Deze paragraaf gaat over de bedrijfsvoering van de gemeente Leiden. Bedrijfsvoering vormt een beperkt onderdeel van de totale begroting, maar raakt de hele organisatie. Onder bedrijfsvoering verstaan we alle activiteiten die zorgen dat de gemeente haar belangrijkste taken kan uitvoeren. Bedrijfsvoering bestaat uit de volgende onderdelen:
Deze paragraaf bestaat uit vijf delen:
De eerste twee delen gaan over het werken met en voor de regio. De laatste drie delen gaan over het werken in en voor Leiden.
Op 1 januari 2023 is de centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse regio van start gegaan. De Leidse regio bestaat uit de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. De gemeente Leiden doet de bedrijfsvoering voor deze gemeenten. De afspraken die hierover zijn gemaakt staan in de Centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse regio en in dienstverleningsovereenkomsten (één per gemeente).
De gemeente Leiden voert ook de bedrijfsvoering uit voor twee gemeenschappelijke regelingen. Dit zijn Holland Rijnland en Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland. De dienstverlening aan deze organisaties is ongeveer hetzelfde als de dienstverlening aan de regiogemeenten. De afspraken maken alleen geen deel uit van de Centrumregeling Leidse regio. Hiervoor hebben we aparte afspraken gemaakt.
In de Centrumregeling staat dat deze ten minste eens per vier jaar geëvalueerd moet worden en voor het eerst in 2024. In de zomer van 2024 is de eerste evaluatie uitgevoerd. De evaluatieperiode was met anderhalf jaar erg kort. Daarom is er ook geen uitgebreide, maar een korte evaluatie gedaan: de ‘evaluatie light’.
De evaluatie light kon door de korte looptijd nog geen scherpe conclusies trekken over het functioneren van de centrumregeling. Wel hebben de onderzoekers geconstateerd dat de samenwerking tot nu toe “opmerkelijk soepel” verloopt. En “het is knap – en ongebruikelijk – dat de dienstverlening vooralsnog niet heeft geleden onder de transitie”. Dat zijn mooie complimenten!
Alle partners geven aan op dezelfde manier te willen blijven samenwerken. Er zijn ook een aantal aanbevelingen gedaan. Deze hebben vooral betrekking op het verduidelijken en borgen van de gemaakte afspraken. In oktober 2024 zijn alle aanbevelingen overgenomen en opgepakt. De uitvoering loopt door in 2025.
De bedrijfsvoering van Servicepunt71 is op 1 januari 2023 ‘as is’ overgegaan naar Leiden en samengevoegd met de Leidse concernstaf tot het cluster Interne Dienstverlening en Advisering (IDA). Er startte een transitieperiode die twee jaar duurde en waarin de nieuwe samenwerking met de regio vormgegeven werd. De afspraken in de Centrumregeling waren daarbij leidend.
De dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met de drie partnergemeenten hadden een looptijd van twee jaar (2023-2024). In 2024 zijn nieuwe DVO’s en modules bedrijfsvoering afgesloten voor de jaren 2025 - 2027. Een ‘module bedrijfsvoering’ is een overzicht van dienstverlening en producten die cluster IDA levert. De module is als bijlage opgenomen bij de DVO.
Bij het maken van de nieuwe DVO’s is bewust gekozen om zo min mogelijk aan te passen. Dit sluit aan bij de conclusie uit de evaluatie light dat de regiogemeenten tevreden zijn over de samenwerking met Leiden. Wel zijn de teksten die verwezen naar de transitiefase verwijderd. Ook zijn een aantal onderdelen verduidelijkt die tijdens de transitiefase voor onduidelijkheid zorgden.
De gemeente krijgt te maken met steeds ingewikkeldere vraagstukken. We krijgen meer taken en opgaven vanuit het Rijk of door onze eigen ambities. Bij deze maatschappelijk opgaven stellen we altijd onze inwoners, bedrijven en instellingen centraal.
De bedrijfsvoering ondersteunt de organisatie in het omgaan met deze opgaven. We zorgen ervoor dat we een flexibele organisatie zijn die zich makkelijk en snel kan aanpassen. Daarbij is het belangrijk dat de bedrijfsvoering ook zichzelf blijft ontwikkelen. Het Strategisch Plan Bedrijfsvoering Leidse Regio geeft hier voor de komende jaren richting aan. Dit plan is samen met de regio gemaakt en op 1 april 2024 vastgesteld.
In het Strategisch Plan staan:
De drie strategische thema’s zijn:
Deze thema’s en de bijbehorende acties worden jaarlijks verder uitgewerkt in een Uitvoeringsplan. In 2024 is gestart met het maken van het eerste Uitvoeringsplan. Dit plan zal begin 2025 worden vastgesteld. De acties zijn (waar mogelijk) al in 2024 opgestart.
De paragraaf bedrijfsvoering wordt vanaf nu steeds opgesteld aan de hand van deze drie strategische thema’s.
Hieronder wordt elk strategisch thema kort beschreven. We benoemen wat we in 2024 hebben gedaan dat bijdraagt aan het thema. En we geven bij de thema’s Duurzame inzetbaarheid en Digitale transformatie een aantal indicatoren en/of kengetallen die in de Begroting 2024 zijn genoemd.
Duurzame inzetbaarheid betekent dat mensen graag bij Leiden komen én blijven werken. Nieuwe medewerkers helpen we snel hun weg te vinden in de organisatie. De juiste mensen werken op de juiste plek: ze doen werk dat past bij hun talenten en waar ze plezier in hebben. Leiden is een aantrekkelijke werkgever voor onze bestaande en toekomstige medewerkers met aandacht voor een prettige en veilige werkomgeving.
In de Begroting 2024 staat dat we in de jaarstukken de volgende kengetallen opnemen: Formatie en Bezetting, een analyse van de salarislasten, Verzuim, Mobiliteit, Samenstelling van het medewerkersbestand, Stages en Banenafspraak. Deze informatie staat hieronder. Alle getallen in de tabellen zijn inclusief Lakenhal en Erfgoed Leiden en Omstreken, maar exclusief DZB.
De totale formatie is met 52,68 fte gegroeid sinds 31 december 2023: van 1684,77 fte naar 1737,45 fte. Fte staat voor full time equivalent. Eén fte staat volgens de cao gemeenten gelijk aan 36 uur.
Niet alle medewerkers werken 36 uur. Er zijn ook medewerkers die deeltijd werken. De bezetting laat zien hoeveel mensen daadwerkelijk bij de gemeente werken.
De totale bezetting in aantallen is gegroeid met 92 medewerkers: van 1819 naar 1911. De totale bezetting in fte is gegroeid met 44,3 fte: van 1710 fte naar 1754,3 fte.
Er was in 2024 meer bezetting (1754,3 fte) dan formatie (1737,45 fte). Dit komt door tijdelijke contracten die zijn gebaseerd op tijdelijk geld. Het tijdelijke geld wordt niet meegeteld in de formatie.
De formatie groeit elk jaar, zowel landelijk als in onze gemeente. Er zijn verschillende redenen voor deze groei:
2023 | 2024 | Streefwaarde 2024 | |
|---|---|---|---|
Totaal uitgaven loonsom | 139.394.082 | 152.939.009 | - |
Totaal uitgaven externe inhuur | 31.615.351 | 33.254.114 | - |
Percentage externe inhuur | 18,5% | 17,9% | 18,2% |
In bovenstaande tabel wordt inzicht gegeven in het resultaat van de kosten van de externe inhuur ten opzichte van de personele lasten. De belangrijkste redenen om in te huren zijn:
Zoals ook in de Begroting 2024 staat, was het verlagen van het percentage externe inhuur gezien de huidige arbeidsmarkt geen doel op zich.
In de Begroting van 2024 is een streven externe inhuur van 18,2% opgenomen1. Het percentage externe inhuur over 2024 was met 17,9% lager dan bij de tweede voortgangsrapportage was verwacht (18,5%) en ook lager dan het in de begroting opgenomen percentage (18,2%). Het percentage is lager uitgekomen omdat er vaker met interne inlening kon worden gewerkt.
2023 | 2024 | Streefwaarde 2024 | |
|---|---|---|---|
Ziekteverzuimpercentage | 6,7% | 6,8% | 6,4% |
We hebben in 2024 sterk ingezet op preventie. Het vitaliteitsprogramma Sterk in je Werk biedt medewerkers opties zoals:
Ook heeft elk cluster heeft een gerichte aanpak via de Sociaal Medische Teams (SMT). De focus ligt op de rol van leidinggevenden: welke acties kunnen zij doen om verzuim te verminderen.
Ondanks alle acties zien we in 2024 een kleine stijging in ziekteverzuim. Vooral langdurig verzuim (43 - 365 dagen) blijft een aandachtspunt. De analyse van de externe Arbodienst en de landelijke analyse van het A&O fonds zijn op dit moment nog niet beschikbaar. Daarom kunnen we geen toelichting geven.
In 2024 waren er 379 vacatures. Dat waren er 21 meer dan in 2023. De groei is minder sterk dan tussen 2022 en 2023 (toen was de stijging 100 vacatures). We zien hier de arbeidsmarkt enigszins stabiliseren.
De Omgevingswet zorgde in 2023 voor veel nieuwe vacatures, maar in 2024 is die invloed kleiner. Daarnaast blijven plannen voor energietransitie en woningbouw zorgen voor een blijvende vraag naar personeel.
2024 | In dienst | Uit dienst |
|---|---|---|
35 jaar of jonger | 104 | 39 |
36 – 59 jaar | 134 | 66 |
60 jaar en ouder | 8 | 60 |
Totaal | 246 | 165 |
Stages | 2023 | 2024 | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Soort | Overig | MBO | HBO | WO | Totaal | Overig | MBO | HBO | WO | Totaal |
Onbetaald | 1 | 2 | 0 | 1 | 4 | 0 | 0 | 2 | 1 | 3 |
Betaald | 6 | 33 | 33 | 35 | 107 | 1 | 28 | 55 | 30 | 114 |
Stage nieuw stijl/ Werkervaringsplaats | 7 | 0 | 0 | 2 | 9 | 9 | 0 | 0 | 2 | 11 |
Totaal | 14 | 35 | 33 | 38 | 120 | 10 | 28 | 57 | 33 | 128 |
Het totaal aantal gestarte stages is in 2024 iets toegenomen ten opzichte van 2023. Deze stijging is voornamelijk te verklaren door een toename van stages op HBO niveau. In 2024 is namelijk extra ingezet op de werving van hbo-stagiairs.
Banenafspraak | 2023 | 2024 |
|---|---|---|
Quotum banenafspraak | 54 | 55,41 |
Aantal fte nieuwe plaatsingen | 2 | 2,13 |
Aantal fte | 48 | 49 |
De Wet Banenafspraak is een afspraak tussen het kabinet en werkgevers om extra banen te creëren voor mensen met een ziekte of handicap. Het doel is om mensen die niet zelfstandig het minimumloon kunnen verdienen, met ondersteuning bij een werkgever aan het werk te helpen.
Sinds 2023 liep het aantal medewerkers in de doelgroep banenafspraak terug. In april 2024 zijn daarom nieuwe doelstellingen vastgesteld. Hierdoor is de aandacht voor het aannemen van mensen uit de doelgroep Banenafspraak toegenomen. De dalende trend is doorbroken, maar het quotum is in 2024 niet behaald.
Er gebeurt veel in de wereld, bijvoorbeeld op het gebied van geopolitiek en technologische ontwikkelingen. Dat vraagt ook iets van ons als organisatie: we moeten ons goed tot deze ontwikkelingen verhouden. We moeten in beeld hebben hoe ze ons kunnen raken en weten hoe we daar dan mee om kunnen gaan. Dat kan als de gemeentelijke organisatie een stevige basis heeft maar ook wendbaar is. Onze standaard dienstverlening is voorspelbaar en herkenbaar en sluit goed aan op de wensen van de organisaties waarvoor wij werken. Voor onze partners is duidelijk wanneer zij betrokken worden. De stevige basis van IDA geeft de gemeenten in de Leidse regio de ruimte om wendbaar te zijn.
De hele samenleving wordt steeds digitaler: we regelen meer zaken online en gebruiken meer digitale apparaten dan vroeger. De ontwikkelingen rondom Artificial Intelligence (AI, kunstmatige intelligentie) gaan heel snel. De gemeente wil graag dat de dienstverlening aansluit op deze maatschappelijke behoeften.
Bovendien is digitalisering een belangrijk onderdeel van ons werk voor de stad en regio. We werken aan een betrouwbare basis van onze dienstverlening door aandacht te blijven houden voor een stabiele en simpele ICT-omgeving. We zorgen dat onze informatiehuishouding op orde is. We versterken de basis van informatiebeveiliging en ontwikkelen datagedreven werken. En we denken na over veilig en slim gebruik van AI in de Leidse regio.
In de Begroting 2024 staat dat we in de jaarstukken de volgende kengetallen opnemen:
Deze informatie staat hieronder. Onder de tabel worden de getallen toegelicht.
Kengetal | 2024 |
|---|---|
1. Aantal datalekken | 51 |
2. Aantal klachten m.b.t. rechten van betrokkenen | 3 |
3. Aantal IT beveiligingsincidenten en inbreuken | 438 |
4. Percentage investeringen in cybersecurity van het totale ICT budget | - |
5. Percentage deelname medewerkers aan bewustwordings e-learnings | 15,61% |
De organisatieontwikkeling heeft zich in 2024 gericht op onze vier kernwaarden:
Ook streefden we naar een inclusieve organisatie waarin we op basis van gelijkwaardigheid met elkaar samenwerken.
De belangrijkste focusgebieden waren in 2024:
We hebben de praktijk als centrale leerschool genomen. Hierdoor brachten we de organisatieontwikkeling dichtbij de medewerkers en hun dagelijkse werk. Daardoor kregen de kernwaarden nog meer betekenis in het werk. Dit droeg bij aan eigenaarschap.
Rechtmatigheidsverantwoording van de interne accountant
Toetsing van de rechtmatigheid is sinds 2023 de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college). Hiervoor wordt de rechtmatigheidsverantwoording opgesteld. De externe accountant beoordeelt nog wel of de informatie van het college in de rechtmatigheidsverantwoording juist, toereikend en volledig (getrouw) is. Getrouwheidsfouten tellen mee in het oordeel van de accountant maar worden niet in de rechtmatigheidsverantwoording gerapporteerd. In het controleprotocol voor de accountantscontrole 2023 (artikel 3c) heeft de gemeenteraad ook aanwijzingen gegeven over zaken waarover de gemeenteraad in het kader van de financiële rechtmatigheid geïnformeerd wil worden in de paragraaf bedrijfsvoering, namelijk:
A. de wijze waarop de rechtmatigheidsverantwoording tot stand is gekomen;
B. nadere toelichtingen op bevindingen die zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording;
C. bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving door bijzondere omstandigheden binnen de gemeente;
D. bevindingen boven de rapporteringsgrens die niet in de rechtmatigheidsverantwoording zelf zijn opgenomen;
E. beheersmaatregelen ten aanzien van geconstateerde fouten en onduidelijkheden (de leer- en verbeterpunten) om deze in de toekomst te voorkomen. Hieronder volgt een verdere toelichting.
A. Wijze waarop de rechtmatigheidsverantwoording tot stand is gekomen
Het college geeft in de rechtsmatigheidsverantwoording aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen en het voorwaarden-, begrotings- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving, oftewel in overeenstemming zijn met:
1. de Financiële verordening 2023 (RV 23.0072 van 29 augustus 2023) van de gemeente Leiden waarin de uitgangspunten zijn vastgelegd voor het financieel beleid, voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie. Ook zijn hierin nadere regels over het voorwaarden-, begrotings- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium opgenomen.
2. het Normenkader rechtmatigheid 2024 (RV 25.0016 van 17 april 2025) van de gemeente Leiden waarin de relevante wet- en regelgeving zijn opgenomen voor de jaarlijks rechtmatigheidscontrole door het college. Het normenkader is op 17 april 2025 met terugwerkende kracht door de gemeenteraad vastgesteld. Het normenkader gaat in op de operationalisatie van het voorwaarden-, begrotings- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium en is het begrotingscriterium nader toegelicht in het kader van het ‘tijdig melden van onderschrijdingen van lasten of investeringskredieten en/of onder- of overschrijdingen van baten).
3. het Controleprotocol voor de accountantscontrole jaarrekening 2023 (RV 23.0025 van 11 april 2023) van de gemeente Leiden waarin de gemeenteraad de verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens bepaald heeft. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheids-verantwoording is door de gemeenteraad vastgesteld op 1% van de begrote lasten (inclusief dotaties aan reserves) en de rapporteringtolerantie voor het toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden is gesteld op € 826.500 (RV 21.0010).
B. Nadere toelichting op bevindingen die zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording en beheersingsmaatregelen om dit in de toekomst te voorkomen
Niet van toepassing. Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat het college van mening is dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens. Dit houdt dat het totaal van onrechtmatigheden (afwijkingen) lager zijn dan de door de gemeenteraad bepaalde verantwoordingsgrens. Alleen als het totaal van de onrechtmatigheden (afwijkingen) hoger is dan de verantwoordingsgrens worden deze opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording en is een nadere toelichting noodzakelijk.
C. Bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving door bijzondere omstandigheden
Niet van toepassing (geen bewuste afwijkingen door bijzondere omstandigheden).
D/E. Bevindingen boven de rapporteringsgrens die niet in de rechtmatigheidsverantwoording zelf zijn opgenomen en beheersingsmaatregelen om dit in de toekomst te voorkomen
De bevindingen boven de rapportagegrens van € 826.500 (die niet in de rechtmatigheidsverantwoording zelf zijn opgenomen) worden toegelicht in deze paragraaf. Hierbij gaat het om bevindingen waarbij het voorwaarden-, begrotings- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium niet zijn nageleefd. Deze zijn hieronder toegelicht.
Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen. De voorwaarden (eisen) zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedrag, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het niet naleven van deze voorwaarden kan ook van invloed zijn op het getrouwe beeld van de jaarrekening. Deze bevindingen maken dan geen onderdeel uit van de rechtmatigheidsverantwoording maar vallen onder de reikwijdte van de accountantscontrole (gericht op de getrouwheid van de jaarrekening).
Bevinding aanbestedingswet: in het proces van aanbesteden zijn 7 opdrachten als onrechtmatig aangemerkt met € 1.509.940 aan onrechtmatige bestedingen in 2024. De oorzaak van de fouten ligt voornamelijk bij opdrachten die niet Europees zijn aanbesteed maar wel de EU-drempel overschrijden en dus Europees aanbesteed hadden moeten worden en bij niet rechtmatige verlenging van opdrachten.
Beheersingsmaatregel aanbestedingswet: de huidige beheersmaatregelen zijn op dit moment toereikend. Team inkoopadvies en aanbestedingen monitort samen met de lijnorganisatie (en interne controle via de periodiek spendanalyse) de bestedingen van opdrachten en onderneemt waar mogelijk de nodige acties om de onrechtmatige opdrachten op te lossen. De meeste onrechtmatige opdrachten zijn (op korte termijn) opgelost door herstelacties (het contract is opgezegd of de opdracht is opnieuw en juist aanbesteed).
Er zijn verder geen bevindingen ten aanzien van het voorwaardencriterium.
Begrotingscriterium Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten, lasten en balansmutaties, moeten tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (de gemeenteraad autoriseert de begroting op programmaniveau). Een overschrijding van lasten ten opzichte van de begroting is altijd onrechtmatig (op basis van artikel 189, lid 3 van de gemeentewet). In artikel 35c, lid 4 van de Financiële verordening 2023 van de gemeente Leiden zijn wel een aantal situaties opgenomen wanneer onrechtmatige overschrijdingen van lasten ten opzichte van de begroting als acceptabel worden aangemerkt.
Bevinding / overschrijding lasten t.o.v. de begroting
Bij programma 1 ‘Bestuur en dienstverlening’ is een onrechtmatige overschrijding van lasten van € 208.000 ten opzichte van de begroting. Een overschrijding van lasten ten opzichte van de begroting is altijd onrechtmatig. Deze overschrijding betrof een extra dotatie aan de voorziening pensioenen wethouders. Deze dotatie is doorgaand bekend in december, voorafgaand aan het betreffende jaar, echter na de vaststelling van de begroting. Dit is elk jaar het geval en daarmee een bestendige gedragslijn. Deze overschrijding is daarmee rechtmatig.
Er is in 2024 extra ingezet op buurtbemiddeling, programma 2 Veiligheid. Hiermee zijn de lasten onrechtmatig overschreden met € 105.000 ten opzichte van de begroting. In artikel 35c, lid 4 van de Financiële verordening 2024 van de gemeente Leiden zijn een aantal situaties opgenomen wanneer onrechtmatige overschrijdingen van lasten ten opzichte van de begroting als acceptabel worden aangemerkt. Van de € 105.000 onrechtmatige overschrijding is € 71.000 als acceptabel aan te merken omdat direct gerelateerde inkomsten de overschrijding van de lasten compenseren. Het restant van de afwijking van € 34.000 is onrechtmatig.
In 2024 is er sprake van een overschrijding van lasten van € 781.000 [Ld1] [HH2] ten opzichte van de begroting voor programma 8 Cultuur, sport en recreatie. Er is sprake van een tweetal opvallende posten:
a. in de opbrengsten zijn zowel de opbrengsten begrepen van de ijshal als het bad. De Stichting de IJshal stuurt vervolgens een factuur voor de ontvangen opbrengsten. In 2024 bedroeg deze omzet ca. € 412.000, die vervolgens ook als kostenpost is opgenomen. Beide posten waren in de begroting niet voorzien.
b. de exploitatielasten van het Binnenbad De Vliet zijn hoger uitgekomen dan begroot: € 369.000. Hiertegenover staan hoger (diverse) baten u.h.v. doorbelastingen (niet begroot), groot € 212.000 en hogere inkomsten dan begroot, ad € 370.000.
In artikel 35c, lid 4 van de Financiële verordening 2024 van de gemeente Leiden zijn een aantal situaties opgenomen wanneer onrechtmatige overschrijdingen van lasten ten opzichte van de begroting als acceptabel worden aangemerkt. Van de € 592.000 onrechtmatige overschrijding is
- € 412.000 (ad a.) als acceptabel aan te merken omdat direct gerelateerde inkomsten (eveneens € 412.000) de overschrijding van de lasten compenseren.
- de hogere exploitatielasten van het Binnenbad € 369.000 (ad b) worden gecompenseerd door hogere inkomsten die (nog) niet op de juiste manier waren bepaald voor het eerste exploitatiejaar van het Binnenbad.
Beheersingsmaatregel - overschrijding lasten t.o.v. de begroting: in de planning- en-controlcyclus wordt bij de voortgangsrapportages en slotwijziging meer aandacht gevraagd voor het toelichten/melden van afwijkingen en het aanpassen van de begroting.
De commissie BBV geeft via de Kadernota rechtmatigheid haar visie over de invulling van het begrip rechtmatigheid. In 2023 is de Kadernota rechtmatigheid gewijzigd en is een nadere toelichting gegeven op het begrip begrotingsonrechtmatigheid. Vanaf 2023 kunnen ook onderschrijdingen van lasten of onder- of overschrijdingen van baten onrechtmatig zijn. Dat is het geval als deze niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of niet tijdig aan de gemeenteraad zijn gemeld. In de Financiële verordening 2023 van de gemeente Leiden, in 2024 aangepast,
Kort gezegd komt het er op neer dat onderschrijdingen van lasten of onder- of overschrijdingen van baten tijdig (en dus rechtmatig) zijn gemeld als deze zijn toegelicht in één van de producten van de planning-en-controlcyclus van de gemeente Leiden. En daarbij de regels in de financiële verordening en het Normenkader rechtmatigheid 2023 van de gemeente Leiden zijn gevolgd. Met de aanvullende opmerking dat afwijkingen ten opzichte van de laatst gewijzigde begroting dienen te worden gemeld en toereikend te worden toegelicht in de jaarrekening. Besluitvorming over de inzet van ontstane financiële ruimte of het oplossen van tekorten vindt dan plaats bij de eerstvolgende kaderbrief (artikel 7b lid 2 van de financiële verordening).
Bevinding (1) - onderschrijdingen van lasten of onder- of overschrijdingen van baten: op elk programma (naast de hierboven beschreven overschrijding van de lasten op programma 8) is sprake van onderschrijdingen van lasten en/of onder- of overschrijdingen van baten. Deze bestaan uit hogere baten (overschrijdingen) van € 6.187.000, lagere baten (onderschrijdingen) van € 4.413.000 en onderschrijdingen van (lagere) lasten € 26.301.000 en overschrijdingen van lasten € 905.000. Deze afwijkingen zijn juist en volledig (en dus tijdig) toegelicht in de jaarrekening. Via bestemmingsvoorstellen besluit de raad wat hiermee gebeurt in het nieuwe jaar.
Bevinding (2) - onderschrijdingen van lasten of onder- of overschrijdingen van baten: artikel 7 lid 3 van de financiële verordening geeft aan dat het college de gemeenteraad informeert als het verwacht dat de lasten, baten of investeringsuitgaven de begroting met meer dan € 100.000 gaan onder- of overschrijden. De huidige werkwijze binnen de gemeente sluit hierop aan: verwachte mee- en tegenvallers leiden tot een toelichting in één van de voortgangsrapportages. Die worden ook vertaald in een begrotingswijziging. Desalniettemin is ook bij deze jaarrekening sprake van onder- en overschrijdingen die mogelijk al eerder in beeld waren of in beeld hadden moeten zijn. En die dus in een van de voortgangsrapportages hadden kunnen worden opgenomen. Dat is achteraf echter moeilijk vast te stellen. Dit is een aandachtspunt.
Dit vraagt om de volgende beheersingsmaatregel: bij de aanmelding van over- en onderschrijdingen van de begroting goed kijken naar de volledigheid van de meldingen. Ook bijvoorbeeld de onderschrijdingen die volledig conform afspraak met de raad worden verrekend met reserves. Het ‘tijdig’ informeren van de raad over afwijkingen van de begroting is geregeld in de financiële verordening.
Er zijn verder geen bevindingen ten aanzien van het begrotingscriterium. Er zijn afwijkingen (overschrijdingen) van kredieten (investeringsbudgetten) van € 184.484, maar dit is kleiner dan de rapporteringstolerantie van € 826.500 en hoeft daarom verder niet toegelicht te worden in de paragraaf bedrijfsvoering.
Hieronder is een nadere toelichting op de begrotingsonrechtmatigheid opgenomen:
Programma (Bedragen x € 1.000) | Begroting 2024 na wijziging | Realisatie 2024 | Begrotingsafwijking | ||||||
Baten | Lasten | Saldo | Baten | Lasten | Saldo | Baten | Lasten | Saldo | |
Programma 1 Bestuur en dienstverlening | 4.813 | -27.331 | -22.517 | 4.744 | -27.539 | -22.794 | -69 | -208 | -277 |
Programma 2 Veiligheid | 887 | -17.538 | -16.651 | 809 | -17.643 | -16.835 | -78 | -105 | -184 |
Programma 3 Economie | 2.764 | -12.916 | -10.152 | 2.007 | -10.728 | -8.720 | -756 | 2.188 | 1.432 |
Programma 4 Bereikbaarheid | 25.264 | -29.476 | -4.212 | 25.250 | -28.155 | -2.905 | -14 | 1.321 | 1.307 |
Programma 5 Omgevingskwaliteit | 43.003 | -75.271 | -32.268 | 44.910 | -73.526 | -28.616 | 1.907 | 1.744 | 3.651 |
6 Programma Stedelijke Ontwikkeling | 19.646 | -60.260 | -79.906 | 20.097 | -58.922 | -79.019 | -451 | 1.388 | 887 |
Programma 7 Jeugd en onderwijs | 6.843 | -76.045 | -69.202 | 7.185 | -75.052 | -67.867 | 342 | 993 | 1.334 |
Programma 8 Cultuur, sport en recreatie | 9.047 | -49.268 | -40.221 | 10.703 | -49.860 | -39.157 | 1.655 | -592 | 1.063 |
Programma 9 Maatschappelijke onderst. | 24.228 | -134.147 | -109.919 | 23.077 | -128.189 | -105.112 | -1.151 | 5.958 | 4.807 |
Programma 10 Werk en inkomen | 83.866 | -131.656 | -47.790 | 86.149 | -129.340 | -43.191 | 2.283 | 2.316 | 4.599 |
Algemene middelen, onvoorzien, overhead en vpb | 466.540 | -100.643 | 365.897 | 464.646 | 90.201 | 374.445 | -1.894 | 10.442 | 8.548 |
Programma | Sprake van een begrotingsonrechtmatigheid? (Bedragen x € 1) | Voldaan aan bepalingen van de financiële verordening? | Totaal onrechtmatig | Onrechtmatigheden? | |
Acceptabel | Niet acceptabel | ||||
€ 1.094.000 | € 1.060.000 | € 34.000 | |||
Programma 1 Bestuur en dienstverlening | Hogere (overschrijding) lasten € 208.000 en lagere (onderschrijding) baten € 69.000. | Ja | € 208.000 | € 208.000 | € 0 |
Programma 2 Veiligheid | Hogere (overschrijding) lasten € 105.000 en lagere (onderschrijding) baten € 78.000. | Nee | € 105.000 | € 71.000 | € 34.000 |
Programma 3 Economie | Lagere (onderschrijding) lasten € 2.188.000 en lagere (onderschrijding) baten € 756.000. | Ja | |||
Programma 4 Bereikbaarheid | Lagere (onderschrijding) lasten € 1.321.000 en lagere (onderschrijding) baten € 14.000. | Ja | |||
Programma 5 Omgevingskwaliteit | Lagere (onderschrijding) lasten € 1.744.000 en hogere (overschrijding) baten € 1.907.000. | Ja | |||
Programma 6 Stedelijke ontwikkeling | Lagere (onderschrijding) lasten € 1.944.000 en lagere (onderschrijding) baten € 28.000. | Ja | |||
Programma 7 Jeugd en onderwijs | Lagere (onderschrijding) lasten € 993.000 en hogere (overschrijding) baten € 342.000. | Ja | |||
Programma 8 Cultuur, sport en recreatie | Hogere (overschrijding) lasten € 592.000 en hogere (overschrijding) baten € 1.655.000. | Ja | € 781.000 | € 781.000 | € 0 |
Programma 9 Maatschappelijke ondersteuning | Lagere (onderschrijding) lasten € 5.958.000 en lagere (onderschrijding) baten € 1.151.000. | Ja | |||
Programma 10 Werk en inkomen | Lagere (onderschrijding) lasten € 2.316.000 en hogere (overschrijding) baten € 2.283.000. | Ja | |||
Algemene middelen, onvoorzien, overhead en vpb | Lagere (onderschrijding) lasten € 10.442.000 en hogere (overschrijding) baten € 1.894.000. | Ja | |||
Conclusie: Programma 1, 3 t/m 10 en algemene middelen/onvoorzien/overhead/vpb | Conclusie: Rechtmatig. De overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten zijn conform de financiële verordening in de voortgangsrapportages of in de jaarrekening (> € 250.000) toereikend toegelicht en daarmee tijdig (en dus rechtmatig) aan de raad gemeld . Er kan (mogelijke) sprake zijn van een overschrijding van lasten op een onderliggend beleidsterrein, maar niet op programmaniveau (het niveau waarop de raad de begroting goedkeurd) kan nooit onrechtmatig zijn. | ||||
In oktober 2012 is een nieuwe wet in werking getreden: de Wet revitalisering generiek toezicht. De kern hiervan is minder toezicht door het Rijk, maar meer toezicht door de provincie en de gemeenteraad op de naleving van wet- en regelgeving. De wet betreft de volgende onderwerpen:
In Zuid Holland is aan de gemeenten een Bestuursovereenkomst voorgelegd, die ook de gemeente Leiden heeft getekend. Inmiddels is er eind 2021 een nieuwe Bestuursovereenkomst getekend. Vanaf 2022 vindt de verantwoording plaats via een continu bijgewerkt dashboard in plaats van een jaarlijkse verantwoording in de Jaarstukken. U vindt het dashboard via deze link: Interbestuurlijk toezicht Zuid-Holland (arcgis.com)
In de Gemeentewet (artikel 213a) staat dat het college regelmatig de doelmatigheid en doeltreffendheid van hun eigen bestuur moet onderzoeken. Doelmatigheid gaat over onze werkprocessen: deze moeten zo slim mogelijk zijn ingericht. Doeltreffendheid gaat over onze doelen: deze willen we graag halen.
In de financiële verordening (artikel 37) staat dat het college in de paragraaf bedrijfsvoering van het Jaarverslag een overzicht geeft van de onderzoeken die het afgelopen jaar zijn uitgevoerd. In 2024 zijn de volgende onderzoeken afgerond:
Programma | Besluit | Titel | Toelichting |
|---|---|---|---|
3 | Monitoring horecavisie | De tussentijdse monitor Horecavisie is in 2024 afgerond. Op 30 mei 2024 heeft het college hierover een brief gestuurd aan de raad. | |
3 | Tussenevaluatie evenementenbeleid | De tussenevaluatie van het Evenementenbeleid Leiden 2020 is in 2024 afgerond. Op 3 juli 2024 heeft het college hierover een brief gestuurd aan de raad. Vanwege de coronamaatregelen konden evenementen pas vanaf april 2022 volledig plaatsvinden. Deze tussenevaluatie (2021-2023) bevat input van organisatoren, wijkverenigingen, studenten en horeca. De uitvoeringsacties uit de beleidsnota zijn beoordeeld met een stoplichtmodel. | |
3 | Evaluatie bedrijventerreinen-strategie | De geëvalueerde en geactualiseerde regionale bedrijventerreinenstrategie van Economie071 en Holland Rijnland zijn in 2024 vastgesteld. Ook door onze gemeenteraad (in de vergadering van 12 september 2024). De spelregels omtrent compenseren van bedrijventerreinen zijn meegenomen in deze evaluatie. | |
6 | Evaluatie Uitvoeringsagenda Wonen 2020-2023 | De evaluatie van de Uitvoeringsagenda Wonen 2020-2023 is op 2 juli 2024 door het college vastgesteld. Op 2 juli 2024 heeft het college hierover een brief gestuurd aan de raad. In de evaluatie is te lezen dat we goed op koers liggen met het behalen van de ambities uit de Woonvisie en het beleidsakkoord ’Samen leven in Leiden’. | |
7 | Cliëntervaringsonderzoek Wmo 2023 | In 2024 is het Cliëntervaringsonderzoek Wmo over 2023 uitgevoerd. Inwoners hebben een vragenlijst ingevuld. Ook zijn in de Leidse regio twintig diepte interviews afgenomen. De dienstverlening door de gemeente is over het algemeen als positief ervaren. | |
7 en 9 | Evaluatie van beleidskaders Sport en gezondheid 2019-2023 en Spelen en Bewegen 2018-2022 | De evaluatie van de beleidskaders Sport en gezondheid 2019-2023 en Spelen en Bewegen 2018-2022 is op 7 mei 2024 door het college vastgesteld. Op 7 mei 2024 heeft het college hierover een brief gestuurd aan de raad. Op 14 maart 2024 is de evaluatie gepresenteerd aan de raadscommissie Onderwijs & Samenleving. | |
8 | Evaluatie maatschappelijke ontwikkelingen erfgoednota | De evaluatie is in 2024 uitgevoerd en afgerond. Op 2 juli 2024 heeft het college hierover een brief gestuurd aan de raad. | |
9 | Evaluatie Actieplan Leiden op Leeftijd | De evaluatie van het Actieplan Leiden op Leeftijd is op 9 juli 2024 door het college vastgesteld. Op 7 juli 2024 heeft het college hierover een brief gestuurd aan de raad. | |
9 | Tussenevaluatie Sterke Sociale Basis | De tussenevaluatie Sterke Sociale Basis is (samen met het verlengingsbesluit Sterke Sociale Basis)op 10 december 2024 door het college vastgesteld. Op 10 december 2024 heeft het college hierover een brief gestuurd aan de raad. | |
10 | Beleidsplan schuldhulpverlening Eerder, beter, sneller 2021-2024 (herziene versie) | Op 17 december 2024 is de raad geïnformeerd over de uitkomsten van de evaluatie van het beleidsplan schuldhulpverlening Eerder, beter, sneller 2021-2024 (herziene versie). |
De Rekenkamer Leiden-Leiderdorp voert jaarlijks ook een of meer onderzoeken uit. In de Jaarstukken staat een stand van zaken van de aanbevelingen uit de rapporten van de afgelopen drie kalenderjaren. Deze informatie staat in de bijlage ‘Opvolging aanbevelingen Rekenkamer (tot 1 januari 2024: Rekenkamercommissie)’.