Deze paragraaf gaat over de bedrijfsvoering van de gemeente Leiden. Bedrijfsvoering vormt een beperkt onderdeel van de totale begroting, maar raakt de hele organisatie en het functioneren daarvan. Onder bedrijfsvoering verstaan we alle activiteiten die het primaire proces ondersteunen: informatievoorziening, data en privacy, inkoop en contractmanagement, financiën, HRM, juridische zaken en facilitaire zaken.
In 2023 is aan twee grote trajecten gewerkt:
In deze paragraaf worden deze twee trajecten toegelicht. Daarna beschrijven we de ontwikkeling van de volgende disciplines: HRM, Informatievoorziening, informatiebeveiliging & gegevensbescherming, Financiën en control, Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en Juridische zaken.
2023 was een bijzonder jaar waar erg naar uit werd gekeken. Op 1 januari 2023 is namelijk de gemeenschappelijke regeling Servicepunt71 opgeheven en de Centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse regio in werking getreden. De overgang van Servicepunt71 naar Leiden is door een goede voorbereiding in goede banen geleid en succesvol verlopen.
Vanaf dat moment is Leiden verantwoordelijk voor de dienstverlening op de bedrijfsvoering voor de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. Deze nieuwe samenwerkingsvorm zorgt voor een betere aansluiting van de bedrijfsvoering op de primaire processen. Zo kunnen we beter inspelen op de maatschappelijke opgaven die op ons afkomen. En we kunnen de kwaliteit van de bedrijfsvoering verhogen.
Het bestuur van Servicepunt71 heeft een liquidatieplan vastgesteld waarin de gevolgen van de opheffing geregeld werden. In het liquidatieplan staan bijvoorbeeld duidelijke afspraken over het verdelen van de boedel.
Alle acties uit het liquidatieplan zijn in 2023 opgestart en waar mogelijk afgerond. Hieronder vallen onder andere het afrekenen van het financiële resultaat van Servicepunt71 2022 met de regiogemeenten. En het integreren van de financiële administratie van Servicepunt71 in de bedrijfsvoering van Leiden. Deze laatste actie wordt met het vaststellen van deze jaarrekening afgerond.
De bedrijfsvoering van Servicepunt 71 is op 1 januari 2023 ‘as is’ overgegaan naar Leiden en samengevoegd met de Leidse concernstaf tot het nieuwe cluster Interne Dienstverlening en Advisering (IDA). Er startte een transitieperiode die twee jaar duurt en waarin de nieuwe samenwerking met de regio vormgegeven wordt. De afspraken in de Centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse regio en de onderliggende dienstverleningsovereenkomsten zijn daarbij leidend.
De transitie loopt langs drie sporen:
Spoor 1 (interne organisatie) is in 2023 afgerond. Er is een organisatieplan voor cluster IDA opgesteld en uitgevoerd. Met de nieuwe organisatiestructuur van het cluster willen we de bestuurbaarheid, slagvaardigheid en ketengerichte samenwerking versterken. Daarom is het aantal afdelingen teruggebracht van 14 naar 7. Elke nieuwe afdeling is verantwoordelijk geworden voor de hele keten van beleidsontwikkeling tot uitvoering. Daarnaast zijn er meer posities voor teamleidinggevenden gecreëerd. Dit zorgt voor een betere span of control (het aantal medewerkers waaraan leiding gegeven wordt). De plaatsingsprocedure voor de leidinggevenden van de nieuwe afdelingen en onderliggende teams is afgerond.
Spoor 2 (ontwikkeling en professionalisering) heeft zowel een interne als externe focus. Binnen IDA zijn leer- en ontwikkelplannen opgesteld voor de nieuwe afdelingen. Deze helpen de afdelingen zich te ontwikkelen in hun rol van faciliterend naar faciliterend én regisserend bedrijfsvoeringspartner.
Een belangrijk ontwikkelpunt is het verder versterken van de nabijheid en zichtbaarheid van IDA. Hiervoor is vanuit het relatiemanagement nagedacht hoe we dit vanaf 2024 gaan inrichten en welke overlegvormen daarbij horen. Het gaat zowel om relatiebeheer binnen Leiden (naar de andere clusters en de instellingen) als relatiebeheer richting de partnergemeenten, Holland Rijnland en de Serviceorganisatie Zorg.
Met de regiogemeenten is ook nagedacht hoe de nieuwe manier van samenwerken vorm krijgt bij gezamenlijke besluitvorming.
Ook binnen spoor 3 (Strategisch Plan Bedrijfsvoering Leidse regio) zijn het afgelopen jaar stappen gezet. In 2023 is met twee bijeenkomsten het samenspel tussen IDA en zijn business partners (met vertegenwoordigers uit alle clusters, instellingen en partnergemeenten) verkend. De strategische thema’s zijn geïdentificeerd. Deze worden uitgewerkt in de strategische bedrijfsvoeringsagenda. De strategische bedrijfsvoeringsagenda vormt straks, samen met de verbeter- en ontwikkelagenda, de inhoud van het strategisch plan.
Meer dan voorheen is gehandeld vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid en vanuit het besef dat bedrijfsvoering onlosmakelijk verbonden is met de inhoudelijke opgaven die we hebben. Voor deze samenwerking zijn ook gezamenlijke uitgangspunten opgesteld en omarmd. Met de eerder benoemde agenda’s wordt beoogd tot een verbeterde kwaliteit van de bedrijfsvoering te komen. Het doel van dit plan is de strategische richting voor de komende jaren aan te geven.
Aan de partnergemeenten wordt ruimte gegeven om tot individuele keuzes te komen.
Wij zijn er als college trots op dat de ‘winkel open gebleven is tijdens de verbouwing’ zonder dat dit ten koste ging van de bestaande dienstverlening.
In 2023 stond de uitvoering van het organisatie-ontwikkelplan Leiden in Verbinding centraal. In dit ontwikkelplan staat onze ambitie om op een slagvaardige, wendbare manier (samen) te werken aan Leidse opgaven centraal.
Er is gewerkt langs drie sporen:
Hieronder volgen de belangrijkste ontwikkelingen voor de vakgebieden HRM, Informatievoorziening, informatiebeveiliging & gegevensbescherming, Financiën en control, Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen en juridische zaken.
Alle cijfers zijn voor het eerste jaar inclusief ‘voormalig SP71’.
Het terugdringen van werkdruk was en is één van de prioriteiten die het directieteam heeft op gebied van HRM. In 2023 werd bij het medewerkersonderzoek beter gescoord op de stellingen over werkdruk dan in 2021. Dit betekent dat er iets minder werkdruk ervaren werd dan twee jaar eerder. Toch blijft dit een punt van aandacht. In 2023 zijn verschillende acties ondernomen om als organisatie de ervaren werkdruk (nog verder) te verminderen.
In 2023 is het programma Leiden Inclusief herijkt (RV 23.0091). Het programma heeft nu een duidelijke ambitie en doelen. Er zijn vijf programmalijnen waarbinnen de inspanningen worden uitgevoerd. Naast een duidelijke ambitie en doelen is ook de rol van het programmateam verduidelijkt, namelijk aanjagen, adviseren, bewustwording vergroten en netwerken versterken. De uitvoering ligt voornamelijk in de lijnorganisatie. De bedoeling is dat aan het einde van het programma de lijnorganisatie het thema zelf toepast op beleid en uitvoering.
In 2023 heeft onze organisatie een reeks bijeenkomsten en activiteiten geïnitieerd, gericht op het verhogen van bewustzijn en kennis op het gebied van inclusie, met een expliciete focus op het activeren van verandering binnen de organisatie. 39% van onze medewerkers heeft actief deelgenomen aan deze inclusie bevorderende initiatieven.
Binnen de Aanpak Leids Beleid is het thema Diversiteit, Inclusiviteit en Gelijkwaardigheid opgenomen als een onderdeel van de beleidscyclusvorming.
In oktober 2023 zijn er zes activiteiten georganiseerd, waarbij er, waar mogelijk, samenwerking met regiogemeenten is gezocht om het thema digitale toegankelijkheid gezamenlijk aan te pakken.
Er is daarnaast geïnvesteerd in het versterken van inclusieve participatie. Er is een adviesgroep en jongerenpanel op het thema tegengaan racisme opgezet. Over dit thema is ook een stadsgesprek georganiseerd waar 200 mensen aanwezig waren. Tijdens dit gesprek is er samen met de aanwezigen bepaald op welke punten het plan van aanpak tegengaan racisme gericht moet zijn.
Het netwerk LHBTIQ+ is meerdere keren samengekomen en er is een onderzoek gedaan naar welzijn en veiligheid van deze doelgroep in de stad. Er hebben 66 respondenten meegedaan, waaronder medewerkers van onze organisatie. Naar aanleiding van de resultaten van het onderzoek wordt een actieplan opgesteld.
Er is vanaf 2020 een ontwikkeling ingezet om een aantrekkelijk concernbreed aanbod aan te bieden dat aansluit bij de organisatiewensen om medewerkers professioneel, wendbaar, flexibel en goed te laten samenwerken. Van dit aanbod is ook dit jaar goed en effectief gebruik gemaakt.
2023 stond voor wat betreft concernbrede opleiding en ontwikkeling in het teken van de belangrijkste organisatiebrede opgaven uit het Concernwerkplan en de sporen uit Leiden in Verbinding (LiV), te weten:
Daarnaast hebben medewerkers en leidinggevenden van alle afdelingen en instellingen het afgelopen jaar wederom veel functiegerichte- en kennistrainingen gevolgd met als doel het vakmanschap te vergroten.
Er is in 2023 ook flink geïnvesteerd in de nodige coaching, begeleiding en training van nieuwe medewerkers. De Ontwikkelpool, het Leidse traineeship voor jong talent, is afgerond in 2023. Mede hierdoor hebben we een aantal goede medewerkers kunnen behouden en laten doorstromen naar specialistische of leidinggevende functies.
2022 | 2023 | Streefwaarde 2023* | |
|---|---|---|---|
Ziekteverzuimpercentage | 7,8% | 6,7% | 5,4% |
* De streefwaarde 2023 was gebaseerd op de Personeelsmonitor 2021 voor 100.000+ gemeenten
Het verzuimpercentage in vergelijkbare 100.000+ gemeenten lag in 2023 op 6,3% en was heel licht afgenomen ten opzichte van 2022 (6,4%). Bij dit landelijke cijfer moet wel worden opgemerkt dat niet alle 100.000+ gemeenten ‘beheer openbare ruimte’ in eigen hand hebben. Hierdoor is het vergelijken van het landelijke en Leidse verzuimcijfer niet helemaal zuiver.
Het verzuimpercentage binnen de gemeente Leiden is in 2023 sterk afgenomen. Er is vooral ingezet op het terugdringen van langdurig verzuim (tussen 42 en 365 dagen). Daarnaast is er sinds 2022 een sterke focus op preventie. Zo is de gemeente Leiden gestart met het vitaliteitsprogramma Sterk in je Werk voor medewerkers, een leergang ziekteverzuim voor leidinggevenden en is ingezet op een goed partnerschap met de arbodienst in Sociaal Medische Teams en met een frequente rapportage van en aandachtspunten voor het verzuim per cluster. Deze aanpak lijkt zijn vruchten afgeworpen te hebben.
Contractvorm | 2022 | 2023 |
|---|---|---|
Fte | Fte | |
Vast | 1111 | 1517 |
Tijdelijk | 111 | 183 |
Minder werken | 22 | 10 |
Totaal | 1244 | 1710 |
De totale formatie is toegenomen met 466 fte t.o.v. 31 december 2022. Deze toename is grotendeels te verklaren door de overname van het personeel van voormalig Servicepunt71. De formatie binnen diverse clusters is gegroeid door de behoefte aan expertise en uitbreiding van (nieuwe en/of tijdelijke) functies bij specifieke uitdagingen en projecten, waaronder de omgevingswet en de paspoortpiek.
2023 | In dienst | Uit dienst | ||
|---|---|---|---|---|
Aantal Leiden | Aantal DZB | Aantal Leiden | Aantal DZB | |
35 jaar of jonger | 140 | 5 | 33 | 4 |
36 – 59 jaar | 115 | 17 | 66 | 14 |
60 jaar en ouder | 16 | 2 | 57 | 1 |
Totaal | 271 | 24 | 189 | 19 |
Soort vacature | 2022 | 2023 |
|---|---|---|
Vacature | 258 | 358 |
Flexature | 268 | 162 |
Het aantal vacatures is gestegen door de naderende intreding van de Omgevingswet en de ambities van Leiden op het gebied van bijvoorbeeld energietransitie, opvang statushouders en woningbouw. Daarnaast speelt ook de overgang van Servicepunt 71 naar Leiden een rol.
De daling van het aantal flexatures heeft een administratieve reden. Tot en met 2022 werden hierin de cijfers van externe inhuur meegerekend. Vanaf 2023 tellen deze cijfers niet meer mee omdat deze data sindsdien door een andere afdeling en op een andere wijze worden bijgehouden. Dit geeft in deze Jaarstukken een vertekend beeld.
Stages | 2021 | 2022 | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Soort | Overig | MBO | HBO | WO | Totaal | Overig | MBO | HBO | WO | Totaal |
Onbetaald | 1 | 1 | 1 | 1 | 4 | 1 | 2 | 0 | 1 | 4 |
Betaald | 4 | 25 | 36 | 39 | 104 | 6 | 33 | 33 | 35 | 107 |
Stage nieuw stijl/ Werkervaringsplaats | 5 | 0 | 0 | 10 | 5 | 7 | 0 | 0 | 2 | 9 |
Totaal | 10 | 26 | 37 | 40 | 113 | 14 | 35 | 33 | 38 | 120 |
Het aantal gestarte stages is in 2023 iets toegenomen ten opzichte van 2022. Dat zijn de stagiaires van afdelingen die eerder onderdeel waren van Servicepunt71.
Banenafspraak | 2022* | 2023 |
|---|---|---|
Quotum banenafspraak | 54 | 54 |
Aantal fte nieuwe plaatsingen | 3 | 2 |
Aantal fte | 51 | 48 |
* De cijfers van 2022 zijn een optelsom van de cijfers van Leiden en toenmalig Servicepunt71. Hiermee zijn de cijfers vergelijkbaar met 2023 toen Servicepunt71 is opgeheven en het personeel bij Leiden is ondergebracht.
Het quotum is in 2023 niet behaald. Dit komt vooral door uitbesteding van werk dat op detacheringsbasis door DZB-collega’s voor Leiden werd verricht. Deze mensen zijn nog wel aan het werk voor de gemeente Leiden, maar in een contractvorm die voor de banenafspraak niet ‘meetelt’. In 2023 zijn acties ingezet om het quotum vanaf 2024 wel te halen.
In deze paragraaf wordt inzicht gegeven in de ontwikkeling van de externe inhuur ten opzichte van de totale personele lasten. In de begroting van 2023 is een streefpercentage externe inhuur van 18,5% opgenomen. Dit percentage inhuur is gebaseerd op het gemiddelde van de 100.000+ gemeenten volgens gegevens uit de Personeelsmonitor 2021 van de VNG. Dit is bij het opstellen van de begroting het laatst bekende percentage.
Bij de berekening van dit percentage worden, conform de methode gehanteerd in de Personeelsmonitor, de uitgaven van de externe inhuur berekend als percentage van de totale uitgaven voor personele lasten en externe inhuur.
Externe inhuur is de inhuur van andere dan de eigen of andere ambtelijke organisatie. De interne inhuur van medewerkers wordt niet meegeteld. Dit omdat de interne inhuur van de ambtelijke organisaties als kosten en inkomsten voor de overheid tegen elkaar wegvallen.
Hieronder het resultaat personele lasten en lasten van de externe inhuur voor 2023.
De totale personele lasten en uitgaven aan externe inhuur zijn hoger dan bij de prognose was verwacht.
Voor de kosten van eigen personeel wordt dit voor een groot deel veroorzaakt doordat de formatie is gestegen met 0,9% per 31 december ten opzichte van 31 juli. Daarnaast is de bezetting gestegen van 98,5% naar 99,5%. Voor de uitgaven van interne personele lasten zijn voldoende budgetten beschikbaar.
De kosten van externe inhuur worden gedekt door beschikbare bedrijfsvoeringbudgetten en projectbudgetten.
Het percentage externe inhuur is lager dan vorig jaar (2022: 18,7%), hoger dan bij de prognose verwacht (18,2%) maar blijft gelijk aan het streefpercentage van 18,5%.
De meeste organisatieonderdelen blijven ruim onder het streefpercentage. De belangrijkste redenen om in te huren zijn: het realiseren van (tijdelijke) projecten, er is specialistische kennis nodig, vervanging bij ziekte en krapte op de arbeidsmarkt waardoor een vacature moeilijk in te vullen is.
De IV-organisatie ontwikkelt zich continu. In 2023 heeft de focus gelegen op het beter op orde brengen van de basis ten behoeve van verbeterde dienstverlening aan de organisatie en daarmee de inwoner van Leiden. We hebben geïnvesteerd in een stabielere en vereenvoudigde ICT-omgeving. We zijn hiermee nog niet klaar, ook in 2024 vraagt dit onze aandacht. Een stabiele en vereenvoudigde ICT-omgeving is het fundament onder de IV-organisatie en drijft de digitalisering van de gehele gemeente.
Vervanging en/of vernieuwing van ICT-applicaties is een doorlopende activiteit van onze IV-organisatie. Om te bepalen welke applicatie-veranderingen prioriteit krijgen, werken we met een strategisch portfolio. Onder begeleiding van een extern adviesbureau hebben we dit portfolio doorontwikkeld in opmaat naar een doorlopend meerjarig portfolio.
In 2023 zijn we doorgegaan met de uitvoering van de Strategie Digitale Veiligheid 2021-2024 (BW 22.0157). In deze strategie zijn vier doelstellingen geformuleerd waar we in 2023 aan gewerkt hebben:
In 2023 zijn er een flink aantal IV-projecten afgerond en opgestart. Drie voorbeelden:
Daarnaast doen we ook projecten waar de organisatie niks van merkt, maar die er wel voor zorgen dat we met ons allen kunnen blijven werken. Denk hierbij aan projecten die ervoor zorgen dat onze apparatuur en software wordt vervangen of ge-upgrade. Tevens zorgt dit ervoor dat we blijven voldoen aan de privacy wetgeving en de AVG en dat we minder vatbaar zijn voor digitale aanvallen van buitenaf.
Indicatoren | Toelichting |
|---|---|
Aantal datalekken gerelateerd aan ICT; | 45 stuks (2 stuks gerelateerd aan ICT) |
Aantal IT Beveiligings-incidenten en inbreuken in ICT-systemen; | 411 (ongeveer 100 meer dan voorgaande jaren) |
Aantal oude legacy ICT-systemen; | 61 |
Investerings-percentage in cybersecurity van het ICT-budget | 3% |
Aantal opgelegde boetes door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), inclusief waarde van de boetes; | Er zijn geen boetes opgelegd door de Autoriteit persoonsgegevens. |
We moeten zorgen dat de dienstverlening aan de Leidenaar op orde is. Een goede dienstverlening is niet meer los te zien van een goede ICT-omgeving en digitale kanalen waarmee inwoners contact met de gemeente kunnen opnemen of hun zaken kunnen regelen (zie hiervoor ook programma 1B dienstverlening). Daar zijn een aantal randvoorwaarden bij noodzakelijk. In het afgelopen jaar zijn we hier mee aan de slag gegaan. Een aantal voorbeelden van zaken die zijn opgepakt:
In 2023 is de gehele financiële administratie van Servicepunt71 opgenomen in die van Leiden. Dat is geruisloos en zonder grote knelpunten tot stand gebracht. De planning & control cyclus is in 2023 volgens planning uitgevoerd. De rapportages van de interne en externe accountant zijn op de daarvoor geplande data verschenen en besproken in de Commissie voor de Rekeningen. Deze rapportages gaan over het dagelijks werk van het college, waarover verantwoording wordt afgelegd aan de gemeenteraad. Sluitstuk daarvan zijn de jaarstukken met daarin de rechtmatigheidsverantwoording van het college, met de aanvulling dat Leiden een lerende organisatie wil zijn, die fouten en verbeterpunten in bedrijfsprocessen zelf constateert, oppakt en bewaakt. Hierbij ligt de focus op de rechtmatigheid en getrouwheid van processen met een forse financiële impact. Een toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording is hieronder opgenomen. Voor de rechtmatigheidsverantwoording zelf wordt verwezen naar hoofdstuk 3.7 van deze jaarrekening.
Hieronder wordt ingegaan op:
Toetsing van de rechtmatigheid is met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023 niet meer de verantwoordelijkheid van de externe accountant, maar van het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college). Het college doet voortaan jaarlijks de uitspraak in hoeverre de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De externe accountant geeft naar aanleiding van zijn jaarrekeningcontrole vanaf 2023 alleen maar een oordeel over de getrouwheid en niet meer over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. De externe accountant beoordeelt nog wel of de informatie van het college in de rechtmatigheidsverantwoording juist, toereikend en volledig (getrouw) is. Getrouwheidsfouten tellen mee in het oordeel van de accountant maar worden niet in de rechtmatigheidsverantwoording gerapporteerd.
In het controleprotocol voor de accountantscontrole 2023 (artikel 3c) heeft de gemeenteraad ook aanwijzingen gegeven over zaken waarover de gemeenteraad in het kader van de financiële rechtmatigheid geïnformeerd wil worden in de paragraaf bedrijfsvoering, namelijk:
A. de wijze waarop de rechtmatigheidsverantwoording tot stand is gekomen;
B. nadere toelichtingen op bevindingen die zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording;
C. bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving door bijzondere omstandigheden binnen de gemeente;
D. bevindingen boven de rapporteringsgrens die niet in de rechtmatigheidsverantwoording zelf zijn opgenomen;
E. beheersmaatregelen ten aanzien van geconstateerde fouten en onduidelijkheden (de leer- en verbeterpunten) om dit in de toekomst te voorkomen.
Hieronder volgt een verdere toelichting.
A. Wijze waarop de rechtmatigheidsverantwoording tot stand is gekomen
Het college geeft in de rechtsmatigheidsverantwoording aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen en het voorwaarden-, begrotings- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving, oftewel in overeenstemming zijn met:
B. Nadere toelichting op bevindingen die zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording en beheersingsmaatregelen om dit in de toekomst te voorkomen
Niet van toepassing (geen bevindingen opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording). Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat het college van mening is dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens. Dit houdt dat het totaal van onrechtmatigheden (afwijkingen) lager zijn dan de door de gemeenteraad bepaalde verantwoordingsgrens. Alleen als het totaal van de onrechtmatigheden (afwijkingen) hoger zijn dan de verantwoordingsgrens worden deze opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording en is een nadere toelichting noodzakelijk.
C. Bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving door bijzondere omstandigheden
Niet van toepassing (geen bewuste afwijkingen door bijzondere omstandigheden).
D/E. Bevindingen boven de rapporteringsgrens die niet in de rechtmatigheidsverantwoording zelf zijn opgenomen en beheersingsmaatregelen om dit in de toekomst te voorkomen
De bevindingen boven de rapportagegrens van € 826.500 (die niet in de rechtmatigheids-verantwoording zelf zijn opgenomen) worden toegelicht in deze paragraaf. Hierbij gaat het om bevindingen waarbij het voorwaarden-, begrotings- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium niet zijn nageleefd en zijn hieronder toegelicht.
Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen. De voorwaarden (eisen) zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedrag, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het niet naleven van deze voorwaarden kan ook van invloed zijn op het getrouwe beeld van de jaarrekening. Deze bevindingen maken dan geen onderdeel uit van de rechtmatigheidsverantwoording maar vallen onder de reikwijdte van de accountantscontrole (gericht op de getrouwheid van de jaarrekening).
Er zijn verder geen bevindingen ten aanzien van het voorwaardencriterium.
Begrotingscriterium
Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten, lasten en balansmutaties, moeten tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (de gemeenteraad autoriseert de begroting op programmaniveau). Een overschrijding van lasten ten opzichte van de begroting is altijd onrechtmatig (op basis van artikel 189, lid 3 van de gemeentewet). In artikel 35c, lid 4 van de Financiële verordening 2023 van de gemeente Leiden zijn wel een aantal situaties opgenomen wanneer onrechtmatige overschrijdingen van lasten ten opzichte van de begroting als acceptabel worden aangemerkt.
In 2023 is de Kadernota rechtmatigheid (de commissie BBV geeft via de Kadernota rechtmatigheid haar visie over de invulling van het begrip rechtmatigheid) gewijzigd en is een nadere toelichting gegeven op het begrip begrotingsonrechtmatigheid. Vanaf 2023 kunnen ook onderschrijdingen van lasten of onder- of overschrijdingen van baten onrechtmatig zijn. Dat is het geval als deze niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of niet tijdig aan de gemeenteraad zijn gemeld. In de Financiële verordening 2023 van de gemeente Leiden, in 2023 aangepast op basis van de modelverordening van de VNG, is het begrip tijdig (nog) niet expliciet benoemd. De financiële verordening biedt wel voldoende richtlijnen voor het (tijdig) informeren van de gemeenteraad over afwijkingen van de begroting.
Kort gezegd komt het er op neer dat onderschrijdingen van lasten of onder- of overschrijdingen van baten tijdig (en dus rechtmatig) zijn gemeld als deze zijn toegelicht in één van de producten van de planning-en-controlcyclus van de gemeente Leiden. En daarbij de regels in de financiële verordening en het Normenkader rechtmatigheid 2023 van de gemeente Leiden zijn gevolgd. Met de aanvullende opmerking dat afwijkingen ten opzichte van de laatst gewijzigde begroting dienen te worden gemeld en toereikend te worden toegelicht in de jaarrekening. Besluitvorming over de inzet van ontstane financiële ruimte of het oplossen van tekorten vindt dan plaats bij de eerstvolgende kaderbrief (artikel 7b lid 2 van de financiële verordening).
Dit vraagt om twee beheersingsmaatregelen:
Er zijn verder geen bevindingen ten aanzien van het begrotingscriterium. Er zijn afwijkingen (overschrijdingen) van kredieten (investeringsbudgetten) van € 289.500 maar dit is kleiner dan de rapporteringstolerantie van € 826.500 en hoeft daarom verder niet toegelicht te worden in de paragraaf bedrijfsvoering.
Hieronder is een nadere toelichting op de begrotingsrechtmatigheid opgenomen:
Programma (Bedragen x € 1.000) | Begroting 2023 na wijziging | Realisatie 2023 | Begrotingsafwijking | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Baten | Lasten | Saldo | Baten | Lasten | Saldo | Baten | Lasten | Saldo | |
Programma 1 Bestuur en dienstverlening | 3.247 | -24.796 | -21.548 | 3.446 | -24.321 | -20.875 | 199 | 475 | 674 |
Programma 2 Veiligheid | 1.022 | -15.828 | -14.807 | 843 | -15.569 | -14.726 | -179 | 259 | 80 |
Programma 3 Economie | 1.994 | -12.101 | -10.107 | 2.186 | -11.442 | -9.256 | 192 | 659 | 851 |
Programma 4 Bereikbaarheid | 20.848 | -32.568 | -11.720 | 21.030 | -27.578 | -6.548 | 182 | 4.990 | 5.172 |
Programma 5 Omgevingskwaliteit | 38.138 | -71.468 | -33.330 | 39.379 | -70.247 | -30.868 | 1.241 | 1.221 | 2.462 |
Programma 6 Stedelijke ontwikkeling | 39.979 | -53.915 | -13.936 | 38.484 | -48.576 | -10.092 | -1.495 | 5.339 | 3.844 |
Programma 7 Jeugd en onderwijs | 9.596 | -66.158 | -56.562 | 9.426 | -65.641 | -56.215 | -170 | 517 | 347 |
Programma 8 Cultuur, sport en recreatie | 9.544 | -43.145 | -33.601 | 11.503 | -44.094 | -32.591 | 1.959 | -949 | 1.010 |
Programma 9 Maatschappelijke onderst. | 26.411 | -125.537 | -99.126 | 22.523 | -118.916 | -96.393 | -3.888 | 6.621 | 2.733 |
Programma 10 Werk en inkomen | 75.346 | -133.788 | -58.441 | 76.171 | -130.253 | -54.082 | 825 | 3.535 | 4.360 |
Algemene middelen, onvoorzien, overhead en vpb | 423.254 | -90.881 | 332.373 | 426.363 | -87.573 | 338.790 | 3.109 | 3.308 | 6.417 |
Programma | Is er prake van een begrotingsonrechtmatigheid? | Voldaan aan bepalingen van de financiële verordening? | Totaal onrechtmatig? | Onrechtmatigheden acceptabel of niet acceptabel? | |
|---|---|---|---|---|---|
Acceptabel | Niet acceptabel | ||||
(Bedragen x € 1) | € 949.000 | € 565.500 | € 383.500 | ||
Programma 1 Bestuur en dienstverlening | Lagere (onderschrijding) lasten € 475.000 en hogere (overschrijding) baten € 199.000.De afwijkingen zijn voornamelijk ontstaan binnen beleidsterrein 1A Bestuur en toereikend toegelicht in de jaarrekening (hoofdstuk 2.2.1) | Ja | Rechtmatige afwijking door toereikende toelichting in jaarrekening. | N.v.t. | N.v.t. |
Programma 2 Veiligheid | Lagere (onderschrijding) lasten € 259.000 en lagere (onderschrijding) baten € 179.000. De afwijkingen zijn voornamelijk ontstaan binnen beleidsterrein 2A Veiligheid en toereikend toegelicht in de jaarrekening (hoofdstuk 2.2.2): | ||||
Programma 3 Economie | Lagere (onderschrijding) lasten € 659.000 en lagere (onderschrijding) baten € 192.000. De afwijkingen zijn voornamelijk ontstaan binnen het beleidsterrein 3A ruimte om te ondernemen en toereikend toegelicht in de jaarrekening (hoofdstuk 2.2.3). | ||||
Programma 4 Bereikbaarheid | Lagere (onderschrijding) lasten € 4.990.000 en hogere (overschrijding) baten € 182.000. De afwijkingen zijn voornamelijk ontstaan binnen meerdere beleidsterreinen en toereikend toegelicht in de jaarrekening (hoofdstuk 2.2.4). | ||||
Programma 5 Omgevings-kwaliteit | Lagere (onderschrijding) lasten € 1.221.000 en hogere (overschrijding) baten € 1.241.000. De afwijkingen zijn voornamelijk ontstaan binnen meerdere beleidsterreinen en toereikend toegelicht in de jaarrekening (hoofdstuk 2.2.5). | ||||
Programma 6 Stedelijke ontwikkeling | Lagere (onderschrijding) lasten € 5.339.000 en lagere (onderschrijding) baten € 1.495.000. De afwijking is voornamelijk ontstaan binnen meerdere beleidsterreinen en toereikend toegelicht in de jaarrekenig (hoofdstuk 2.2.6). | ||||
Programma 7 Jeugd en onderwijs | Lagere (onderschrijding) lasten € 517.000 en lagere (onderschrijding) baten € 170.000. De afwijking is voornamelijk ontstaan binnen meerdere beleidsterreinen en toereikend toegelicht in de jaarrekenig (hoofdstuk 2.2.7). | ||||
Programma 9 Maatschappelijke ondersteuning | Lagere (onderschrijding) lasten € 6.621.000 en lagere (onderschrijding) baten € 3.888.000. De afwijking is voornamelijk ontstaan binnen onderstaande beleidsterreinen en toereikend toegelicht in de jaarrekenig (hoofdstuk 2.2.9). | ||||
Programma 8 Cultuur, sport en recreatie | Zie hieronder (na conclusie progrogramma 1 t/m 7, 9, 10 en algemene middelen/ onvoorzien/ overhead/ vpb. | ||||
Programma 10 Werk en inkomen | Lagere (onderschrijding) lasten € 3.535.000 en lagere (onderschrijding) baten € 825.000. De afwijking is voornamelijk ontstaan binnen onderstaande beleidsterreinen en toereikend toegelicht in de jaarrekenig (hoofdstuk 2.2.10). | ||||
Algemene middelen, onvoorzien, overhead en vpb | Lagere (onderschrijding) lasten € 3.308.000 en hogere (overschrijding) baten € 3.109.000. De afwijking is ontstaan binnen onderstaande "beleidsterreinen" en toereikend toegelicht in de jaarrekenig (hoofdstuk 2.2.11 + 2.2.12) | ||||
Conclusie: | Conclusie: Rechtmatig. De overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten zijn conform de financiële verordening in de voortgangsrapportages of in de jaarrekening (> € 250.000) toereikend toegelicht en daarmee tijdig a(en dus rechtmatig) an de raad gemeld . Er kan (mogelijke) sprake zijn van een overschrijding van lasten op een onderliggend beleidsterrein, maar niet op programmaniveau (het niveau waarop de raad de begroting goedkeurd) kan nooit onrechtmatig zijn. | ||||
Programma 8 Cultuur, sport en recreatie | Hogere (overschrijding) lasten € 949.000 en hogere (onderschrijding) baten € 1.959.000. De afwijking is voornamelijk ontstaan binnen onderstaande beleidsterreinen en toereikend toegelicht in de jaarrekenig (hoofdstuk 2.2.8): | Nee | € 949.000 | € 565.500 | € 383.500 |
Misbruik en oneigenlijk gebruik
Niet van toepassing (geen bevindingen).
In 2023 is geen fraude geconstateerd door eigen medewerkers.
Financieel Systeem
Nadat eind 2022 het besluit is genomen om de implementatie van het nieuwe financieel systeem stop te zetten, stond 2023 in het teken van zorgvuldig afhechten van dit besluit en het toewerken naar een nieuwe aanbesteding. Hiervoor heeft een marktconsultatie plaatsgevonden en is de aanbesteding en gunning in 2024 voorbereid.
Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet onderzoekt het college periodiek de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur en deelt de resultaten hiervan met uw raad. Conform artikel 37 van de financiële verordening rapporteren wij hierover in de paragraaf bedrijfsvoering. In 2023 waren de onderstaande doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken uitgevoerd:
Programma | Besluit | Titel | Toelichting |
|---|---|---|---|
2 | Evaluatie Leidens Ontzet 2022 | Op 15 februari 2023 is de raad geïnformeerd over de uitkomsten van de evaluatie van het viering van Leidens ontzet in 2022. | |
6 | Evaluatie en vervolg samenwerking Warmte Leidse Regio | In februari 2023 is er een externe evaluatie uitgevoerd. Hieruit bleek dat deze samenwerking een toegevoegde waarde heeft voor de samenwerkende gemeenten. Eind 2023 is een nieuwe samenwerkingsovereenkomst opgesteld en besproken in de raad. Deze is vastgesteld voor de periode van 2024 tot 2027. | |
8 | Evaluatie Cultuurfonds Leiden | Op 8 mei 2023 is de raad geïnformeerd over de uitkomsten van de evaluatie van het Cultuurfonds Leiden. | |
10 | Minima-effectrapportage gemeente Leiden | Nibud heeft onderzoek gedaan naar de effecten van landelijke en lokale regelingen op de inkomenspositie van inwoners met een laag inkomen. De resultaten zijn omschreven in een Minima Effect Rapportage. Deze rapportage is op 7 juni 2023 met een collegebrief naar de raad gestuurd. en als input meegenomen bij het beleidsplan Armoede 2024-2026. | |
10 | Evaluatie Beleidsplan Werk en Participatie 2019-2023 | Op 19 december 2023 is de raad via een collegebrief geïnformeerd over de uitkomsten van de evaluatie van het Beleidsplan Werk en Participatie. |
De Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp voert jaarlijks een of meer onderzoeken uit. In de Jaarstukken geven wij een stand van zaken van de aanbevelingen uit de rapporten van de afgelopen drie kalenderjaren. Deze informatie vindt u in de bijlage ‘Opvolging aanbevelingen Rekenkamercommissie’.
Eind 2022 heeft Leiden het ‘Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) 2022-2025’ ondertekend (BW 22.0397). Dit manifest kent de volgende thema’s: Circulair, Klimaat (CO2 reductie), Internationale sociale voorwaarden (Ketenverantwoordelijkheid), Diversiteit & Inclusie, Social Return on Investment (SROI)en Milieu (biodiversiteit). Met de inzet op de door ons gekozen thema’s: CO2-reductie, Circulair en Social Return On Investment (SROI), dragen we bij om via opdrachtgeverschap en inkopen de maatschappelijke ambities uit het eerder vastgestelde MVI-Actieplan 2.0 (BW 22.0105) verder te realiseren.
In 2023 hebben we gericht invulling gegeven aan de omschreven MVOI-doelen in dit MVI-Actieplan 2.0. Dit gebeurde op verschillende manieren, bijvoorbeeld:
In maart 2023 is het jaarplan Juridische kwaliteitszorg 2023 vastgesteld. Hierin staan diverse speerpunten waaraan we het afgelopen jaar gewerkt hebben. Een aantal voorbeelden: