2.3.5 Bedrijfsvoering

Deze paragraaf gaat over de bedrijfsvoering van de gemeente Leiden. Bedrijfsvoering vormt een beperkt onderdeel van de totale begroting, maar raakt de hele organisatie. Onder bedrijfsvoering verstaan we alle activiteiten die zorgen dat de gemeente haar belangrijkste taken kan uitvoeren. Bedrijfsvoering bestaat uit de volgende onderdelen:

• communicatie;

• facilitaire zaken;

• financiën;

• HRM (personeelszaken) en organisatieontwikkeling;

• informatievoorziening, data en privacy;

• inkoop en contractmanagement;

• juridische zaken.

Deze paragraaf bestaat uit vijf delen:

1. Centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse regio: over de samenwerking in de regio;

2. Strategisch Plan Bedrijfsvoering Leidse Regio: de belangrijkste plannen aan de hand van drie thema’s;

3. Organisatieontwikkeling gemeente Leiden: verder ontwikkelen van de hele organisatie;

4. Rechtmatigheidsverantwoording en interbestuurlijk toezicht: over de uitkomsten van het toezicht van onze interne accountant en de provincie;

5. Doelmatigheid- en doeltreffendheidsonderzoeken: een overzicht van de onderzoeken die we in 2024 hebben afgerond.

De eerste twee delen gaan over het werken met en voor de regio. De laatste drie delen gaan over het werken in en voor Leiden.

1. Centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse regio

Op 1 januari 2023 is de centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse regio van start gegaan. De Leidse regio bestaat uit de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. De gemeente Leiden doet de bedrijfsvoering voor deze gemeenten. De afspraken die hierover zijn gemaakt staan in de Centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse regio en in dienstverleningsovereenkomsten (één per gemeente).

De gemeente Leiden voert ook de bedrijfsvoering uit voor twee gemeenschappelijke regelingen. Dit zijn Holland Rijnland en Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland. De dienstverlening aan deze organisaties is ongeveer hetzelfde als de dienstverlening aan de regiogemeenten. De afspraken maken alleen geen deel uit van de Centrumregeling Leidse regio. Hiervoor hebben we aparte afspraken gemaakt.

Evaluatie light

In de Centrumregeling staat dat deze ten minste eens per vier jaar geëvalueerd moet worden en voor het eerst in 2024. In de zomer van 2024 is de eerste evaluatie uitgevoerd. De evaluatieperiode was met anderhalf jaar erg kort. Daarom is er ook geen uitgebreide, maar een korte evaluatie gedaan: de ‘evaluatie light’.

De evaluatie light kon door de korte looptijd nog geen scherpe conclusies trekken over het functioneren van de centrumregeling. Wel hebben de onderzoekers geconstateerd dat de samenwerking tot nu toe “opmerkelijk soepel” verloopt. En “het is knap – en ongebruikelijk – dat de dienstverlening vooralsnog niet heeft geleden onder de transitie”. Dat zijn mooie complimenten!

Alle partners geven aan op dezelfde manier te willen blijven samenwerken. Er zijn ook een aantal aanbevelingen gedaan. Deze hebben vooral betrekking op het verduidelijken en borgen van de gemaakte afspraken. In oktober 2024 zijn alle aanbevelingen overgenomen en opgepakt. De uitvoering loopt door in 2025.

Afronden transitie van de bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering van Servicepunt71 is op 1 januari 2023 ‘as is’ overgegaan naar Leiden en samengevoegd met de Leidse concernstaf tot het cluster Interne Dienstverlening en Advisering (IDA). Er startte een transitieperiode die twee jaar duurde en waarin de nieuwe samenwerking met de regio vormgegeven werd. De afspraken in de Centrumregeling waren daarbij leidend.

• Op 1 januari 2024 is cluster IDA gestart met een nieuwe structuur. Deze nieuwe structuur zorgt dat het cluster beter te besturen is.

• Bij de nieuwe vorm van samenwerken hoort ook een nieuwe overlegstructuur. We zijn daarom in januari 2024 begonnen met twee nieuwe overleggen: het interne Bedrijfsvoeringsoverleg en het regionale Platform Bedrijfsvoering. Deze overleggen adviseren de directeur IDA en het directieteam van Leiden over de bedrijfsvoering.

• Op 1 april 2024 is het Strategisch Plan Bedrijfsvoering Leidse Regio vastgesteld. Vervolgens is gestart met het maken van een Uitvoeringsplan met concrete acties. In deel 2 van deze paragraaf staat meer informatie over het Strategisch Plan en het Uitvoeringsplan.

• In 2024 is het relatiebeheer gestart. Relatiebeheer betekent dat aan alle klanten (Leidse clusters, Leidse instellingen, drie buurgemeenten, Holland Rijnland en Serviceorganisatie Zorg) een relatiebeheerder is toegewezen. Deze relatiebeheerder volgt de samenwerking, weet wat er speelt bij de ander en wat de afspraken zijn over de samenwerking. Gaat de samenwerking een keer wat stroef? Dan gaat de relatiebeheerder hiermee aan de slag.

• In december 2024 is de transitiefase officieel afgesloten tijdens een bijeenkomst voor alle medewerkers van cluster IDA.

Vernieuwen dienstverleningsovereenkomsten

De dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met de drie partnergemeenten hadden een looptijd van twee jaar (2023-2024). In 2024 zijn nieuwe DVO’s en modules bedrijfsvoering afgesloten voor de jaren 2025 - 2027. Een ‘module bedrijfsvoering’ is een overzicht van dienstverlening en producten die cluster IDA levert. De module is als bijlage opgenomen bij de DVO.

Bij het maken van de nieuwe DVO’s is bewust gekozen om zo min mogelijk aan te passen. Dit sluit aan bij de conclusie uit de evaluatie light dat de regiogemeenten tevreden zijn over de samenwerking met Leiden. Wel zijn de teksten die verwezen naar de transitiefase verwijderd. Ook zijn een aantal onderdelen verduidelijkt die tijdens de transitiefase voor onduidelijkheid zorgden.

2. Strategisch Plan Bedrijfsvoering Leidse Regio

De gemeente krijgt te maken met steeds ingewikkeldere vraagstukken. We krijgen meer taken en opgaven vanuit het Rijk of door onze eigen ambities. Bij deze maatschappelijk opgaven stellen we altijd onze inwoners, bedrijven en instellingen centraal.

De bedrijfsvoering ondersteunt de organisatie in het omgaan met deze opgaven. We zorgen ervoor dat we een flexibele organisatie zijn die zich makkelijk en snel kan aanpassen. Daarbij is het belangrijk dat de bedrijfsvoering ook zichzelf blijft ontwikkelen. Het Strategisch Plan Bedrijfsvoering Leidse Regio geeft hier voor de komende jaren richting aan. Dit plan is samen met de regio gemaakt en op 1 april 2024 vastgesteld.

In het Strategisch Plan staan:

• de opgaven die alle gemeenten in de Leidse regio de komende jaren hebben;

• de uitgangspunten die we hebben voor de samenwerking in de Leidse regio;

• drie strategische thema’s waar we met elkaar aan werken.

De drie strategische thema’s zijn:

1. Duurzame inzetbaarheid;

2. Wendbare bedrijfsvoering;

3. Digitale transformatie.

Deze thema’s en de bijbehorende acties worden jaarlijks verder uitgewerkt in een Uitvoeringsplan. In 2024 is gestart met het maken van het eerste Uitvoeringsplan. Dit plan zal begin 2025 worden vastgesteld. De acties zijn (waar mogelijk) al in 2024 opgestart.

De paragraaf bedrijfsvoering wordt vanaf nu steeds opgesteld aan de hand van deze drie strategische thema’s.

Hieronder wordt elk strategisch thema kort beschreven. We benoemen wat we in 2024 hebben gedaan dat bijdraagt aan het thema. En we geven bij de thema’s Duurzame inzetbaarheid en Digitale transformatie een aantal indicatoren en/of kengetallen die in de Begroting 2024 zijn genoemd.

a. Duurzame inzetbaarheid

Duurzame inzetbaarheid betekent dat mensen graag bij Leiden komen én blijven werken. Nieuwe medewerkers helpen we snel hun weg te vinden in de organisatie. De juiste mensen werken op de juiste plek: ze doen werk dat past bij hun talenten en waar ze plezier in hebben. Leiden is een aantrekkelijke werkgever voor onze bestaande en toekomstige medewerkers met aandacht voor een prettige en veilige werkomgeving.

• Inspanningen op het gebied van Veilig Publieke Taak (VPT) en integriteit:

  • Het Integriteitsbeleid Leiden, de Gedragscode Leiden en de Regeling melding vermoeden Integriteitsschending, misstand en onregelmatigheid zijn opgesteld en door de gemeentesecretaris vastgesteld. Het college heeft de regeling op 7 januari 2025 bekrachtigd.

  • We zijn begonnen met het maken van het Veiligheids- en agressieprotocol voor politieke ambtsdragers Leiden. Besluitvorming volgt begin 2025.

  • We hebben diverse onderzoeken uitgevoerd naar aanleiding van integriteitsmeldingen.

  • Er is een protocol VPT en een Leidraad aangifte Politie voor medewerkers opgesteld.

• Vitaal en gezond: in 2024 hebben we ingezet op het verlagen van de werkdruk, het verminderen van ziekteverzuim en het verbeteren van de vitaliteit van medewerkers. De focus lag op het voorkomen van verzuim en zorgen voor een gezonde werkomgeving. Dit deden we onder andere door:

  • het aanbieden van een uitgebreid vitaliteitsprogramma voor medewerkers waaronder het online platform voor mentale gezondheid OpenUp;

  • het bespreekbaar maken van werkdruk in de organisatie.

• Arbo:

  • de samenwerking met de externe arbodienst is verlengd;

  • er is een Arbobeleidsplan vastgesteld;

  • er is een inhaalslag gemaakt op het uitvoeren van risico-inventarisaties en -evaluaties (RI&E). Alle werkgevers zijn wettelijk verplicht om RI&E’s op te stellen en actueel te houden. In een RI&E staat welke arbeidsrisico’s er binnen het bedrijf kunnen zijn en welke maatregelen de werkgever neemt om gezondheidsklachten en ongevallen te zoveel mogelijk te voorkomen.

• Strategisch opleidingsbeleid: in 2024 is verder gewerkt aan de uitvoering van het strategisch opleidingsbeleid dat in 2023 is vastgesteld. Er zijn bijvoorbeeld trajecten gestart voor persoonlijk leiderschap.

• Aantrekkelijk en inclusief werkgeverschap: we willen een aantrekkelijke en inclusieve werkgever zijn en blijven voor onze (toekomstige) medewerkers. Dit deden we onder andere door:

  • een start te maken om personele regelingen stapsgewijs te actualiseren en moderniseren.

  • te onderzoeken hoe we ons HRM beleid nog inclusiever kunnen maken. We zijn bijvoorbeeld gestart met testen en leren op het gebied van objectief werven en selecteren.

  • medewerkers de ruimte geven om zich te ontwikkelen en door te groeien.

  • een start te maken met het ontwikkelen van een toolbox Diversiteit, Integriteit en Gelijkwaardigheid (DIG). In de toolbox zitten praktische en toegankelijke hulpmiddelen waarmee iedereen direct aan de slag kan.

• Optimale formatie en bezetting: ook in 2024 hebben we rekening gehouden met een steeds krapper wordende arbeidsmarkt. Vooral via interne werving hebben we veel vacatures kunnen vervullen. Ook hebben we nieuwe manieren ingezet om kandidaten aan te trekken. En we hebben het selectieproces verder geprofessionaliseerd. Tot slot hebben we onze zichtbaarheid als goed en inclusief werkgever vergroot.

In de Begroting 2024 staat dat we in de jaarstukken de volgende kengetallen opnemen: Formatie en Bezetting, een analyse van de salarislasten, Verzuim, Mobiliteit, Samenstelling van het medewerkersbestand, Stages en Banenafspraak. Deze informatie staat hieronder. Alle getallen in de tabellen zijn inclusief Lakenhal en Erfgoed Leiden en Omstreken, maar exclusief DZB.

Formatie en bezetting (peildatum 31/12/2024)

De totale formatie is met 52,68 fte gegroeid sinds 31 december 2023: van 1684,77 fte naar 1737,45 fte. Fte staat voor full time equivalent. Eén fte staat volgens de cao gemeenten gelijk aan 36 uur.

Niet alle medewerkers werken 36 uur. Er zijn ook medewerkers die deeltijd werken. De bezetting laat zien hoeveel mensen daadwerkelijk bij de gemeente werken.

De totale bezetting in aantallen is gegroeid met 92 medewerkers: van 1819 naar 1911. De totale bezetting in fte is gegroeid met 44,3 fte: van 1710 fte naar 1754,3 fte.

Er was in 2024 meer bezetting (1754,3 fte) dan formatie (1737,45 fte). Dit komt door tijdelijke contracten die zijn gebaseerd op tijdelijk geld. Het tijdelijke geld wordt niet meegeteld in de formatie.

De formatie groeit elk jaar, zowel landelijk als in onze gemeente. Er zijn verschillende redenen voor deze groei:

• meer regionale samenwerking en tijdelijke functies, bijvoorbeeld noodopvang;

• groei in beleidsfuncties door programma’s en projecten;

• meer werk bij Veiligheid en bouwtoezicht;

• groei en doorstroom van projectondersteuners;

• extra instroom vanwege verwachte uitstroom;

• nieuwe functies na de reorganisatie van Cluster IDA.

Analyse van de salarislasten

In bovenstaande tabel wordt inzicht gegeven in het resultaat van de kosten van de externe inhuur ten opzichte van de personele lasten. De belangrijkste redenen om in te huren zijn:

• het realiseren van (tijdelijke) projecten;

• inzet van specialistische kennis;

• vervanging bij ziekte;

• krapte op de arbeidsmarkt waardoor een vacature moeilijk in te vullen is.

Zoals ook in de Begroting 2024 staat, was het verlagen van het percentage externe inhuur gezien de huidige arbeidsmarkt geen doel op zich.

In de Begroting van 2024 is een streven externe inhuur van 18,2% opgenomen¹. Het percentage externe inhuur over 2024 was met 17,9% lager dan bij de tweede voortgangsrapportage was verwacht (18,5%) en ook lager dan het in de begroting opgenomen percentage (18,2%). Het percentage is lager uitgekomen omdat er vaker met interne inlening kon worden gewerkt.

Verzuim

We hebben in 2024 sterk ingezet op preventie. Het vitaliteitsprogramma Sterk in je Werk biedt medewerkers opties zoals:

• trainingen en workshops, bijvoorbeeld over een goede balans tussen privé, werk en mantelzorg of stoppen met roken;

• een fitcheck;

• hulp bij geldproblemen (Financieel Fit);

• laagdrempelige toegang tot mentale zorg via het online platform OpenUp.

Ook heeft elk cluster heeft een gerichte aanpak via de Sociaal Medische Teams (SMT). De focus ligt op de rol van leidinggevenden: welke acties kunnen zij doen om verzuim te verminderen.

Ondanks alle acties zien we in 2024 een kleine stijging in ziekteverzuim. Vooral langdurig verzuim (43 - 365 dagen) blijft een aandachtspunt. De analyse van de externe Arbodienst en de landelijke analyse van het A&O fonds zijn op dit moment nog niet beschikbaar. Daarom kunnen we geen toelichting geven.

Mobiliteit

In 2024 waren er 379 vacatures. Dat waren er 21 meer dan in 2023. De groei is minder sterk dan tussen 2022 en 2023 (toen was de stijging 100 vacatures). We zien hier de arbeidsmarkt enigszins stabiliseren.

De Omgevingswet zorgde in 2023 voor veel nieuwe vacatures, maar in 2024 is die invloed kleiner. Daarnaast blijven plannen voor energietransitie en woningbouw zorgen voor een blijvende vraag naar personeel.

Samenstelling van het medewerkersbestand

Stages

Het totaal aantal gestarte stages is in 2024 iets toegenomen ten opzichte van 2023. Deze stijging is voornamelijk te verklaren door een toename van stages op HBO niveau. In 2024 is namelijk extra ingezet op de werving van hbo-stagiairs.

Banenafspraak

De Wet Banenafspraak is een afspraak tussen het kabinet en werkgevers om extra banen te creëren voor mensen met een ziekte of handicap. Het doel is om mensen die niet zelfstandig het minimumloon kunnen verdienen, met ondersteuning bij een werkgever aan het werk te helpen.

Sinds 2023 liep het aantal medewerkers in de doelgroep banenafspraak terug. In april 2024 zijn daarom nieuwe doelstellingen vastgesteld. Hierdoor is de aandacht voor het aannemen van mensen uit de doelgroep Banenafspraak toegenomen. De dalende trend is doorbroken, maar het quotum is in 2024 niet behaald.

b. Wendbare bedrijfsvoering

Er gebeurt veel in de wereld, bijvoorbeeld op het gebied van geopolitiek en technologische ontwikkelingen. Dat vraagt ook iets van ons als organisatie: we moeten ons goed tot deze ontwikkelingen verhouden. We moeten in beeld hebben hoe ze ons kunnen raken en weten hoe we daar dan mee om kunnen gaan. Dat kan als de gemeentelijke organisatie een stevige basis heeft maar ook wendbaar is. Onze standaard dienstverlening is voorspelbaar en herkenbaar en sluit goed aan op de wensen van de organisaties waarvoor wij werken. Voor onze partners is duidelijk wanneer zij betrokken worden. De stevige basis van IDA geeft de gemeenten in de Leidse regio de ruimte om wendbaar te zijn.

• BCM: BCM staat voor Business Continuity Management. Dit betekent dat we maatregelen nemen zodat bij grote verstoringen of rampen we wel onze taken kunnen blijven doen. In 2024 hebben we een overzicht gemaakt van onze 20 belangrijkste processen. Hierbij hebben we vooral gekeken naar hoe lang het duurt om deze processen te herstellen bij een ramp. Daarnaast hebben we onderzocht wat de gevolgen zijn voor de gemeente als de processen verstoort raken en welke hulpmiddelen per proces nodig zijn.

  We hebben voor elk cluster een eerste versie van een continuïteitsplan gemaakt. Hierin staan per proces (risico-)inzichten en maatregelen (preventief, maar ook de herstelmaatregelen) benoemd. Er is bewustzijn ontstaan bij dienstverlening en ondersteuning over de betekenis en meerwaarde van BCM. Bij calamiteiten en oefeningen worden de leerpunten opgenomen en verwerkt in de continuïteitsplannen.

• Meer aandacht voor risicomanagement: voor de disciplines informatieveiligheid, privacy en BCM is een proef gestart om nog meer risicogericht te gaan werken. Zodat weloverwogen kan worden besloten welke maatregelen voorrang krijgen (zie ook onder c. digitale transformatie). Er is in deze proef een mooie samenwerking tot stand gebracht met aandacht voor risicomanagement en interne controle. In 2025 wordt deze samenwerking voortgezet en verder uitgebouwd.

• Voorbereiding voor een nieuw financieel en inkoopsysteem: het huidige financieel systeem is oud en moet worden vervangen. In oktober is de opdracht voor implementatie van een nieuw financieel en inkoopsysteem definitief gegund. Na definitieve gunning is direct begonnen met de start van de implementatie. Het doel is om vanaf 1 januari 2026 in het nieuwe systeem te gaan werken. Deze startdatum belangrijk omdat dan het oude systeem niet meer wordt onderhouden door de leverancier.

• Programma OTO: zie de Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid.

• Gemeenschappelijke regelingen (GR): de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is per 1 juli 2022 in werking getreden. Hierin staat onder andere:

  • dat de GR moet vastleggen op welke besluiten gemeenteraden (naast de begroting) hun zienswijze moeten kunnen geven en

  • de mogelijkheid om als gezamenlijke raden een adviescommissie voor een GR in te stellen.

  Gemeenten en GR-en hadden tot en met juni 2024 de tijd om de diverse regelingen hierop aan te passen. De gemeente Leiden heeft met het oog hierop enkele uitgangspunten voor het aangaan, beheer en beëindiging van verbonden partijen opgenomen in de financiële verordening. Het bestaande beleidskader verbonden partijen heeft de raad ingetrokken (RV 24.0090). Bij het formuleren van de nieuwe uitgangspunten is rekening gehouden met de aanbevelingen vanuit eerdere rekenkamerrapporten. De raad kan conform de wet per GR voor een belangrijk deel zelf bepalen op welke wijze zij het toezicht op een GR vorm wil geven.

• Strategische huisvesting: in 2024 zijn we gestart met de voorbereiding voor het strategisch huisvestingsplan voor de gemeente Leiden. Hierin beschrijven we hoe de huisvesting van de ambtenaren er de komende 10 tot 15 jaar uit ziet. We kijken naar de gebouwen die we nu hebben, hoeveel mensen daar weken en hoe we daar werken. We maken een voorspelling voor hoe we verwachten dat dit voor de toekomst verandert. Vervolgens doen we een voorstel voor hoe onze huisvesting er uit zou kunnen zien.

• Werkprocesmanagement: met de inzet van werkprocesmanagement werkten we in 2024 aan een stevige basis voor onze standaarddienstverlening. Tal van processen zijn verbeterd en gestandaardiseerd. Dit heeft een bijdrage heeft geleverd aan een betrouwbare en transparante dienstverlening. Hierdoor is meer ruimte ontstaan om complexe taken op te pakken en in te spelen op nieuwe ontwikkelingen.

• Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)²: in de begroting stond dat het doel was om bij alle inkopen in 2024 minimaal 3 MVOI- thema’s mee te nemen. De ervaring van het afgelopen jaar heeft ons geleerd, dat dit niet altijd de beste manier is om het aandeel van MVOI te meten. Voor aankomend jaar gaan we daarom kijken hoe we dit beter inzichtelijk en meetbaar kunnen maken.

  Op dit moment is MVOI een belangrijk onderwerp van gesprek in onze inkooptrajecten. Daarnaast worden maatschappelijke doelen en ambities die raakvlakken hebben met MVOI soms al onderdeel van beleid gemaakt. Een voorbeeld hiervan is het circulair sloopbeleid. In de meeste gevallen leidt dit ertoe dat één of meer MVOI-thema’s mee worden genomen in de aanbesteding. Soms wordt hier met een zorgvuldig besluit van afgeweken. Bijvoorbeeld als er geen relatie is met MVOI binnen de opdracht. Een voorbeeld hiervan is het aanbesteden van een brandverzekering.

• PCMO bij bezwaarbehandeling: het toepassen van Prettig Contact met de Overheid (PCMO) bij de bezwaarbehandeling heeft de nodige aandacht gekregen. Dit loopt in 2025 verder door in de vorm van trainingen voor nieuwe commissieleden en medewerkers. Ook is de informele aanpak binnen bezwaren sociaal domein herijkt en de werkwijze geëvalueerd.

c. Digitale transformatie

De hele samenleving wordt steeds digitaler: we regelen meer zaken online en gebruiken meer digitale apparaten dan vroeger. De ontwikkelingen rondom Artificial Intelligence (AI, kunstmatige intelligentie) gaan heel snel. De gemeente wil graag dat de dienstverlening aansluit op deze maatschappelijke behoeften.

Bovendien is digitalisering een belangrijk onderdeel van ons werk voor de stad en regio. We werken aan een betrouwbare basis van onze dienstverlening door aandacht te blijven houden voor een stabiele en simpele ICT-omgeving. We zorgen dat onze informatiehuishouding op orde is. We versterken de basis van informatiebeveiliging en ontwikkelen datagedreven werken. En we denken na over veilig en slim gebruik van AI in de Leidse regio.

• Digitalisering: in 2024 is hard gewerkt aan de basis. Digitalisering helpt ons in het oplossen van uitdagingen van de stad. We zorgen voor een stevige, flexibele infrastructuur die mee kan bewegen met veranderingen. Dit doen we met Common Ground: een manier om systemen beter met elkaar te laten samenwerken. Zo kan informatie makkelijker gedeeld worden en voorkomen we dubbel werk.

  • We hebben de aanschaf van een dataplatform voorbereid. Dit platform biedt een goede basis voor het verzamelen, analyseren en delen van data. Daardoor krijgen we betere inzichten en kunnen we sneller inspelen op de behoeften van de stad en haar inwoners. Het stelt ons in staat om slimmer en effectiever te werken en om data te gebruiken voor beleids- en besluitvorming.

  • Rondom het zaaksysteem en ‘Huishouding op orde’ zijn belangrijke stappen gezet. De manier van hoe we informatie opslaan is opnieuw bepaald. Dit verbetert de vindbaarheid van informatie. Het zorgt ervoor dat we voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van privacy, opslag, archivering en ontsluiting.

  • In 2024 hebben we een nieuwe werkwijze ingevoerd waarmee inwoners meldingen voor de openbare ruimte kunnen doen. We vernieuwen niet alleen hardware, maar maken ook onze werkwijze slimmer, degelijker en wendbaarder. 

• Kunstmatige intelligentie (AI): kunstmatige intelligentie (vaak AI genoemd)³ verandert de wereld in hoog tempo. Wat de toekomst precies brengt, weten we niet. De uitdaging is daarom niet (alleen) voorspellen wat er op onze gemeente af komt, maar vooral om ons voor te bereiden op het onbekende. Dat vraagt om een stevige basis, betrouwbare data én de wendbaarheid om in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen. 

  Samen ontdekken we wat AI kan betekenen voor de stad en onze medewerkers. We verkennen hoe we AI kunnen inzetten voor een efficiëntere bedrijfsvoering en het beter voorspellen van ontwikkelingen.

• Informatiebeveiliging:

  • In 2024 hebben we onderzoek laten doen naar de informatiebeveiliging en gegevensbescherming van gemeente Leiden. Zo hebben we een beter beeld gekregen van de staat van onze beveiliging. Het onderzoek laat zien dat onze beveiliging voor verbetering vatbaar is. We hebben daarom een verbeterplan opgesteld waarmee we onze beveiliging verder versterken. Hiermee gaan we in 2025 aan de slag. 

  • We hebben in 2024 een start gemaakt met het in kaart brengen van onze algoritmes. Een algoritme is een stukje computersoftware die automatisch taken uitvoert. De Raad heeft daarom het college opgeroepen al onze algoritmes in kaart te brengen (M.24.0056.30). Afgelopen jaar is hier een plan voor geschreven en zijn de verschillende afdelingen van de gemeente geïnformeerd. Het vullen van het landelijk Algoritmeregister zal in 2025 plaatvinden. 

In de Begroting 2024 staat dat we in de jaarstukken de volgende kengetallen opnemen:

• aantal datalekken, uitgesplitst naar ICT gerelateerd en overig;

• aantal klachten m.b.t. rechten van betrokkenen;

• aantal IT beveiligingsincidenten en inbreuken;

• percentage investeringen in cybersecurity van het totale ICT budget;

• percentage deelname medewerkers aan bewustwordings e-learnings.

Deze informatie staat hieronder. Onder de tabel worden de getallen toegelicht.

1. Van de datalekken waren er 35 ICT gerelateerd. De overige datalekken zijn niet ICT gerelateerd. Een voorbeeld van een niet ICT-gerelateerd datalek is een verkeerd geadresseerde brief. 

2. Inwoners of medewerkers die vinden dat hun recht op privacy (geregeld in de AVG) is geschonden kunnen hierover een klacht indienen bij de gemeente. Denk hierbij aan klachten over:

   • gebrek aan transparantie,

   • onrechtmatige verwerking,

   • misbruik van gegevens,

   • onjuiste/beveiligde gegevens,

   • schending van rechten en

   • slechte klachtbehandeling.

   Er zijn over het jaar 2024 drie klachten bekend binnen het Privacy team.

3. Wij monitoren (IT-)beveiligingsincidenten en inbreuken centraal binnen de gemeente. Hierbij geldt dat de definities van ‘incident’ en ‘inbreuk’ tot nu toe zeer ruim worden genomen. Het aantal van 438 incidenten bevat daarom ook geregistreerde vragen en problemen. Het aantal incidenten dat tot daadwerkelijke schade heeft geleid ligt veel lager. 

4. Het is niet mogelijk om een onderscheid te maken tussen ICT-investeringen en cybersecurity-investeringen. We kunnen dit percentage daarom niet aanleveren.

5. Er worden verschillende trainingen over security & privacy aangeboden. Denk aan:

   • een uitleg over de basis van security & privacy,

   • een training op het gebied van phishing herkennen en

   • een training over hoe collega’s veilig met elkaar kunnen communiceren.

3. Organisatieontwikkeling

De organisatieontwikkeling heeft zich in 2024 gericht op onze vier kernwaarden:

• wendbaarheid,

• slagvaardigheid,

• professionaliteit,

• samenwerken.

Ook streefden we naar een inclusieve organisatie waarin we op basis van gelijkwaardigheid met elkaar samenwerken.

De belangrijkste focusgebieden waren in 2024:

• Verbindend leiderschap: medewerkers tonen eigenaarschap en leidinggevenden maken dat mogelijk door coaching en begeleiding;

• Integraal en ketengericht samenwerken: samenwerking over teams, clusters en organisaties heen verbeteren.

We hebben de praktijk als centrale leerschool genomen. Hierdoor brachten we de organisatieontwikkeling dichtbij de medewerkers en hun dagelijkse werk. Daardoor kregen de kernwaarden nog meer betekenis in het werk. Dit droeg bij aan eigenaarschap.

4. Rechtmatigheidsverantwoording en interbestuurlijk toezicht

Rechtmatigheidsverantwoording van de interne accountant

Toetsing van de rechtmatigheid is sinds 2023 de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college). Hiervoor wordt de rechtmatigheidsverantwoording opgesteld. De externe accountant beoordeelt nog wel of de informatie van het college in de rechtmatigheidsverantwoording juist, toereikend en volledig (getrouw) is. Getrouwheidsfouten tellen mee in het oordeel van de accountant maar worden niet in de rechtmatigheidsverantwoording gerapporteerd. In het controleprotocol voor de accountantscontrole 2023 (artikel 3c) heeft de gemeenteraad ook aanwijzingen gegeven over zaken waarover de gemeenteraad in het kader van de financiële rechtmatigheid geïnformeerd wil worden in de paragraaf bedrijfsvoering, namelijk:

A. de wijze waarop de rechtmatigheidsverantwoording tot stand is gekomen;
B. nadere toelichtingen op bevindingen die zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording;
C. bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving door bijzondere omstandigheden binnen de gemeente;
D. bevindingen boven de rapporteringsgrens die niet in de rechtmatigheidsverantwoording zelf zijn opgenomen;
E. beheersmaatregelen ten aanzien van geconstateerde fouten en onduidelijkheden (de leer- en verbeterpunten) om deze in de toekomst te voorkomen. Hieronder volgt een verdere toelichting.

A. Wijze waarop de rechtmatigheidsverantwoording tot stand is gekomenHet college geeft in de rechtsmatigheidsverantwoording aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen en het voorwaarden-, begrotings- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving, oftewel in overeenstemming zijn met:
1. de Financiële verordening 2023 (RV 23.0072 van 29 augustus 2023) van de gemeente Leiden waarin de uitgangspunten zijn vastgelegd voor het financieel beleid, voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie. Ook zijn hierin nadere regels over het voorwaarden-, begrotings- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium opgenomen.
2. het Normenkader rechtmatigheid 2023 (RV 24.0025 van 16 mei 2024) van de gemeente Leiden waarin de relevante wet- en regelgeving zijn opgenomen voor de jaarlijks rechtmatigheidscontrole door het college. Het normenkader is op 16 mei 2024 met terugwerkende kracht door de gemeenteraad vastgesteld. Het normenkader gaat in op de operationalisatie van het voorwaarden-, begrotings- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium en is het begrotingscriterium nader toegelicht in het kader van het ‘tijdig melden van onderschrijdingen van lasten of investeringskredieten en/of onder- of overschrijdingen van baten).
3. het Controleprotocol voor de accountantscontrole jaarrekening 2023 (RV 23.0025 van 11 april 2023) van de gemeente Leiden waarin de gemeenteraad de verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens bepaald heeft. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheids-verantwoording is door de gemeenteraad vastgesteld op 1% van de begrote lasten (inclusief dotaties aan reserves) en de rapporteringtolerantie voor het toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden is gesteld op € 826.500 (RV 21.0010).

B. Nadere toelichting op bevindingen die zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording en beheersingsmaatregelen om dit in de toekomst te voorkomenNiet van toepassing. Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat het college van mening is dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens. Dit houdt dat het totaal van onrechtmatigheden (afwijkingen) lager zijn dan de door de gemeenteraad bepaalde verantwoordingsgrens. Alleen als het totaal van de onrechtmatigheden (afwijkingen) hoger is dan de verantwoordingsgrens worden deze opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording en is een nadere toelichting noodzakelijk.

C. Bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving door bijzondere omstandighedenNiet van toepassing (geen bewuste afwijkingen door bijzondere omstandigheden).

D/E. Bevindingen boven de rapporteringsgrens die niet in de rechtmatigheidsverantwoording zelf zijn opgenomen en beheersingsmaatregelen om dit in de toekomst te voorkomenDe bevindingen boven de rapportagegrens van € 826.500 (die niet in de rechtmatigheidsverantwoording zelf zijn opgenomen) worden toegelicht in deze paragraaf. Hierbij gaat het om bevindingen waarbij het voorwaarden-, begrotings- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium niet zijn nageleefd. Deze zijn hieronder toegelicht.

Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen. De voorwaarden (eisen) zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedrag, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het niet naleven van deze voorwaarden kan ook van invloed zijn op het getrouwe beeld van de jaarrekening. Deze bevindingen maken dan geen onderdeel uit van de rechtmatigheidsverantwoording maar vallen onder de reikwijdte van de accountantscontrole (gericht op de getrouwheid van de jaarrekening).

Bevinding aanbestedingswet: in het proces van aanbesteden zijn 6 opdrachten als onrechtmatig aangemerkt met € 445.130 aan onrechtmatige bestedingen in 2024. De oorzaak van de fouten ligt voornamelijk bij opdrachten die niet Europees zijn aanbesteed maar wel de EU-drempel overschrijden en dus Europees aanbesteed hadden moeten worden en bij niet rechtmatige verlenging van opdrachten.

Beheersingsmaatregel aanbestedingswet: de huidige beheersmaatregelen zijn op dit moment toereikend. Team inkoopadvies en aanbestedingen monitort samen met de lijnorganisatie (en interne controle via de periodiek spendanalyse) de bestedingen van opdrachten en onderneemt waar mogelijk de nodige acties om de onrechtmatige opdrachten op te lossen. De meeste onrechtmatige opdrachten zijn (op korte termijn) opgelost door herstelacties (het contract is opgezegd of de opdracht is opnieuw en juist aanbesteed).

Er zijn verder geen bevindingen ten aanzien van het voorwaardencriterium.

Begrotingscriterium Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten, lasten en balansmutaties, moeten tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (de gemeenteraad autoriseert de begroting op programmaniveau). Een overschrijding van lasten ten opzichte van de begroting is altijd onrechtmatig (op basis van artikel 189, lid 3 van de gemeentewet). In artikel 35c, lid 4 van de Financiële verordening 2023 van de gemeente Leiden zijn wel een aantal situaties opgenomen wanneer onrechtmatige overschrijdingen van lasten ten opzichte van de begroting als acceptabel worden aangemerkt.

Bevinding / overschrijding lasten t.o.v. de begroting

Bij programma 1 ‘Bestuur en dienstverlening’ is een onrechtmatige overschrijding van lasten van € 208.000 ten opzichte van de begroting. Een overschrijding van lasten ten opzichte van de begroting is altijd onrechtmatig. Deze overschrijding betrof een extra dotatie aan de voorziening pensioenen wethouders. Deze dotatie is doorgaand bekend in december, voorafgaand aan het betreffende jaar, echter na de vaststelling van de begroting. Dit is elk jaar het geval en daarmee een bestendige gedragslijn. Deze overschrijding is daarmee rechtmatig.

Er is in 2024 extra ingezet op buurtbemiddeling, programma 2 Veiligheid. Hiermee zijn de lasten onrechtmatig overschreden met € 105.000 ten opzichte van de begroting. In artikel 35c, lid 4 van de Financiële verordening 2024 van de gemeente Leiden zijn een aantal situaties opgenomen wanneer onrechtmatige overschrijdingen van lasten ten opzichte van de begroting als acceptabel worden aangemerkt. Van de € 105.000 onrechtmatige overschrijding is € 71.000 als acceptabel aan te merken omdat direct gerelateerde inkomsten de overschrijding van de lasten compenseren. Het restant van de afwijking van € 34.000 is onrechtmatig.

In 2024 is er sprake van een overschrijding van lasten van € 781.000 [Ld1] [HH2] ten opzichte van de begroting voor programma 8 Cultuur, sport en recreatie. Er is sprake van een tweetal opvallende posten:
a. in de opbrengsten zijn zowel de opbrengsten begrepen van de ijshal als het bad. De Stichting de IJshal stuurt vervolgens een factuur voor de ontvangen opbrengsten. In 2024 bedroeg deze omzet ca. € 412.000, die vervolgens ook als kostenpost is opgenomen. Beide posten waren in de begroting niet voorzien.
b. de exploitatielasten van het Binnenbad De Vliet zijn hoger uitgekomen dan begroot: € 369.000. Hiertegenover staan hoger (diverse) baten u.h.v. doorbelastingen (niet begroot), groot € 212.000 en hogere inkomsten dan begroot, ad € 370.000.
In artikel 35c, lid 4 van de Financiële verordening 2024 van de gemeente Leiden zijn een aantal situaties opgenomen wanneer onrechtmatige overschrijdingen van lasten ten opzichte van de begroting als acceptabel worden aangemerkt. Van de € 592.000 onrechtmatige overschrijding is
- € 412.000 (ad a.) als acceptabel aan te merken omdat direct gerelateerde inkomsten (eveneens € 412.000) de overschrijding van de lasten compenseren.
- de hogere exploitatielasten van het Binnenbad € 369.000 (ad b) worden gecompenseerd door hogere inkomsten die (nog) niet op de juiste manier waren bepaald voor het eerste exploitatiejaar van het Binnenbad.

Beheersingsmaatregel - overschrijding lasten t.o.v. de begroting: in de planning- en-controlcyclus wordt bij de voortgangsrapportages en slotwijziging meer aandacht gevraagd voor het toelichten/melden van afwijkingen en het aanpassen van de begroting.

De commissie BBV geeft via de Kadernota rechtmatigheid haar visie over de invulling van het begrip rechtmatigheid. In 2023 is de Kadernota rechtmatigheid gewijzigd en is een nadere toelichting gegeven op het begrip begrotingsonrechtmatigheid. Vanaf 2023 kunnen ook onderschrijdingen van lasten of onder- of overschrijdingen van baten onrechtmatig zijn. Dat is het geval als deze niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of niet tijdig aan de gemeenteraad zijn gemeld. In de Financiële verordening 2023 van de gemeente Leiden, in 2024 aangepast,
Kort gezegd komt het er op neer dat onderschrijdingen van lasten of onder- of overschrijdingen van baten tijdig (en dus rechtmatig) zijn gemeld als deze zijn toegelicht in één van de producten van de planning-en-controlcyclus van de gemeente Leiden. En daarbij de regels in de financiële verordening en het Normenkader rechtmatigheid 2023 van de gemeente Leiden zijn gevolgd. Met de aanvullende opmerking dat afwijkingen ten opzichte van de laatst gewijzigde begroting dienen te worden gemeld en toereikend te worden toegelicht in de jaarrekening. Besluitvorming over de inzet van ontstane financiële ruimte of het oplossen van tekorten vindt dan plaats bij de eerstvolgende kaderbrief (artikel 7b lid 2 van de financiële verordening).

Bevinding (1) - onderschrijdingen van lasten of onder- of overschrijdingen van baten: op elk programma (naast de hierboven beschreven overschrijding van de lasten op programma 8) is sprake van onderschrijdingen van lasten en/of onder- of overschrijdingen van baten. Deze bestaan uit hogere baten (overschrijdingen) van € 6.187.000, lagere baten (onderschrijdingen) van € 4.413.000 en onderschrijdingen van (lagere) lasten € 26.350.000 en overschrijdingen van lasten € 905.000. Deze afwijkingen zijn juist en volledig (en dus tijdig) toegelicht in de jaarrekening. Via bestemmingsvoorstellen besluit de raad wat hiermee gebeurt in het nieuwe jaar.

Bevinding (2) - onderschrijdingen van lasten of onder- of overschrijdingen van baten: artikel 7 lid 3 van de financiële verordening geeft aan dat het college de gemeenteraad informeert als het verwacht dat de lasten, baten of investeringsuitgaven de begroting met meer dan € 100.000 gaan onder- of overschrijden. De huidige werkwijze binnen de gemeente sluit hierop aan: verwachte mee- en tegenvallers leiden tot een toelichting in één van de voortgangsrapportages. Die worden ook vertaald in een begrotingswijziging. Desalniettemin is ook bij deze jaarrekening sprake van onder- en overschrijdingen die mogelijk al eerder in beeld waren of in beeld hadden moeten zijn. En die dus in een van de voortgangsrapportages hadden kunnen worden opgenomen. Dat is achteraf echter moeilijk vast te stellen. Dit is een aandachtspunt.

Dit vraagt om de volgende beheersingsmaatregel: bij de aanmelding van over- en onderschrijdingen van de begroting goed kijken naar de volledigheid van de meldingen. Ook bijvoorbeeld de onderschrijdingen die volledig conform afspraak met de raad worden verrekend met reserves. Het ‘tijdig’ informeren van de raad over afwijkingen van de begroting is geregeld in de financiële verordening.

Er zijn verder geen bevindingen ten aanzien van het begrotingscriterium. Er zijn afwijkingen (overschrijdingen) van kredieten (investeringsbudgetten) van € 184.484, maar dit is kleiner dan de rapporteringstolerantie van € 826.500 en hoeft daarom verder niet toegelicht te worden in de paragraaf bedrijfsvoering.

Hieronder is een nadere toelichting op de begrotingsonrechtmatigheid opgenomen:

Rapportage interbestuurlijk toezicht

In oktober 2012 is een nieuwe wet in werking getreden: de Wet revitalisering generiek toezicht. De kern hiervan is minder toezicht door het Rijk, maar meer toezicht door de provincie en de gemeenteraad op de naleving van wet- en regelgeving. De wet betreft de volgende onderwerpen:

• Ruimtelijke ordening,

• Omgevingsrecht,

• Monumentenzorg & archeologie,

• Archief- & informatiebeheer en

• Huisvesting vergunninghouders.

In Zuid Holland is aan de gemeenten een Bestuursovereenkomst voorgelegd, die ook de gemeente Leiden heeft getekend. Inmiddels is er eind 2021 een nieuwe Bestuursovereenkomst getekend. Vanaf 2022 vindt de verantwoording plaats via een continu bijgewerkt dashboard in plaats van een jaarlijkse verantwoording in de Jaarstukken. U vindt het dashboard via deze link: Interbestuurlijk toezicht Zuid-Holland (arcgis.com)

5. Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken

In de Gemeentewet (artikel 213a) staat dat het college regelmatig de doelmatigheid en doeltreffendheid van hun eigen bestuur moet onderzoeken. Doelmatigheid gaat over onze werkprocessen: deze moeten zo slim mogelijk zijn ingericht. Doeltreffendheid gaat over onze doelen: deze willen we graag halen.

In de financiële verordening (artikel 37) staat dat het college in de paragraaf bedrijfsvoering van het Jaarverslag een overzicht geeft van de onderzoeken die het afgelopen jaar zijn uitgevoerd. In 2024 zijn de volgende onderzoeken afgerond:

Opvolging aanbevelingen Rekenkamer (tot 1 januari 2024: Rekenkamercommissie)

De Rekenkamer Leiden-Leiderdorp voert jaarlijks ook een of meer onderzoeken uit. In de Jaarstukken staat een stand van zaken van de aanbevelingen uit de rapporten van de afgelopen drie kalenderjaren. Deze informatie staat in de bijlage ‘Opvolging aanbevelingen Rekenkamer (tot 1 januari 2024: Rekenkamercommissie)’.

1. Het streefpercentage inhuur 2024 was gebaseerd op de landelijke realisatie van de 100.000+ gemeenten volgens gegevens uit de Personeelsmonitor 2022 van de VNG. Dit was bij het opstellen van de begroting het laatst bekende percentage. Bij de berekening van dit percentage wordt de berekeningsmethode van de Personeelsmonitor gehanteerd. Externe inhuur is in deze methode uitsluitend inhuur van private organisaties met een winstoogmerk. Interne inhuur of inhuur van bijvoorbeeld een buurgemeente wordt dus niet meegeteld.
2. Wat is Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)? De gemeente Leiden houdt bij het inkopen van producten, werken of diensten, rekening met onderwerpen die in de samenleving spelen. Dit betekent dat we bij het kopen van producten en diensten niet alleen kijken naar de prijs, maar ook naar het effect op mensen, het milieu en eerlijk zakendoen.
3. Kunstmatige intelligentie wordt ook vaak AI genoemd. AI is de afkorting van 'artificial intelligence'. Dat is Engels voor kunstmatige intelligentie.