijven:
a. Zorg voor continue aandacht voor de sturingsfilosofie en de uitwerking daarvan in indicatoren, rapportages en besluitvorming wat betreft de kaderstellende rol van de raad.
b. Gebruik de verkregen informatie als gemeenteraad om uw kaderstellende en controlerende rol waar te maken.

x

RV 22.0037 is vastgesteld door de raad op 14 juni 2022, waarbij deze aanbevelingen zijn overgenomen.

3. De volgende aanbevelingen voor het college uit de Rekenkamerbrief van 15 februari 2022 over te nemen:

a. Aanbeveling 1: Gebruik de uitkomsten van het voorliggend onderzoek bij het uitwerken van de vraag welke gegevens nodig zijn om het ingezette beleid en ontwikkelingen te kunnen monitoren en bij te stellen.

b. Aanbeveling 2: Beperk de administratieve lasten maar registreer wat nodig is vanuit het besef dat inzicht in de hulp nodig is om beter te kunnen sturen bij het verbeteren van het beleid. Heb hierbij aandacht voor:

• het soort hulp (preventief, licht, middelzwaar, zwaar) dat geboden wordt;
• de categorieën problemen waar deze hulp een oplossing voor biedt;
• een registratie vanaf het eerste gesprek (in plaats van vanaf het derde gesprek);
• de kwalitatieve aspecten van de hulp

Leg deze aandachtspunten naast de lijst met indicatoren die is opgesteld in het addendum bij de overeenkomst tussen gemeente en de Stichting Jeugdteams Leidse Regio en bezie welke aanscherping daarin nodig is.
c. Aanbeveling 3: Evalueer na een periode van twee jaar hoe de opbrengst van betere inzichten door registratie zich verhoudt tot de administratieve lasten van de hulpverleners als gevolg van het registreren.
d. Aanbeveling 4: Analyseer de data van het CBS. Ze bevatten een schat aan informatie, ook op wijkniveau, die niet benut wordt.
e. Aanbeveling 5: Analyseer de gevolgen van de nieuwe verordening voor de kinderen met een behoefte voor zwaardere hulp en neem adequate maatregelen indien deze kinderen tussen wal en schip dreigen te vallen.
f. Aanbeveling 6: Onderzoek en analyseer het aandeel en de aard van preventie bij de activiteiten van de JGT’s.

x

a. We kijken bij de doorontwikkeling en evaluatie over monitoring en sturing zorgvuldig naar de uitkomsten van het onderzoek. Waar nodig nemen we dit mee in het monitoren en bijstellen van de al ingezette koers.

b. We hebben de suggesties uit het rapport voor registratie naast de reeds bestaande lijst met indicatoren gelegd. We hebben gekeken welke aanscherping van de huidige registratie wenselijk is en aanpassingen gedaan door middel van een nieuw addendum.

c. Elk kwartaal worden de opbrengsten van de inzichten door registratie geëvalueerd en bekeken hoe dit zich verhoudt tot de administratieve last van de hulpverleners en hierop verbeteringen aangebracht. Wij zullen dit ook in 2024 doen.

d. De data van het CBS is geanalyseerd. In de praktijk is echter gebleken dat deze data niet de inzet van het Jeugdteam kan aflezen en ook geen causaal verband aan te tonen is met het werk van het Jeugdteam.

e. Gemeenten in onze regio hebben besloten om het accounthouderschap van specialistische jeugdhulp niet langer uit te besteden, maar zelf vorm te geven. Op deze manier zitten de gemeenten ‘dichtbij het vuur’ en kunnen we sneller en beter sturen waar nodig. Een voorbeeld van de manier waarop adequate maatregelen worden genomen is de ‘nee tenzij’ regeling, waarbij jeugdhulpaanbieders als het noodzakelijk is toch hulp kunnen bieden ondanks het bereiken van een budgetplafond.

f. De aard van preventie bij de activiteiten van de Jeugdteams is onderzocht en geanalyseerd. Eén van de opdrachten aan de Jeugdteams is dat er een beweging naar voren wordt gemaakt. Hier is veel preventief aanbod beschikbaar. De Jeugdteams hebben om deze beweging te stimuleren nu twee sociaal makelaars aangesteld die de Jeugdteams ondersteunen in het vinden van passend aanbod in het voorveld.

4. Het college te verzoeken de bovengenoemde aanbevelingen gericht uit te werken, de raad daarover te informeren via een collegebrief aan de raad en de raad in 2024 te informeren over de voortgang van de uitvoering van de aanbevelingen in de Rekenkamerbrief in het kader van de behandeling van de Jaarrekening 2023, conform de eerdere besluitvorming daarover (RV 20.0022 ‘Terugkoppeling over de uitvoering en afdoening van aanbevelingen rekenkamercommissie’ van 23 april 2020).

x

De raad verwacht in 2024 informatie van het college over de voortgang van de uitvoering van de aanbevelingen in de Rekenkamerbrief in het kader van de behandeling van de Jaarrekening 2023.