Jaarstukken 2021

Bedrijfsvoering

Inleiding

In deze paragraaf wordt ingegaan op de bedrijfsvoering van de gemeente Leiden. Dit vormt weliswaar een beperkt onderdeel van de totale begroting, maar het raakt de hele organisatie en het functioneren daarvan. Onder bedrijfsvoering verstaan we alle activiteiten die ondersteunend zijn aan het primaire proces, van financiën tot inkoop en van Informatievoorziening tot Facilitaire Zaken. De bedrijfsvoering is in Leiden op verschillende plekken georganiseerd: binnen de concernstaf, de clusters, de instellingen (DZB, Ergoed Leiden en Omstreken, Museum de Lakenhal) en bij Servicepunt71. Deze onderdelen werken samen aan diverse grote bedrijfsvoeringsopgaven.

Twee belangrijke ontwikkelingen op het gebied van de bedrijfsvoering waren in 2021 de ontwikkelingen rondom het nieuwe regionale samenwerkingsmodel voor de bedrijfsvoering en de organisatieontwikkeling.

Servicepunt71
Voor het structureel oplossen van de knelpunten in de slagkracht, flexibiliteit en innovatievermogen van de gezamenlijke bedrijfsvoering en het vergroten van de voorspelbaarheid van kosten is in 2021 geïnvesteerd in twee opgaven. Het verbeterplan van Servicepunt71 in control is vervolgd en succesvol afgerond. Daarnaast is door de regio een besluit genomen over de toekomst van de gezamenlijke bedrijfsvoering.

Servicepunt71 in control
Het verbeterplan Servicepunt71 in control heeft geleid tot een aantal verbeteringen en was een waardevolle investering in de organisatie zelf. Een aantal belangrijke verbeteringen zien op:

  • Financiële kaders en spelregels zijn geactualiseerd
  • Er zijn dashboards met sturingsinformatie ingericht
  • De gesprekscyclus in control is verbeterd
  • Er zijn eenvoudigere/toegankelijkere werkinstructies
  • Rapportages zijn vereenvoudigd en verbeterd

Door deze verbeteringen is de organisatie van Servicepunt71 meer in control en is er voor ons als gemeente meer voorspelbaarheid in de dienstverlening en kosten ontstaan.

Toekomst gezamenlijke bedrijfsvoering

De colleges van de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude hebben in 2021 het principebesluit genomen om de regionale bedrijfsvoering onder te brengen bij Leiden. Hieraan ligt het onderzoek ‘de route naar een passende vorm van samenwerking voor de bedrijfsvoering van de Leidse regio’ ten grondslag. Uit dit onderzoek is gebleken dat door het oprichten van een centrumregeling meer eenduidigheid in de sturing, en een betere aansluiting van de bedrijfsvoering op de primaire processen kan worden bereikt. En dat biedt de kans om de regionale bedrijfsvoering samen verder te versterken.

Na het principebesluit is gestart met de verdere uitwerking, namelijk het opstellen van de centrumregeling en onderliggende dienstverleningsovereenkomsten. Eind 2021 is het besluitvormingsproces opgestart waarbij de colleges toestemming vragen aan de raden om de regeling te treffen.

Organisatieontwikkeling

In 2021 is met inbreng van medewerkers, leidinggevenden en de ondernemingsraad concreet invulling gegeven aan de organisatieontwikkeling, zoals die beschreven is in “Leiden in Verbinding, met de stad en met elkaar”. Aan de hand van vijf opdrachten is gewerkt aan de wendbaarheid, slagvaardigheid, professionaliteit en de samenwerking binnen en tussen afdelingen en clusters.

  • Er is een laag teamleidinggevenden toegevoegd tussen afdelingsmanager en medewerker. Daarmee komt er bij de afdelingsmanagers meer ruimte voor teamontwikkeling, leggen we verantwoordelijkheden lager in de organisatie en krijgen medewerkers meer ruimte voor regie op eigen werk.
  • Een nieuw team werkprocesspecialisten zorgt er samen met collega’s in de afdelingen voor dat we werkprocesmanagement structureel inbedden in de organisatie en werkprocessen duurzaam verbeteren.
  • Op het gebied van horizontaal sturen en samenwerken professionaliseerden we het planmatig werken op verschillende manieren: werkwijzen worden vastgelegd, formats zijn ontwikkeld, werkafspraken gemaakt, opleidingsaanbod georganiseerd. Daarnaast werken we aan integrale samenwerking bij beleidsontwikkeling in de fysieke leefomgeving door het proces hiervoor nieuw vorm te geven.
  • We hebben acties uitgevoerd om het strategisch vermogen van de organisatie te versterken door bijvoorbeeld het inzetten van een denktank Participatie en Maatschappelijke Ontwikkeling, de Public Affairs aanpak in te zetten op het gebied van Stedelijke Ontwikkeling en besprekingen in het directieteam van belangrijke trends en ontwikkelingen.
  • Om medewerkers en managers te equiperen hun persoonlijk leiderschap in te zetten, zijn er leiderschapstrajecten ontwikkeld. Alle leidinggevenden nemen daaraan deel, voor medewerkers zijn er trainingen waar ze zich voor kunnen inschrijven.

Hierna beschrijven we de ontwikkeling van de verschillende (bedrijfsvoerings-)disciplines in 2021: In control (middel- en lange termijn), HRM, Informatievoorziening, Informatiebeveiliging & Gegevensbescherming, Juridische Kwaliteitszorg, Facilitaire Zaken, huisvesting en flexwerken.

In control (middel- en lange termijn)

Jaarstukken

Net als in 2020 is de afwikkeling van de jaarstukken probleemloos verlopen. De knelpunten in dat proces in de jaren daarvoor waren aanleiding om dit proces nog steeds extra kritisch te blijven volgen. De commissie voor de Rekeningen is geregeld door middel van rapportages op de hoogte gehouden van de voortgang.

Nieuw financieel en inkoopsysteem

Begin 2021 heeft de gunning van een nieuw financieel en inkoopsysteem plaatsgevonden, dat per 1 januari 2023 ingevoerd zal gaan worden. De oorspronkelijke invoeringsdatum was 1 januari 2022. De software bleek echter nog niet voor alle modules gereed te zijn, waardoor in de zomer van 2021 is besloten de invoeringsdatum een jaar te verschuiven. Dat levert meer ruimte op voor een adequate invoering. De raad is hierover geïnformeerd. De invoering gebeurt regionaal, via Servicepunt71.

Rechtmatigheidsverantwoording

n de begroting 2021 gingen we er nog vanuit dat het college vanaf 2021 naar aanleiding van nieuwe landelijke wetgeving een rechtmatigheidsverantwoording zou moeten afgeven. Het invoeringsjaar is nu verschoven naar 2022. Hoewel Leiden reeds een in-control verklaring heeft, zal de rechtmatigheidsverantwoording niet geheel hetzelfde zijn. De raad heeft in 2021 al enkele kaders gesteld voor de opstelling van deze verantwoording.

Digitale audit

In 2019 en 2020 zijn een aantal pilots uitgevoerd om het gebied van de digitale audit te verkennen en kennis op te bouwen, in samenwerking met andere gemeenten. In 2021 zijn deze activiteiten deels onderdeel geworden van het bestaande proces (parkeervergunningen). Voor andere onderwerpen (subsidies, aanbestedingen) wordt beoordeeld op welke manier we vervolg kunnen geven aan de ingezette digitalisering van deze audits.

Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken

Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet onderzoekt het college periodiek de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur en deelt de resultaten hiervan met de raad. Conform artikel 37 van de financiële verordening rapporteren wij hierover in de paragraaf bedrijfsvoering van de programmabegroting en jaarstukken. In 2021 zijn de onderstaande onderzoeken uitgevoerd die kwalificeren als doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek:

Programma

Besluit

Titel

Omschrijving

1

B&W 21.0392

Evaluatie verkiezingen 2021

In de evaluatie wordt een aantal verbeterpunten genoemd. Diverse werkprocessen moeten uitvoeriger worden beschreven en herijkt en de werkzaamheden moeten gemeentebreed structureel beter worden ingebed.

1

21.0098

'Participatie in Leiden Ontleed'

Aanleiding voor het onderzoek was de op 17 september 2020 aangenomen motie ‘Participatie onafhankelijk belicht’. Op 15 december 2020 heeft de raad ingestemd met een raadsvoorstel (RV 20.140) waarin opzet en aanpak van dit onderzoek naar participatie is opgenomen. Het onderzoek is uitgevoerd door Platform 31 en heeft zich gericht op participatie in vier verschillende cases. Op 1 juli 2021 zijn de resultaten van het onderzoek aan de raad gepresenteerd.

3

21.0170

Evaluatie regeling overdracht toeristenbelasting aan het Ondernemersfonds Leiden

Voor evaluatie van de regeling overdracht toeristenbelasting aan het Ondernemersfonds Leiden voor medefinanciering van de citymarketing, is voor 2013–2019 een evaluatie/verantwoordingsverslag opgesteld. Leiden Marketing heeft de verrichte citymarketingactiviteiten weergegeven. Naast een evaluatie en verantwoording van de met de middelen van de toeristenbelasting verrichte citymarketingactiviteiten, is ook de werking van de regeling tegen het licht gehouden.

6

21.0105

Evaluatie verkameringsbeleid

Met het opstellen van een evaluatie nadat de nieuwe beleidsregels voor onttrekking en woningvorming zijn ingegaan wordt de gemeenteraad geïnformeerd over de resultaten en effecten van het nieuwe beleid. Tevens wordt hiermee voldaan aan de toezegging van een evaluatie na een jaar door de wethouder aan de gemeenteraad.

9

Monitor Sociaal Domein

Cliëntervaringsonderzoek Wmo

Artikel 2.5.1 van de Wmo 2015 verplicht gemeenten jaarlijks een cliëntervaringsonderzoek (CEO) uit te voeren. Het onderzoek is regionaal uitgevoerd door onderzoeksbureau I&O research. De clienttevredenheid rond het gebruik van Wmo voorzieningen als huishoudelijke ondersteuning en begeleiding ligt boven het gemiddelde van de metingen sinds 2015.

10

Brief d.d. 161121

Evaluatie armoedebeleid

Afgelopen jaar zijn zowel het maatwerkbudget als het gehele armoedebeleid geëvalueerd. Hier zijn meerdere acties uit voortgekomen die in 2022 uitgevoerd worden zoals uitbreiding van het maatwerkbudget, en een communicatiecampagne over de voorzieningen voor inwoners met een laag inkomen. Om sport en cultuur te stimuleren is er een twee jarige pilot van het Volwassenenfonds Sport en Cultuur gestart.

10

Brief d.d. 250821

Meer dan alleen Taal – Onderzoek naar de effecten en succesfactoren van Project JA+ voor uitkeringsgerechtigden met een taalachterstand

In opdracht van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid hebben de bureaus Berenschot en Regioplan een evaluatie uitgevoerd naar de effecten van Project JA+ dat uitkeringsgerechtigden met een migratieachtergrond en een taalachterstand begeleidt. Deze evaluatie is gebundeld in het rapport ‘Meer dan Taal’. Centraal hierin staat de vraag in hoeverre JA+ effectief is, wat de werkzame elementen zijn en in hoeverre de aanpak overdraagbaar en opschaalbaar is. De onderzoeksvragen werden gesteld in het kader van het programma Verdere Integratie op de Arbeidsmarkt (VIA) dat beoogt de arbeidsmarktpositie van Nederlanders met een migratieachtergrond te verbeteren.

Terugkoppeling over de uitvoering en afdoening van aanbevelingen rekenkamercommissie

In de raadsvergadering op 23 april 2020 is door de raad besloten (RV 20.0022) dat het college jaarlijks rapporteert in de jaarrekening over de voortgang van de uitvoering en afdoening van besluiten die een relatie hebben met de aanbevelingen die voortkomen uit de rapporten van de Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp. Dit doet het college over de rapportages van de afgelopen drie kalenderjaren. Het complete overzicht van aanbevelingen van de rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp inclusief de rapportage van het college over de uitvoering en afdoening van deze aanbevelingen, is te vinden in de bijlage 'Opvolging aanbevelingen Rekenkamercommissie'.

Taakstellingen

Op de stand van de financiële taakstellingen gaan we niet in deze paragraaf in, maar in de paragraaf Taakstellingen en reserveringen verderop in deze jaarstukken.

HRM

Medewerkersonderzoek

In 2021 heeft Effectory een medewerkersonderzoek binnen de gemeente Leiden uitgevoerd. Uit het onderzoek komt naar voren dat medewerkers de gemeente Leiden als werkgever over het algemeen positief waarderen. Met name de vrijheid om het werk zelf in te richten en jezelf te kunnen zijn op het werk komen als sterke punten naar voren. Ook ervaren de medewerkers, gemiddeld genomen, ruimte en vertrouwen om te doen waar ze goed in zijn. Verbeterpunten zijn er natuurlijk ook. De werkdruk wordt bij een aantal organisatieonderdelen als erg hoog ervaren. Ook de samenwerking tussen de teams, afdelingen en clusters en met de gemeentelijke instellingen kan beter.

Arbeidsmarkt

De krapte op de arbeidsmarkt is ook bij de gemeente Leiden goed merkbaar. Het is moeilijker om kandidaten voor vacatures te vinden, waardoor vacatures langer open staan. Afgelopen jaren hebben we werk gemaakt van onze arbeidsmarktstrategie, maar dit blijkt nog onvoldoende om de krapte het hoofd te bieden. Komende jaren lijkt het noodzakelijk om verder te investeren in arbeidsmarktbewerking en recruitment.

Vitaliteit

Ook in 2021 was er weer aandacht voor de vitaliteit van onze medewerkers. Dit was door de corona pandemie nog relevanter dan andere jaren. Er is onder meer een fitcheck aan de medewerkers aangeboden, waaraan circa 30% heeft deel genomen. Uit de evaluatie blijkt dat dit heeft bijgedragen aan het bewustzijn rondom vitaliteit en een gezonde levensstijl. De belangrijkste aandachtspunten die organisatiebreed naar voren komen zijn stress, werktempo en herstel en fysieke pijnklachten aan rug, nek en schouders.

Ondanks de inspanningen op gebied van vitaliteit is het verzuim afgelopen jaar fors gestegen, van 5,6% naar 6,7%. Met name bij de clusters Beheer en Publiek, Handhaving en Veiligheid is het verzuim gestegen. Bij deze clusters vinden veel locatiegebonden werkzaamheden plaats, dus mogelijk was de invloed van Corona daar sterker. Dit is echter niet eenduidig uit de cijfers te af te leiden.

Diversiteit & inclusie

In 2021 zijn we verder gegaan met de realisatie van het in 2020 opgestelde plan van aanpak Diversiteit & Inclusie. De meest in het oog springende resultaten zijn de oprichting van het ambassadeursnetwerk, diverse activiteiten gericht op bewustwording (Diversity Day, lezingen en dergelijke) en meer oog voor diversiteit in werving en selectieactiviteiten. Het medewerkersonderzoek lijkt te staven dat we goede stappen zetten naar een inclusieve organisatie: we scoren hierop hoger dan de referentiegroep.

Het project voor de interne organisatie is ingebed binnen het programma Leiden Inclusief (dat zich voornamelijk of de stad richt), wat heeft geleid tot betere borging en meer samenhang.

Ontwikkeling & Leiderschap

2021 stond voor wat betreft concern brede opleiding & ontwikkeling in het teken van de belangrijkste speerpunten uit Leiden in Verbinding (LiV), te weten: (Persoonlijk) leiderschap, Planmatig werken, Diversiteit & Inclusie, Vitaliteit en de Omgevingswet.

In 2021 is een visie op leiderschap opgesteld met bijbehorende competentie- en vaardigheidsprofielen. Op basis hiervan is gekozen de hele organisatie trainingen persoonlijk leiderschap aan te bieden. Een belangrijke basis om zowel leidinggevenden als medewerkers professioneel, wendbaar en slagvaardig te laten (samen)werken.

De leidinggevenden zijn in het laatste kwartaal van 2021 gestart met hun leiderschapstraject en dit zal doorlopen tot eind 2022. De trainingen voor medewerkers worden gespreid in 2022 en 2023 aangeboden.

Daarnaast hebben afgelopen jaar ook weer veel kennis en functionele (verplichte) trainingen plaatsgevonden bij alle afdelingen. Voor clusteroverstijgende thema’s, zoals de omgevingswet, zijn e-learnings ontwikkeld. Waar in 2020 weinig opleidingen waren gevolgd vanwege corona, is in 2021 een inhaalslag merkbaar. Bijna het gehele opleidingsbudget is dit jaar besteed. De meeste opleidingen zijn succesvol digitaal gegeven en waar dit essentieel was, ook weer live. Ook in 2021 zijn er echter opleidingen niet doorgegaan vanwege corona. Die inhaalslag zullen we waarschijnlijk ook in 2022 gaan zien.

HRM Kengetallen

Alle kengetallen zijn inclusief Lakenhal en Erfgoed Leiden en Omstreken, maar exclusief DZB.

Ziekteverzuim

 

2020

2021

Ziekteverzuimpercentage

5,6%1

6,7%

  1. 1 Het 3e ziektejaar is meegenomen i.v.m. gewijzigde definitie gemeentelijke benchmark. Daardoor is ook het cijfer van 2020 aangepast.

Bezetting (peildatum 31/12)2

Contractvorm

2020

2021

Aantal

Fte

Aantal

Fte

Vast

1136

1037,0

1149

1051,9

Tijdelijk proef

1

0,8

  

Tijdelijk

136

117,2

130

112,3

Minder werken

52

43,2

39

32,7

Totaal

1.325

1198,2

1.318

1196,9

Geslacht

2020

2021

Aantal

Percentage

Aantal

Percentage

Man

657

50%

638

48%

Vrouw

668

50%

680

52%

Totaal

1.325

100%

1.318

100%

2 Bij de jaarstukken 2020 zijn per abuis de Griffie en Gemeentesecretaris niet meegenomen. In bovenstaande tabel is dat wel het geval.

Mobiliteit3

 

In dienst

Uit dienst

 

Aantal

Percentage

Aantal

Percentage

35 jaar of jonger

66

49%

38

30%

36 – 59 jaar

63

47%

60

47%

60 jaar en ouder

6

4%

29

23%

Totaal

135

100%

127

100%

Soort vacature

2020

2021

Vacature

147

245

Flexature

183

240

Het in- en uitstroompercentage laten met circa 10% een gezonde doorstroming zien. Ook lukt het ons nog steeds goed om jonge medewerkers aan te trekken en daarmee te verjongen.

Stages

 

2020

2021

Soort

Overig

MBO

HBO

WO

Totaal

Overig

MBO

HBO

WO

Totaal

Onbetaald

3

 

2

 

5

   

1

1

Betaald

 

12

42

19

73

2

20

34

35

91

Stage nieuw stijl/

Werkervaringsplaats

5

 

5

10

20

16

 

3

10

29

Totaal

8

12

49

29

98

18

20

37

46

121

Bij het aantal stages is een forse stijging te zien, waarmee het aantal stages weer bijna weer terug is op het niveau van voor de coronacrisis. Afgelopen jaar is er veel aandacht geweest voor het aanbieden van stageplekken binnen de organisatie, onder meer aan de hand van het stagepact. Opvallend is dat de WO-stages dit jaar voor het eerst de grootste categorie vormen. In de tweede helft van 2021 is extra aandacht uitgegaan naar het blijvend verhogen van het aantal MBO-stages.

Banenafspraak

 

2020

2021

Quotum banenafspraak

36,8

38,77

Aantal fte nieuwe plaatsingen

4,2

6,6

Aantal fte

49,05

46,66

Hoewel een lichte daling van het aantal medewerkers in het kader van de banenafspraak te zien is, doen we het op dit punt nog wel beter dat het wettelijk quotum. Toch is dit een punt van aandacht. Het quotum van de banenafspraak stijgt tot 2024 elk jaar enigszins (naar 46,62 fte4 in 2024).

Analyse van de salarislasten en de inhuur

Inleiding
Deze analyse is gebaseerd op een dwarsdoorsnede van afdelingsbudgetten met alle uitgaven en inkomsten op het gebied van salarislasten en inhuur van de gemeentelijke afdelingen en instellingen.

De analyse is exclusief gegevens van DZB, deze zijn in zijn geheel opgenomen onder programma 10 ‘Werk en Inkomen’.

GEMEENTEBREED TOTAAL

Totaal budget

Totaal uitgaven/
inkomsten

Vrije ruimte

Percentage externe inhuur

salarislasten

95.730.521

92.546.893

3.183.628

 

interne inhuur

1.386.583

3.315.321

-1.928.738

 

externe inhuur

11.664.003

19.687.521

-8.023.518

 

budgetten ter dekking salarislasten en inhuur

4.382.942

0

4.382.942

 

doorbelasting naar investeringen/grex

-19.548.011

-18.101.485

-1.446.526

 

inkomsten ter dekking salarislasten en inhuur

-594.995

-4.114.206

3.519.211

 

RESULTAAT

93.021.043

93.334.044

-313.001

17,5%

Gebruikte rubrieken
Naast de formatiebegroting zijn er voor salarislasten en inhuur meer budgetten in de begroting beschikbaar uit projectgelden, investeringen en grondexploitatie (grex). Daarnaast zetten we medewerkers in voor taken bij derden waarbij kosten worden doorberekend. Deze budgetten en inkomsten zijn apart in het overzicht opgenomen.

Resultaat

Het resultaat van de analyse salarislasten en inhuur geeft een tekort van 313.001 zijnde 0,34% van de totale lasten.

Het resultaat komt daarmee lager uit dan de prognose bij de 2e voortgangsrapportage. Deze overschrijding komt voor een belangrijk deel door inzet van extra incidentele capaciteit, waarvoor dekking aanwezig is in de bedrijfsvoeringsreserve concern. Deze dekking is voor 224.000 betrokken bij het bestemmingsvoorstel van het jaarrekeningresultaat 2021. Daarmee komt het feitelijke resultaat (na bestemming) op - 89.001.

Extra kanttekeningen bij dit resultaat

Nieuwe cao
Begin 2022 is de nieuwe cao voor de jaren 2021 en 2022 vastgesteld.
In de prognose is, in afwachting van een akkoord, voorzichtigheidshalve wel alvast rekening gehouden met een extra uitgave voor loonkosten van 1% van de geraamde uitgaven salarislasten.
De nieuwe cao bevat naast een loonsverhoging een eenmalige uitkering ten laste van 2021 van 1.200 bruto per fte. In totaal leidt de eenmalige uitkering en loonsverhoging van 1,5% per 1 december tot meer uitgaven van 1.775.950. Daar is in de begroting, na een laatste mutatie in de decemberwijziging, in voldoende mate rekening mee gehouden.

In de salarisbegroting voor 2022 is voldoende rekening gehouden met de cao-loonsverhoging van 1,5% per 1-12-21 en 2,4% per 1-4-22.

Formatie en bezetting
De formatie van Leiden is van 1 januari via 1 juli van 1.200 fte, 1.227 fte naar 1.230 fte gegaan. Hiervoor is dekking beschikbaar. Het percentage bezetting is van 98,7% naar 97,3% gegaan.

Inhuur
De interne inhuur betreft alle inhuur van medewerkers van andere teams en van medewerkers van de vier gemeenten en Servicepunt71. Deze inhuur gebeurt in de vorm van flexatures en andere tijdelijke inhuur. Daarnaast wordt hierbij ook inhuur van andere overheidsinstellingen meegerekend.

Het onderscheid interne en externe inhuur wordt gemaakt omdat de VNG in de Personeelsmonitor interne inhuur niet meetelt bij de berekening van het percentage inhuur. Het percentage inhuur zijn de uitgaven externe inhuur in verhouding tot het totaalbedrag uitgegeven aan salarislasten en externe inhuur.

Voor de vele – vaak eenmalige – activiteiten en projecten in de stad huren we meer in dan begroot. Daar staat tegenover dat deze kosten voor het grootste deel worden gedekt binnen het betreffende project. Daarnaast blijven we met het percentage externe inhuur van 17,5% onder het streefcijfer voor 2021, dat 19% bedroeg (zoals vermeld in de begroting 2021, gebaseerd op de personeelsmonitor A&O fonds gemeenten 20195). Ook was dit percentage lager dan bij de jaarrekening 2020 (18,1%).

Informatievoorziening, informatiebeveiliging en privacy

Effecten regionale samenwerking

Inmiddels is de gehele informatievoorziening geregionaliseerd volgens het programma VRIS (Versterken Regionale I-Samenwerking). De programmasturing VRIS- gericht op de transitie van taken, medewerkers en middelen- is afgerond.

Met de oprichting van VRIS zijn vijf beoogde effecten geformuleerd, die grotendeels positief beoordeeld kunnen worden.
Het gaat hier om:

  1. Verbeteren van de strategische aansluiting tussen business en informatievoorziening: Om onze IV/ICT activiteiten goed te plannen en meer vooruit te kijken hebben we gewerkt aan een Strategisch IV- en een jaarportfolio, zodat gezien de beperkte capaciteit en middelen we de goede prioriteiten stellen.
  2. Het robuuster maken van de informatievoorziening: Hieraan wordt hard gewerkt, maar we hebben ook nog veel werk te verzetten.
  3. Het versterken van de innovatiekracht
  4. Het vergroten van de flexibiliteit en beheersbaarheid
  5. Het beheersen van de kosten van informatievoorziening: We hebben steeds meer grip op wat er op ons afkomt, wel komt er steeds meer op ons af. Wat betreft IV, ICT, informatiebeveiliging en privacy wordt er steeds meer van de gemeente verwacht. Ook komen er steeds meer wetten bij of worden deze aangescherpt (Wet open overheid, Archiefwet). De investeringen op dit vlak zijn niet evenredig toegenomen waardoor de huidige budgetten onvoldoende zijn. Uit de benchmark gemeenten blijkt ook dat ICT kosten voor 100.000+ gemeenten gemiddeld met 4.3% per jaar stijgen.

Er is een formele evaluatie uitgevoerd naar VRIS en deze is aangeboden aan het Bestuur van SP71.

Datagedreven werken

In 2021 zijn er verschillende activiteiten uitgevoerd om het datagedreven werken verder te brengen. Onder andere het uitvoeren van pilots en projecten, met de focus op het maken van dashboards met sturingsinformatie voor de teams. Daarnaast is het inrichten van het datamanagement verder opgepakt en is een werkgroep datagedreven werken samengesteld met SP71.

Vervanging/uitbreiding functionaliteiten

Er zijn projecten uitgevoerd, gericht op vervanging en/of uitbreiding van functionaliteiten. Het gaat hierbij onder andere om het inrichten van de nieuwe digitale werkomgeving, Kantoor71. Daarnaast lopen er projecten om het financiële systeem en het RIS/BIS systeem te vervangen.

Samen met andere gemeenten is deelgenomen aan kennis- en werkgroepen over landelijke ontwikkelingen en hier, waar kan, uitvoering aan gegeven. Hierdoor is er meer inzicht in de ICT-componenten die nodig zijn om ons aan te sluiten bij Common Ground6. Daarnaast is er gewerkt aan het raamwerk voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet.

Informatiebeveiliging

Er is veel aandacht uitgegaan naar de informatiebeveiliging en het borgen van privacy. De verdere implementatie van het strategisch informatiebeveiligheidsbeleid heeft geleid tot een regionale strategie digitale veiligheid en bestuurlijke betrokkenheid, waarbij de VNG agenda als uitgangspunt is genomen. Voor de computers waar medewerkers mee werken is er Device Management ingericht, zodat de informatiebeveiliging hierop gewaarborgd blijft. Om medewerkers veiliger gedrag aan te leren is er een e-learning gemaakt, gericht op informatiebeveiliging en privacy.

Indicatoren

Toelichting

Aantal datalekken gerelateerd aan ICT;

In 2021 zijn er 8 inbreuken op persoonsgegevens geregistreerd die verband houden met een issue in een klantsysteem. Hierdoor werden verkeerde adressen gekoppeld waardoor inwoners akten van anderen ontvingen. Daarnaast heeft er bij een leverancier (“verwerker”) een succesvolle ransom-aanval plaatsgevonden waarbij een beperkt aantal persoonsgegevens van onze organisatie was betrokken. Gelet op de wijze van afhandelen heeft dit uiteindelijk niet tot misbruik van persoonsgegevens geleid.

N.B. het totaal aantal inbreuken betrof 29. Hieronder bevinden zich dus ook inbreuken waarbij een andere oorzaak, met name een fout/onachtzaamheid in het menselijk handelen ten grondslag lag.

Overigens, het aantal geregistreerde datalekken fluctueert afgelopen tussen de 20-30 per jaar. Het is lastig om de toe- en afname toe te schrijven: Het inmiddels verhoogde alertheid en bewustzijn leidt er toe dat meer datalekken worden gesignaleerd en gerapporteerd; bewuster handelen, bijsturing en aanpassing in werkwijzen en systemen beperken vervolgens het aantal incidenten.

Aantal IT Beveiligingsincidenten en inbreuken in ICT-systemen;

Er hebben geen inbreuken plaatsgevonden op ICT-systemen. Wel zijn er 2 beveiligingsincidenten als een P1 (Prioriteit 1) incident behandeld. Dit betrof 1) een phishing-mail die >400 medewerkers bereikte in de regio en waar actie op is ondernomen om wachtwoorden aan te passen en de mails te verwijderen. En 2) in december 2021 het wereldwijde Log4J incident waarbij heel veel systemen kwetsbaar bleken voor hackers waarop actie moest worden ondernomen met ICT-partners en leveranciers. Dit issue blijft gedurende 2022 onder monitoring en maandelijkse evaluatie.

Er zijn het afgelopen jaar 390 meldingen behandeld door het security team. Een groot aantal hiervan, te weten 299, waren meldingen van de Informatiebeveiligingsdienst (IBD van de VNG) over bekend geworden kwetsbaarheden in systemen waar een check of actie op moest plaatsvinden. Er zijn 15 beveiligingsincidenten geregistreerd en 76 verzoeken om informatie, het vrijgeven van geblokkeerde webpagina’s of het vrijgeven van in quarantaine geplaatste e-mail. Veel van de beveiligingsincidenten betroffen meldingen van medewerkers over ongewenste mails of poging tot telefoonfraude.

Aantal oude legacy ICT-systemen;

In 2021 zijn diverse projecten gestart om verouderde systemen uit te faseren of te vervangen door nieuwe versies. De verouderde systemen die in gebruik zijn, zijn allemaal in beeld en gekoppeld aan projecten. Ongeveer de helft van de verouderde systemen is opgeruimd door de ingebruikname van de nieuwe digitale werkplek. Daarnaast zijn er systemen opgeruimd die na analyse geen functie meer bleken te hebben. Legacy systemen die om specifieke reden op korte termijn niet vervangen of uitgezet kunnen worden zijn onder verscherpt toezicht geplaatst in het datacenter.

Investeringspercentage in cybersecurity van het ICT-budget

Ongeveer 4%

Aantal opgelegde boetes door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), inclusief waarde van de boetes;

Er zijn geen boetes opgelegd door de Autoriteit persoonsgegevens.

Facilitaire Dienstverlening, huisvesting en flexwerken

Facilitaire dienstverlening

In 2021 is de facilitaire dienstverlening vooral gericht geweest op het verzorgen en uitvoeren van de maatregelen naar aanleiding van de Coronacrisis. Ondersteunen bij hybride vergaderen of bij vergaderen op externe locaties voor bijvoorbeeld Commissie en Raadsvergaderingen zijn nieuwe ontwikkelingen die een ander type dienstverlening van de facilitaire medewerkers vraagt.

Daarnaast zijn er grote inspanningen gedaan op het gebied van schoonmaak, hygiëne en aanwezigheidsbeheersing en controle op alle locaties.

Verder is in 2021 aandacht uitgegaan enkele grote aanbestedingen (onder andere van audiovisuele-middelen en Bedrijfsafval).

Huisvesting

De renovatie en verduurzaming van het Stadhuis begint in de afrondende fase te komen. Door vertraging bij de verbouwing is de oplevering naar 2022 verplaatst. Door middel van voortgangsrapportages is de gemeenteraad regelmatig geïnformeerd over de voortgang.

Voorbereiding verhuizing en Het Leidse Werken

Team Documenten heeft het digitaliseren en archiveren van documenten afgerond. De verhuiscoördinator is gestart, hierdoor is een grote tijdwinst gemaakt op de komende verhuisbeweging naar het Stadhuis. Om een groei van de organisatie ten opzichte van de oorspronkelijke berekeningen op te kunnen opvangen, is een herverdeling gemaakt van de afdelingen over het Stadhuis en het Stadskantoor. De verhuizende afdelingen maken – ondersteund door collega’s van Het Leidse Werken - gebruik van de (digitale) leermiddelen die toegankelijk zijn via het LeidsePlein.



3 Ondanks de krimp van de bezetting (-7) laat het aantal in-/uitdiensttredingen een groei zien (+8). Dit is te verklaren doordat de gegevens van de bezetting betrekking hebben op peildatum 31/12, terwijl de gegevens over de in-/uitdiensttredingen betrekking hebben op de periode van 1/1/21 t/m 31/12/21. Medewerkers die op 31/12/20 uit dienst zijn getreden, tellen nog wel mee met de bezetting op 31/12/20, maar niet met het aantal in-/uitdiensttredingen over 2021. In het kader van VRIS 3 betreft dit een behoorlijke groep medewerkers.

4 Het quotum wordt gebaseerd op het daadwerkelijke aantal verloonde uren en fluctueert daardoor enigszins.

5 De streefcijfers worden gebaseerd op de Personeelsmonitor A&O-fonds voor 100.000+ gemeenten (excl. de grote 4). Voor de begroting van 2021 gelden de cijfers van de Personeelsmonitor uit 2019. De Personeelsmonitor voor 2020 was immers nog niet gereed op moment van vaststellen van de begroting 2021 omdat het jaar 2020 op dat moment nog niet was afgelopen. Dit is zo vastgesteld door de raad.

6 Common Ground is een hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening, door op een andere manier gegevens uit te wisselen. Daarmee kan sneller en innovatiever worden gehandeld bij nieuwe maatschappelijke vraagstukken.