Jaarstukken 2019

Bedrijfsvoering

Toekomstbestendige bedrijfsvoering


In 2019 heeft Leiden in samenwerking met Servicepunt71 de ontwikkelagenda toekomstgerichte bedrijfsvoering opgesteld. De basis voor deze agenda is de nieuwe visie op bedrijfsvoering:

Bedrijfsvoering benaderen we integraal. We maken deel uit van de regio en harmoniseren zoveel mogelijk met onze partnergemeenten om Servicepunt71 daar goed op aan te kunnen laten sluiten. Hierbij hebben we oog voor de drie verschillende rollen van bedrijfsvoering; de adviserende, de faciliterende en de kaderstellende rol. Daarbij besteden we aandacht aan een goed samenspel tussen die rollen.

Verder bevat de agenda een visie op de verschillende rollen in de bedrijfsvoering en een overzicht van alle bedrijfsvoeringsprojecten. Deze agenda is een levend sturingsinstrument en gebruiken we om de toegevoegde waarde van de bedrijfsvoering verder te vergroten. De inzichten uit dit traject hebben ertoe geleid dat verder is gewerkt aan de volgende thema’s:

Nieuwe werkwijze
Nieuwe bedrijfsvoeringsprojecten worden pas gestart nadat er een verkenning is uitgevoerd waarin onder andere een goede impactanalyse staat opgenomen. Op basis van de verkenning wordt bepaald of de opgave überhaupt moet worden opgepakt en zo ja, wanneer. Door deze werkwijze wordt het mogelijk om meer toekomstgericht te plannen, een goed overzicht van alle lopende projecten te hebben en te kunnen prioriteren binnen de bedrijfsvoeringsopgaven.

Goede gesprek met opgavetrekkers
In het beleidsakkoord is afgesproken dat de bedrijfsvoering beter mee moet bewegen met de maatschappelijke opgaven. Veel maatschappelijke opgaven hebben immers ook implicaties voor de bedrijfsvoering. Het credo hierbij is: ‘bedrijfsvoering maakt mogelijk’.

Basis op orde
In het traject zijn we tot de conclusie gekomen dat er veel behoefte is om de bedrijfsvoering meer toekomstgericht in te zetten maar dat dat vaak lastig is als ‘de basis niet op orde is’. Er wordt daarom ook stevig ingezet op het verbeteren van de basis in de bedrijfsvoering, zodat er meer ruimte komt voor het organiseren richting de toekomst.

Deze agenda kan alleen succesvol worden uitgevoerd als we hierin samen werken met Servicepunt71. We gaan hier ook in 2020 actief mee aan de slag.

Ontwikkelingen Servicepunt71

In 2019 heeft Servicepunt71 de koers die eerder is ingeslagen doorgezet. Servicepunt71 ontwikkelt zich tot de bedrijfsvoeringsafdeling van de gemeente, actief inspelend op en rekening houdend met de regionale en lokale wensen van onze partners. De hernieuwde oriëntatie op samenwerking, op basis van collegialiteit en partnerschap, biedt veel kansen, maar brengt ook uitdagingen met zich mee. Het aanbieden van de reguliere dienstverlening, in combinatie met het vernieuwen en ontwikkelen van de organisatie en dienstverlening vraagt veel van Servicepunt71. Dit heeft ertoe geleid dat in 2019 resultaten en financiën onder druk zijn komen te staan. Met het actieplan Beheersbare Bedrijfsvoering zorgt Servicepunt71 ervoor ‘in control’ te blijven. Dit actieplan loopt door in 2020.

Servicepunt71 ziet dat de vraag van gemeenten op het gebied van de bedrijfsvoering wijzigt. Er is behoefte aan meer flexibiliteit in de inzet die Servicepunt71 pleegt. En in de werkwijzen die Servicepunt71 hanteert is op onderdelen meer gebruikersgemak en een meer persoonlijke aanpak gewenst.
Afgelopen jaar zijn in samenspraak met de deelnemende gemeenten de contouren van een bijgesteld dienstverleningsconcept ontwikkeld. Ook is een uitvoeringsagenda voor 2020 opgesteld om hieraan invulling te geven.

Informatievoorziening
In 2019 is de dienstverlening door Servicepunt71 uitgebreid. Als resultaat van het programma VRIS is medio 2019 de regionale organisatie van informatievoorziening gestart. De taken van de gemeenten op het gebied van o.a. informatiemanagement en projectmanagement zijn regionaal ondergebracht per 1 juli 2019 en de voorbereidingen voor de overdracht van taken m.b.t. (applicatie, functioneel en gegevens) beheer zijn uitgevoerd, resulterend in de overdracht van deze taken, medewerkers en budgetten aan Servicepunt71 per 1 januari 2020. Hiermee is in 2019 de ontwikkeling van de regionale samenwerking op informatievoorziening gestart.

Om innovatie en digitalisering mogelijk te maken en effectief te laten worden, is in 2019 ook gestart met de vernieuwing van de applicatie-omgeving en met de vernieuwing naar een toekomstbestendige digitale werkomgeving. Een majeur onderdeel hierin is geweest om de ontsluiting van applicaties en data over te dragen aan een extern data center. Beide vernieuwingen lopen door tot in 2020.

In 2019 is eveneens gestart met het werken aan een toekomstbestendige architectuur door aan te sluiten op de landelijke beweging Common Ground. Die is gericht op het realiseren van een nieuwe, moderne, gezamenlijke informatievoorziening voor het uitwisselen van gegevens om zo snel en flexibel te vernieuwen, te voldoen aan privacywetgeving en efficiënt om te gaan met data. Uiteindelijk doel is de verbetering van de gemeentelijke dienstverlening.

Het informatiebeveiligingsbeleid is het kader voor passende technische en organisatorische maatregelen om gemeentelijke informatie te beschermen en te waarborgen dat de gemeente voldoet aan relevante wet en regelgeving. Dit beleid is in 2019 geactualiseerd en is begin 2020 vastgesteld. Daarmee is conform de landelijke richtlijn Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) richting gegeven aan zowel de inhoudelijke (veilige producten en diensten) als de procesgerichte benadering (wettelijke ENSIA verantwoording, aansluiten via PDCA bij de gemeentelijke P&C cyclus) van informatiebeveiliging.

In 2019 is het regionale Informatiebeveiliging & Privacy-team (IB&P) met onder andere de beveiligingsexperts (ISO’s) gerealiseerd om professionele begeleiding, ondersteuning en advies op het gebied van informatiebeveiliging (BIO) en privacy (AVG) te leveren. Door de samenwerking met de Informatiemanagers van Servicepunt71 worden de AVG-beginselen geborgd bij analyse van werkprocessen en aanschaf van applicaties. Het streven om in een volgende fase van teamvolwassenheid te komen is gerealiseerd:

  • De verantwoording en rapportage verloopt via de P&C producten; de wijze van rapporteren is in ontwikkeling en krijgt in 2020 een vervolg;
  • Er zijn in 2019 diverse adviezen uitgebracht en risico-analyses (DPIA’s) uitgevoerd; specifiek voor Leiden en ook in regionaal verband;
  • Gemeente Leiden is in staat om gevolg te geven aan verzoeken van betrokkenen (inwoners, medewerkers) die gebruik willen maken van hun AVG-rechten;

Om veilig gedrag van medewerkers te bewerkstelligen is nadruk gelegd op het vergroten van het informatiebeveiliging- en privacy bewustzijn door trainingen en afdelingssessies. De gemeente opereert op een basis volwassenheidniveau wat betreft implementatie van de BIO en de AVG. Doorontwikkeling is nodig en is een continu proces dat in regionaal verband uitvoering krijgt.

Indicatoren

Aanwezige informatie

Aantal datalekken gerelateerd aan ICT;

Datalekken ICT gerelateerd: 0
Datalekken overig, voornamelijk menselijk falen: 28

Waarvan meldplichtig aan AP: 20

Gemeld aan betrokkenen: 13

Het aantal geregistreerde datalekken vertoont een stijging t.o.v. 2018 (20). Evenals voorgaande jaren betreffen de incidenten voornamelijk fouten in het menselijk handelen. De stijging schrijven we toe aan het gestegen kennisniveau m.b.t. de AVG/bescherming van persoonsgegevens, de toegenomen alertheid op gemaakte fouten en de goede meldingsbereidheid van de medewerkers. Dit heeft per saldo geleid tot een stijging. Op langere termijn wordt een daling van het aantal incidenten verwacht.

Aantal IT Beveiligingsincidenten en inbreuken in ICT-systemen;

In 2019 zijn 9 beveiligingsincidenten geregistreerd. Deze zijn in een enkel geval toe te wijzen aan een poging om ongeoorloofd toegang tot het netwerk te krijgen, maar veelal te wijten aan menselijk falen. De implementatie van technische maatregelen heeft het inzicht in kwetsbaarheden vergroot, deze zijn niet als incidenten geregistreerd, maar als serviceverzoek om direct op te lossen in de systemen.

Aantal oude legacy ICT-systemen;

0, de systemen zijn in 2019 verhuisd naar OpenLine.

Investeringspercentage in cybersecurity van het ICT-budget

Het is budgettair nog niet inzichtelijk welk percentage van de ICT voor rekening komt van cybersecurity maatregelen. N.a.v. het rekenkameronderzoek is in 2019 geïnvesteerd in kwalitatief hoogwaardige security maatregelen zoals een monitoring dienst, firewall beheer en een dienst waarmee we periodiek de kwetsbaarheden in kaart brengen, zodat deze snel kunnen worden opgelost.

Aantal opgelegde boetes door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), inclusief waarde van de boetes;

0

Bedrijfsvoeringsopgaven

In Control

Speerpunten voor 2019 op het gebied van planning en control waren:

  1. De verbetering van de afspraken met de externe accountant teneinde de doorlooptijd korter en de kwaliteit van de jaarrekeningcontrole te verbeteren. Aan de voorkant waren heldere afspraken met de accountant gemaakt, is het interne plan van aanpak conform uitgevoerd, en is met de Commissie voor de Rekeningen consequent gedeeld wat de voortgang was. Dat alles heeft niet kunnen voorkomen dat de accountantsverklaring wederom zeer laat verscheen, en door een aantal, gezien het tijdstip niet meer herstelbare, fouten, een verklaring met beperking op rechtmatigheid was (goedkeurend op getrouwheid).
  2. Het uitbouwen van het zogenaamde taks control framework (beheersing van de belastingprocessen). In samenwerking met Servicepunt71 is een stelsel van beheersmaatregelen ingesteld en ten uitvoer gebracht, waardoor gesteld kan worden dat de belangrijkste fiscale processen op het gebeide van vennootschapsbelasting, btw en loonheffing op orde zijn. Dit blijkt ook uit de uitkomst van het onderzoek van de belastingdienst naar de loonheffing en btw over de jaren 2013-2017. In februari 2020 is het rapport hierover verschenen. Daaruit blijkt dat de gemeente Leiden over deze jaren zich goed aan de regels van deze wetten heeft gehouden.
  3. In 2019 is verder gewerkt aan het verbeteren en automatiseren van het proces van inkoop tot betalen. De invoering daarvan is nog niet afgerond. O.a. bij de onderdelen Projectbureau en Beheer wordt nog gekeken naar optimalisaties. We verwachten dat het gebruik van deze software bijdraagt aan een verbetering van de beheersing van het inkoopproces.

Een belangrijke ontwikkeling die we in 2019 hebben ingezet is het beoordelen van de mogelijkheden voor digitalisering van de interne controle. De verwachting is dat binnen 10 jaar de belangrijkste financiële processen geautomatiseerd zullen zijn. Door robotisering en artificial intelligence zullen processen wezenlijk anders zijn ingericht. Dit maakt de weg vrij om ook anders de audits uit te voeren: geen intensieve handmatige steekproeven meer, maar data-analyses. In 2019 en 2020 zijn en worden een aantal pilots uitgevoerd om het gebied van de digitale audit te verkennen en kennis op te bouwen, daar waar mogelijk gezamenlijk met andere gemeenten. Zo is er in 2019 o.a. gekeken naar mogelijkheden op het gebied van de opbrengsten parkeervergunningen, en de subsidie-uitgaven. Dat gaf bemoedigende resultaten.

Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken

Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet onderzoekt het college periodiek de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur en deelt de resultaten hiervan met uw raad. Conform artikel 37 van de financiële verordening rapporteren wij hierover in de paragraaf bedrijfsvoering van de programmabegroting en jaarstukken. In 2019 zijn de onderstaande onderzoeken uitgevoerd die kwalificeren als doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek:

Pr.

Onderwerp

Conclusies op hoofdlijnen (max 60 woorden)

Besluit

2/8

Evenementenbeleid Leiden 2013-2018

Het gaat goed met evenementen in Leiden. Organisatoren en bewoners weten elkaar de laatste jaren, mede door tussenkomst van de evenementencoördinator, steeds beter te vinden al blijft er ruimte voor verbetering. Om zowel leefbaarheid en levendigheid de komende jaren te waarborgen, zal beleid moeten worden gemaakt voor terugdringen van (geluids)overlast op een aantal specifieke locaties en minder overleg en regelgeving vanuit de gemeente, om evenementen ook in de toekomst rendabel te houden.

BW19.0356

9-7-2019

5

Beheerplanevaluatie Oostvlietpolder 2013-2018

Het aantal broedparen weidevolgels is achteruit gegaan door de ongunstige uitgangspositie voor weidevogels in de Oostvlietpolder en verstoring door andere doelstellingen op landschap en recreatie. Het aantal weidevogels neemt landelijk af en de afgelopen jaren zijn er veel werkzaamheden in het gebied geweest. Ook is het beheer niet optimaal opgevoerd. Voorstellen voor verbeteringen van beheer staan in het nieuwe beheerplan.

BW19.0386

30-7-2019

5

Samen aan de Slag rapportage 2016-2018

De huidige ‘kleine’ initiatieven gaan uit van vertrouwen. Dit vereist ook dat het contact ‘warm’ en laagdrempelig blijft. Hierbij moet gemeente ook accepteren dat het mis kan gaan Bewoners kunnen door omstandigheden geen tijd hebben om te ‘tuinieren’ of er na enige tijd simpelweg geen zin meer in hebben. Daarnaast blijkt dat het vaak lonender om straten in een keer aan te pakken, dan om vele malen in een straat terug te keren om weer een enkele geveltuin aan te leggen.

BW19.0184

23-4-2019

8

Evaluatie sportnota ‘Verleiden tot bewegen’

Het primaire doel van de sportnota is gehaald: meer Leidenaren zijn gaan sporten en bewegen (71% in 2017 ten opzichte van 66% in 2011). Op de vraag of 75% van de Leidenaren maandelijks sport is geen sluitend antwoord te geven; 71% van de Leidenaren maandelijks sport, maar daarbij zijn jongeren niet meegerekend. Uit de laatste jongerenpeiling (2013) blijkt dat 79% van de 12- tot 17-jarigen wekelijks sportte. Het ligt voor de hand dat het percentage jongeren dat maandelijks sport hoger is en daarmee het tweede doel ook gehaald is.

BW19.0180

16-04-2019

9

Evaluatie deelverordening subsidieregeling participatie en ontmoeting

De regeling zorgt voor participatie, ontmoeting en sociale samenhang in de Leidse samenleving. Subsidieaanvragers zijn positief en over het algemeen tevreden over het contact met de gemeente en de wijze van faciliteren ervan. Jaarlijks worden er ongeveer 100 aanvragen gesubsidieerd. Het budget wordt jaarlijks volledig benut, echter worden daaruit ook andere incidentele initiatieven en structurele posten gesubsidieerd.

BW19.0349

9-7-2019

9

Evaluatie middelen mantelzorg

Uit de evaluatie blijkt dat de ondersteuning voor mantelzorgers in Leiden zeer wordt gewaardeerd. Een aantal zaken valt in positieve zin op, zoals het beter vinden, bereiken en waarderen van mantelzorgers.

BW19.0588

26-11-2019

10

Beleidsevaluatie Participatiewet 2019

Leiden staat er 4 jaar na implementatie goed voor. Het gaat economisch goed en de werkloosheid en aantal bijstandsgerechtigden zijn gedaald . Hoewel op delen van de arbeidsmarkt krapte heerst, weten bepaalde (kwetsbare) groepen moeilijker de weg naar werk te vinden. Mensen in de bijstand zijn gemiddeld steeds ouder en laagopgeleid. De problematiek en complexiteit van de doelgroep neemt toe.

BW19.0351

9-7-2019

10

Tussenevaluatie Beleidsplan Schuldhulpverlening, Pilot Debt to no Debt en project Vroegsignalering schulden.

Evaluatie van beleidsplan schuldhulpverlening, Pilot Debt to no debt en project Vroegsignalering schulden. Uit de evaluaties blijkt dat jongeren baat hebben bij de aanpak die zich richt op preventie en vroegsignalering. Op basis van de evaluaties heeft de raad besloten om de projecten te verlengen, met aanpassing op een aantal punten. De belangrijkste wijziging betreft aanpassing van de aflossingstermijn van 15 naar 3 jaar, overeenkomstig de reguliere schuldhulpverlening.

BW19.0310

18-6-2019

AD

Onderzoek financiële gezondheid gemeente Leiden

Uit het onderzoek door Deloitte (gemaakt vóór het uitbreken van de coronapandemie) blijkt dat het risicomanagement in opzet toereikend is, de beschikbare weerstandscapaciteit voorzichtig wordt bepaald en dat op het renterisico solide wordt geanticipeerd. De financiële positie is op dit moment solide in vergelijking tot landelijke normen, landelijke gemiddelden en vergelijkbare gemeenten.

Collegebrief

BW19.0284

5-6-2019

Huisvesting 
Na een lange periode van voorbereiding is eind 2019 de ambtelijke herhuisvestingsopgave voor iedereen zichtbaar geworden. De organisatie heeft een aantal verdiepingen van gebouw LEVEL in gebruik genomen én de renovatie van het stadhuis is van start gegaan. De huisvestingsopgave beoogt open, veilige en toegankelijke dienstverlening voor de burger te realiseren, met efficiënt en flexibel ruimtegebruik door een nieuwe manier van werken. De gemeentelijke ambitie daarbij is om kwaliteitsverbetering te realiseren onder gelijke huisvestingslasten, op een zo duurzaam mogelijke wijze.

Ons monumentale stadhuis wordt in de periode 2019 - 2021 gerenoveerd en omgevormd tot flexibel kantoor annex bestuurscentrum.;

Voor het realiseren van de herhuisvesting is een tweetal samenhangende projecten ingericht:

■ Fysiek: gericht op het gebruik gereed opleveren (‘plug & play’) van het stadhuis en aanvullende huisvesting LEVEL;

■ Niet-fysiek: gericht op het implementeren van de bijbehorende integraal samenwerkende, flexibele, digitale/ papierloze manier van werken, kortweg ‘het Leidse Werken’.

Facilitaire dienstverlening 
Doel van de facilitaire dienstverlening is de ontzorging van het primaire proces van de gemeente. Dat gebeurt op een professionele, duurzame, innovatieve manier, door gebruik te maken van moderne ICT-middelen en door zoveel mogelijk medewerkers in te zetten die een afstand hebben tot de arbeidsmarkt (Social return on investment, SROI). DZB is een belangrijke partner bij de levering van facilitaire diensten. Soms is DZB zelf (intern) contractpartij, meestal werken DZB-medewerkers op ons verzoek mee met externe leveranciers, bij voorkeur in dienstverband.

De facilitaire dienstverlening kwam in 2019 steeds meer in het teken te staan van de gastvrijheid (‘hospitallity’). Bestuurders en medewerkers behoren zich thuis te voelen in de gemeentelijke panden, dat werkt het beste. Dit uitgangspunt is gekozen bij de herinrichting van de huisvesting, maar ook bij de ontwikkeling van de andere facilitaire diensten zoals catering, beveiliging, schoonmaak. De facilitaire dienstverlening voor Leiden wordt verzorgd door Servicepunt71. Servicepunt71 sluit aan bij de duurzaamheidsagenda’s van haar partners. Afval wordt gescheiden ingezameld en aangeboden. De hoeveelheid afval wordt zoveel mogelijk gereduceerd.

Juridische zaken
In 2019 lag de focus op het verbeteren van de juridische processen. Zo is een start gemaakt met de optimalisering van de behandeling van Wob-verzoeken en is dit proces beschreven. Ook is het proces van de afhandeling van bezwaarschriften geoptimaliseerd. Eind 2019 is de nieuwe APV vastgesteld. De ontwikkeling van een systeem van juridische kwaliteitszorg om de juridische kwaliteit van de gemeentelijke diensten te vergroten en de juridische risico’s adequaat te kunnen beheersen is in 2019 gestart.

De totale advocaatkosten bedroegen in 2019 917.000. Dit is een stijging ten opzichte van 2018 met 30%. Belangrijkste oorzaak voor de stijging zijn de juridische kosten die gemoeid zijn met een aantal grote juridische dossiers in het kader van de FIOD-zaak, planschadeprocedures en juridische kosten in verband met de warmterotonde. Sommige van deze kosten zijn onvermijdelijk, andere kosten worden noodzakelijk geacht om grotere schade te voorkomen.

In 2019 zijn 809 bezwaarschriften binnengekomen. Dit aantal is opgebouwd uit 424 bezwaarschriften omtrent algemene zaken (2018: 412) en 353 bezwaarschriften in het sociale domein (2018: 363).

In 2019 zijn door het college twee juridische procedures gestart, te weten een procedure omtrent de uitleg van verzekeringsvoorwaarden en een procedure ten aanzien van een beslissing van de rechter-commissaris in het FIOD-dossier.

Datagedreven werken
In maart 2019 is de visie en strategie op datagedreven werken vastgesteld door het directieteam. Door slim gebruik te maken van data ontstaan nieuwe inzichten en kunnen beleidsvraagstukken en uitvoerende-/sturingsvraagstukken effectiever en efficiënter worden aangepakt. In 2019 hebben we o.a. de samenwerking met het CBS, in het Urban Data Center Leiden071, gecontinueerd en zijn er verschillende dataprojecten uitgevoerd (o.a. inwonersprofielen, armoedemonitor, verhuisbewegingen). Daarnaast hebben we succesvol geëxperimenteerd met verschillende Business Intelligence projecten met een nieuwe tool, Power BI (o.a. audit parkeervergunningen, sturingsdashboard KCC). Ook hebben we in samenwerking met Servicepunt71 verkend welke randvoorwaarden nodig zijn om het datagedreven werken beter te kunnen borgen in onze organisatie. In 2020 zullen deze activiteiten worden vervolgd.

HRM
Om een wendbare en slagvaardige organisatie te worden zetten we op HRM-gebied onder meer in op vitaliteit en (preventieve) mobiliteit. In co-creatie met onze regionale partners, OR en vakbonden is afgelopen jaar gewerkt aan plannen om de vitaliteit en mobiliteit binnen onze organisatie een ‘boost’ te geven. Deze plannen worden (naar verwachting) begin 2020 vastgesteld en vervolgens onder projectleiderschap van SP71 gerealiseerd.

Daarnaast hebben we in 2019 ingezet op opleiding en ontwikkeling van zowel medewerkers als leidinggevenden. Het aanbod aan trainingen was groot en divers.
De belangrijkste resultaten waren:

  • een persoonlijk leiderschapstraject voor het in positie brengen en ontwikkelen van de Seniors, zodat zij leidinggevenden nu beter kunnen ondersteunen, een duidelijke taak en rolverdeling hebben naar het team en over verandervaardigheden beschikken. Dit traject wordt in 2020 doorgetrokken naar de managers;
  • vaardigheden en competentie trainingen voor medewerkers ten aanzien van flexwerken (in het kader van het Leidse Werken en de verhuizing naar Level);
  • maatwerktrainingen rondom belangrijke ontwikkelingen die op de gemeente afkomen (procesgericht en lean werken, de omgevingswet, data gestuurd werken, teamtrainingen en intervisie rondom effectievere samenwerking).

Het ziekteverzuim binnen onze organisatie is al enkele jaren hoger dan wij nastreven. Daarom zijn er in 2019 een aantal acties opgestart. Bij het cluster met het hoogste ziekteverzuim, cluster Beheer, zijn initiatieven in gang gezet om de vitaliteit te verbeteren en het hoge ziekteverzuim terug te dringen. Daarnaast is de Risico inventarisatie & Evaluatie (RI&E) uitgevoerd. Een belangrijk verbeterpunt uit de RI&E waar we als eerste mee aan de slag zijn gegaan is het versterken van de arbo-organisatie, onder meer door het instellen van een arboteam en het aanstellen van preventiemedewerkers. We hopen dat het ziekteverzuim met deze maatregelen een dalende trend zal laten zien, zeker als we in 2020 ook starten met het organisatiebrede vitaliteitsproject.

Daarnaast heeft afgelopen jaar een traject voor strategische personeelsplanning (SPP) plaatsgevonden om inzicht te krijgen in het huidige en toekomstig gewenste personeelsbestand. Daardoor hebben we nu beter zicht op wat nodig is bij het ontwikkelen of aantrekken van medewerkers om onze ambitie te realiseren. Het aantrekken van goede medewerkers is een behoorlijke uitdaging in de sterk concurrerende arbeidsmarkt. In 2019 is daarom gestart met het verbeteren van onze werving via digitale kanalen, bijvoorbeeld door het verbeteren van de website. Via o.a. LinkedIn, een goede campagne & website en gebruik makend van onze eigen netwerken, zijn dit jaar elf goede jonge talenten binnen gehaald voor onze Ontwikkelpool. De belangrijkste verbetering volgt echter nog: er is afgelopen jaar een projectplan arbeidsmarktstrategie opgesteld met als doel om onze zichtbaarheid te vergroten en meer/ betere kandidaten aan te trekken voor de gehele regio. Dit plan zal in 2020 worden gerealiseerd.

Tot slot is in 2019 het nodige werk verzet om onze organisatie klaar te maken voor de Wet Normalisering Rechtpositie Ambtenaren (WNRA), die op 1 januari 2020 in werking is getreden.

HRM Kengetallen

Ziekteverzuim

 

2018

2019

Ziekteverzuimpercentage

6,1%

6,1%

Het 3e ziektejaar is buiten beschouwing gelaten (volgens definitie gemeentelijke benchmark)

Het streven om het ziekteverzuim omlaag te brengen naar 5,6% (gebaseerd op de personeelsmonitor A&O-fonds 2018) is niet gerealiseerd. Wel is het verzuimpercentage gestabiliseerd ten opzichte van 2018. Zoals eerder vermeld zijn er diverse maatregelen in gang gezet om dit percentage omlaag te brengen.

Bezetting 31/12/2019

Contractvorm

2018

2019

Aantal

Fte

Aantal

Fte

Vast

1308

1198,81

1382

1264,39

Tijdelijk

88

78,83

72

60,24

Tijdelijk proef

56

53,13

49

45,33

Oproepkracht

5

0,48

2

0,19

Totaal

1457

1331,25

1505

1370,16

Geslacht

2018

2019

Aantal

Percentage

Aantal

Percentage

Man

752

52%

774

51%

Vrouw

706

48%

731

49%

Totaal

1457

100%

1505

100%

De bezetting is met bijna 40 fte gegroeid ten opzichte van 2018. Deze uitbreiding is te verklaren door het omzetten van externe inhuur naar interne medewerkers en uitbreiding van taken.

Van de totale bezetting heeft 8% geen vaste aanstelling. Dit is redelijk in lijn met het landelijk gemiddelde, namelijk 7% (bron: personeelsmonitor A&O-fonds 2018).

Mobiliteit

 

In dienst

Uit dienst

Leeftijd

Aantal

Percentage

Aantal

Percentage

35 jaar of jonger

88

47,5%

39

21,7%

36 – 59 jaar

88

47,5%

106

58,9%

60 jaar en ouder

9

5%

35

19,4%

Totaal

185

100%

180

100%

Soort vacature

2018

2019

Flexature

191

194

Het percentage in- en uitstroom bij onze organisatie ligt rond de 12%, een ‘gezond’ percentage. Dit ligt iets hoger dan het landelijk gemiddelde, waarbij de in- en uitstroom respectievelijk 11 en 8% bedragen (bron: personeelsmonitor A&O-fonds 2018). We hebben ons ten doel gesteld om de 50% van de instroom te laten bestaan uit medewerkers van 35 jaar of jonger. Met 47,5% zijn we goed op weg en uit de tabel is op te maken dat de leeftijd van de medewerkers die instromen behoorlijk lager ligt dan van de medewerkers die uitstromen. Daardoor is de gemiddelde leeftijd van onze organisatie aan het dalen.

Stages

 

2018

2019

Soort

Overig

MBO

HBO

WO

Totaal

Overig

MBO

HBO

WO

Totaal

Onbetaald

18

6

0

1

25

13

3

1

2

19

Betaald

0

16

41

28

85

0

17

44

34

95

Stage nieuw stijl

7

0

2

10

19

5

0

5

9

19

Totaal

25

22

43

39

129

18

20

50

45

133

Met 133 stages hebben we ons streefgetal van 120 op jaarbasis ruimschoots behaald. Het aantal stagiaires als percentage van de bezetting ligt op 8,8%. Dit ligt hoger dan het landelijk gemiddelde van 6% (bron: personeelsmonitor A&O-fonds 2018). Wel hebben we geconstateerd dat het aantal stages voor praktisch opgeleiden achter blijft. Dit is deels te verklaren doordat er sprake lijkt te zijn van ‘concurrentie’ tussen verschillende initiatieven om praktisch opgeleiden op/ naar de arbeidsmarkt te begeleiden (waaronder ook participatiebanen). We zijn als gemeente behoorlijk ambitieus op verschillende fronten en alles vraagt om plekken en begeleiding. Toch zien we dit als aandachtspunt.

Participatiebanen.

* Het aantal over 2018 is gecorrigeerd ten opzichte van de jaarrekening 2018.

 

2018

2019

Streefgetal

+ 13,8

 

Aantal fte nieuwe plaatsingen

5,86

4

Fte op 31/12

47,42 *

51,42

Analyse salarislasten en inhuur jaarrekening 2019.

Deze analyse heeft betrekking op budgetten met alle uitgaven en inkomsten op het gebied van salarislasten en inhuur van de gemeentelijke teams en instellingen en voor dit onderdeel bestemde programmabudgetten.

Deze analyse is exclusief gegevens van DZB. Deze zijn in zijn geheel opgenomen onder programma 10 ‘Werk en Inkomen’.

 

Totaal budget

Totaal uitgaven/
inkomsten

Vrije ruimte

Percentage inhuur

GEMEENTEBREED TOTAAL

    

salarislasten

86.828.189

86.894.749

-66.560

 

interne inhuur

633.926

3.102.128

-2.468.202

 

externe inhuur

16.529.211

22.351.698

-5.822.487

 

budgetten ter dekking salarislasten en inhuur

5.592.851

-890.105

6.482.956

 

inkomsten ter dekking salarislasten en inhuur

-16.755.989

-18.723.859

1.967.870

 
 

92.828.188

92.734.611

93.577

20,4%

Resultaat

Het resultaat van de analyse salarislasten en inhuur in 2019 is positief 93.577.

Per september 2019 is de CAO 2019-2020 voor de gemeenteambtenaren vastgesteld. In de salarisbegroting was wel voor een deel rekening gehouden met de nieuwe CAO, maar het geraamde bedrag was onvoldoende om de meerkosten van 778.508 (loonsverhoging, eenmalige uitkering en tegemoetkoming ziektekosten) als gevolg van de CAO te kunnen dekken. De prognose gaf een negatief resultaat van 526.724. Omdat dit als effect van de CAO kon worden beschouwd is bij de bestuursrapportage 500.000 budget toegevoegd. Met deze correctie is dus de constatering dat de kosten worden gedekt door budgetten of extra inkomsten. Uiteindelijk is het resultaat circa 90.000 (0,09% van het budget) positiever dan bij de prognose werd verwacht.

Inhuur

De interne inhuur betreft alle inhuur van medewerkers van andere teams en van medewerkers van de vier gemeenten en het Servicepunt. Deze inhuur gebeurt in de vorm van flexatures en andere tijdelijke inhuur. Daarnaast wordt hierbij ook inhuur van andere overheidsinstellingen meegerekend.

Het onderscheid interne en externe inhuur wordt gemaakt omdat de overheid alleen inhuur van private organisaties met winstoogmerk meetelt met het percentage inhuur. Het percentage inhuur is de externe inhuur in verhouding tot de beschikbare budgetten voor salarislasten én inhuur.

In totaal wordt 20,4% van het beschikbare budget gebruikt voor externe inhuur. De personeelsmonitor 2018 van het A & O fonds gemeenten meldt voor 100.000+ gemeenten een percentage van 21%. In 2018 was bij de gemeente Leiden het realisatiepercentage 21,5% De huidige daling voor 2019 is deels het gevolg van een concreet plan bij het projectbureau om inhuur om te zetten in vaste aanstellingen. (Nb. In de begroting 2019 is voor externe inhuur een streefpercentage opgenomen van 17%. Hier is het percentage uit de Personeelsmonitor genomen op basis van alle gemeenten. Het is echter gebruikelijk (en realistischer) dat we hiervoor het percentage voor de 100.000+ gemeenten als streefcijfers hanteren, zijnde 20% over 2017).

Voor de vele – vaak eenmalige – activiteiten en projecten in de stad huren we meer in dan begroot. Daar staat tegenover dat deze kosten voor het grootste deel worden gedekt binnen het betreffende project.