Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering is ondergebracht bij Servicepunt71. In verband daarmee ontvangt u het Jaarverslag en de Jaarrekening 2017 van Servicepunt71. Wij verwijzen u naar die documenten voor een verslaglegging en verantwoording van de uitvoering van die taak. In deze paragraaf gaan wij, te aanvulling daarop, in op elementen van de bedrijfsvoering die typisch Leids zijn en die in dit kader een toelichting behoeven: Ambtelijke herhuisvesting, HRM (Ontwikkelpool en gezondheid en ziekteverzuyim), informatievoorziening en het programma VRIS, informatiebeveiliging, gegevensbescherming, planning & control en de evaluatie van de reorganisatie. We sluiten de paragraaf af met een aantal kengetallen op het gebied van ons personeel.

Ambtelijke huisvesting

Als gevolg van het Kaderbesluit Ambtelijke huisvesting uit 2016 is in 2017 het deelproject stadhuis opgezet en uitgewerkt met als belangrijkste randvoorwaarden: het realiseren van een open toegankelijk bestuurscentrum, met mogelijkheid voor interactie met de stad, het intensiveren van het gebruik van het stadhuis en tenslotte het verduurzamen van het stadhuis, dit alles op te leveren in 2020. Tegelijkertijd is in 2017 gewerkt aan een voorstel om in de stationsomgeving tot een tweede locatie te komen, zodat op termijn het Stadsbouwhuis en Stationsplein 107 afgestoten zouden kunnen worden. In de tussentijd zijn in de ambtelijke organisatie de medewerkers voorbereid op het flexibele werken door een intensief programma aan te bieden.

Terugkijkend is in 2017 op dit gebied veel onderzocht, voorbereid en bereikt, zodat begin 2018 concrete stappen konden worden gezet. De projectorganisatie is verder uitgebouwd zodat naast de fysieke kant (de gebouwen), nu ook de niet-fysieke kant in de steigers kan worden gezet. Met de niet-fysiek kant wordt met name gedoeld op de inrichting, de ICT en op de voorbereiding op de nieuwe papierloze en flexibele manier van werken. De planning is nog steeds dat de complete herhuisvestingsoperatie in 2020 is afgerond.

HRM

De HRM doelen zijn: de juiste persoon op de juiste plek gedifferentieerd personeelsbestand, bevlogen en goed presterende medewerkers, integere ambtenaar, samenwerken, kennisdelen en innoveren. In deze paragraaf belichten wij in verband hiermee twee specifieke onderwerpen: de ontwikkelpool en de gezondheidsituatie en het ziekteverzuim van de mederwerkers.

Ontwikkelpool

Om de gewenste opgaven van het college en de organisatie te kunnen uitvoeren, is er jaarlijks voor een periode van 3 jaar vanaf 2017, 1 miljoen beschikbaar gesteld als extra ontwikkelbudget. Hiermee zijn (nieuwe) talentvolle collega’s aangetrokken worden om met specifieke ontwikkelvraagstukken aan de slag te kunnen. Er is een wervingscampagne gestart #LeidenZoektTalent, waarbij zowel in – als extern medewerkers in hun 1^e of 2^e stap van hun carrière zijn aangetrokken. Met de ontwikkelpool wordt beoogd opgaven te realiseren met een team overstijgend resultaat, die nieuwe expertise, innovatie, vaardigheid of competenties vragen, als ook het bevorderen van een nieuwe manier van werken binnen de gehele organisatie door (nieuw) talent flexibel in te zetten. De ontwikkelpool bestaat uit 12 nieuw geworven medewerkers en 7 intern talenten (<35 jaar).

De medewerkers van de pool doorlopen een ontwikkeltraject van maximaal twee jaar en nemen deel aan het opleidingsprogramma voor talenten in de organisatie. Een programma gericht op persoonlijke ontwikkeling met coaching, intervisie en mentorschap. Naast de opgave waar zij eigenaar van zijn, werken zij ook met collega`s uit de ontwikkelpool en de organisatie aan een gezamenlijke opdracht.

Gezondheid en ziekteverzuim

Het 3^e ziektejaar is buiten beschouwing gelaten (volgens definitie gemeentelijke benchmark)

Het gemiddelde percentage ziekteverzuim is dit jaar iets gestegen (5,4%) ten opzichte van vorig jaar (5,3%). Er is landelijk een stijging te zien in het gemiddelde percentage ziekteverzuim. Deze stijging is te zien in alle gemeentegrootteklassen (5,6%). Organisatieonderdelen met een hoog ziekteverzuim werken volgens een specifiek plan van aanpak. Ook bij andere afdelingen wordt de ontwikkeling van het ziekteverzuim nauwlettend gevolgd.

Informatievoorziening - VRIS

In 2017 zijn we ons nog bewuster geworden van de primaire rol van ICT in onze organisatie en de samenleving.

Dat benadrukt het belang van het programma Versterking Regionale I-Samenwerking (VRIS), dat in 2016 gestart is met als doel om de interne dienstverlening op i-gebied te verbeteren en de benodigde vernieuwing van de informatievoorziening samen met de regio tot stand te brengen.

Het programma is in 2017 verder uitgewerkt. In deze samenwerking levert Leiden een aanzienlijke bijdrage. Inmiddels heeft VRIS de volgende resultaten opgeleverd:

• een regionale visie op architectuur, op de organisatie van de informatievoorziening en op de informatievoorziening zelf;
• twee regionale aanbestedingen (zaakgericht werken en de vergunningenapplicatie Wabo);
• afronding van het project Applicatierationalisatie, met een advies over de te rationaliseren applicaties,
• een leaflet over ons uitgangspunt SaaS (Software as a Service), tenzij..' om bewustzijn in de regio over veranderende I-wereld te vergroten;
• wekelijkse samenwerkingsdag op één locatie van alle regionale informatievoorzieningsfunctionarissen;
• een regionale eenduidige inrichting van financiële verplichtingen en boekingen.

Parallel aan programma VRIS is in 2017 een onderzoek gestart naar de vervanging van de ICT-infrastructuur en de digitale werkomgeving en is in februari 2018 afgerond.

De verwevenheid tussen programma VRIS en de vernieuwing van de ICT heeft de noodzaak laten zien om de aansturing van ICT en informatievoorziening onder aanvoering van een regionale CIO te brengen. Eind 2017 werd dan ook de werving van een regionale CIO ingezet. De werving is begin 2018 succesvol afgerond, en inmiddels is de CIO gestart. In 2018 loopt programma VRIS door en worden onder aanvoering van de regionale CIO voorstellen ontwikkeld om de i-functies in de regio te bundelen in één organisatie, te weten Servicepunt71.

Daarbij is ook aandacht voor de programma’s die de landelijke overheid in de afgelopen 10 jaar heeft gelanceerd om de digitalisering van de lokale overheid vorm te geven. De uitvoering van deze programma’s pakken we regionaal op in VRIS. In 2017 realiseerde Leiden in dit kader de technisch aansluiting op Mijn Overheid Berichtenbox. Omdat de voorwaarden van de Berichtenbox zijn gewijzigd onderzoeken we hoe we vanaf 2018 met de regio het beste van deze faciliteit gebruik kunnen maken.

Gegevensbescherming

In 2017 zijn we begonnen met de implementatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), zodat we op 25 mei 2018 – wanneer deze verordening van toepassing wordt – voldoen aan de basis. Het afgelopen jaar is de regionale privacy-organisatie ingericht, zodat beleid en processen regionaal worden afgestemd. Voor die organisatie zijn een privacybeheerder en regionale functionaris Gegevensbescherming aangesteld. De implementatie van de AVG bestaat uit de lokale inventarisatie van persoonsgegevens, bewustwording en verdere uitvoering van het gegevensbeschermingsbeleid. Daaronder valt het afsluiten van verwerkersovereenkomsten, zoveel mogelijk aan de hand van de door ons opgestelde model-verwerkersovereenkomst, en het opstellen van een register van verwerkingen.

Informatiebeveiliging

In 2017 hebben we verder gewerkt aan de realisatie van de Baseline Informatieveiligheid Gemeenten (BIG). Na een gap-analyse (dit is een analyse om in kaart te brengen hoe groot het gat is tussen de huidige en gewenste situatie) hebben we een actieplan opgesteld. De BIG is gebaseerd op het principe ‘pas toe of leg uit’. Dit betekent dat er ruimte is om alleen díe maatregelen te implementeren die nodig zijn. Voor de Leidse regio betekent dit circa 80% van alle voorgestelde maatregelen. Eind 2017 was circa 50% geïmplementeerd. In 2018 realiseren we de overige 30%, waarbij we tevens de verbinding met de AVG realiseren die voor een groot deel de prioritering bepaalt.

Andere zaken die we hebben uitgevoerd:

• Een phishing-test (om ieders bewustzijn te vergroten).
• Een penetratietest op de infrastructuur, waarna we diverse aanpassingen hebben gedaan.
• De selectie van een oplossing voor het veiliger kunnen mailen en bestanden veiliger met anderen/externen te kunnen uitwisselen. Deze nemen we het 1e kwartaal van 2018 in gebruik.

Conform landelijke afspraken hebben we eind 2017 de vragenlijsten ingeleverd ten behoeve van ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). ENSIA heeft als doel het ontwikkelen en implementeren van een zo effectief en efficiënt mogelijk ingericht verantwoordingsstelsel voor informatieveiligheid, gebaseerd op de BIG. In 2018 vindt de rapportage aan de Raad plaats.

Planning & control

Leiden in control is ons eigen instrument om een lerende organisatie te creëren en onderhouden. Hierbij ligt de nadruk op de eigen beoordeling van de getrouwheid en rechtmatigheid van de belangrijkste financiële processen en IT-systemen, aangevuld met enkele specifieke thema’s als integriteitsmanagement, IT-beheersprocessen en informatiebeveiliging, beheersing van fiscale processen en beheersing van (gedeeltelijk) uitbestede taken of diensten aan samenwerkingspartners. Daarbij gaat het niet in de eerste plaats over controle, maar over control (beheersing van de processen). En gaat het niet over leren van fouten door foutherstel, maar over leren van fouten door procesverbetering te realiseren. Zo ontstaat een lerende organisatie. De organisatie is zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne controle.

Speerpunten voor 2017 waren o.a. fiscaal in control komen (Tax Control Framework, zie boven) en de rechtmatigheid van Europese aanbestedingen. Voor beide onderwerpen is een plan van aanpak uitgevoerd, waarover is gerapporteerd in de managementletter van de interne accountant. De bewustwording en het gedrag t.a.v. rechtmatigheid van inkopen is verbeterd. Dat neemt niet weg dat er nog enkele nieuwe aanbestedingsfouten zijn ontdekt, hetzij bij de control, hetzij in de organisatie zelf. Daarnaast besteedden we veel aandacht aan de verbeteringen in de IT-beheersomgeving en het proces “inkomende subsidies”. Over deze onderwerpen heeft het college separate brieven aan de raad ter informatie over de stand van zaken en de voortgang.

Andere onderwerpen waar nog de nodige verbeteringen zijn aangebracht en nog moeten worden aangebracht zijn de processen m.bt. Jeugd en Wmo. Al deze onderwerpen hebben constant de aandacht van het management en hierover wordt gerapporteerd in de verslagen van de interne en de externe accountant.

Evaluatie van de organisatieontwikkeling

We hebben de organisatieontwikkeling geëvalueerd. Een intensief proces, waarin veel gesprekken zijn gehouden, van laag tot hoog. Deze gesprekken zijn gevoerd met de resultaten van het medewerkersonderzoek als input. De resultante daarvan is dat we zeggen:

• Voor de organisatie als geheel staat de structuur.
• De zes werkprincipes zijn nog steeds actueel en daarmee gaan we door.
• Bij de doorontwikkeling leggen we nu de focus op vier thema’s: integraal werken, prioriteiten stellen, span of attention en ondersteuning.

HRM kengetallen

Bezetting 31/12/2017

Verdeling man/ vrouw

Aantal medewerkers in dienst

Instroom jongeren (<35 jaar)

Aantal medewerkers uit dienst

Aantal stagiaires

Aantal flexatures

Analyse salarislasten en inhuur jaarrekening 2017

Inleiding

Deze analyse is gebaseerd op een dwarsdoorsnede van teambudgetten met alle uitgaven en inkomsten op het gebied van personeelslasten en externe inhuur van de gemeentelijke teams en instellingen.

Deze is exclusief gegevens van DZB; de gegevens van DZB zijn in zijn geheel opgenomen onder programma 10 ‘Werk en Inkomen’.

Toelichting

Algemeen
De analyse geeft een positief resultaat op de salarislasten en inhuur van de gemeentelijke afdelingen en instellingen van totaal € 1.088.352.

Het positieve resultaat was bij de prognose voorzien, en is 1,1% van het totaal beschikbare budget. Het voordeel op de personele lasten zal - conform de financiële verordening (artikel 25) - bij de jaarrekening (resultaat op bedrijfsvoering) worden gedoteerd aan de bedrijfsvoeringreserve concern (tot een maximum van 3,5% van de personele lasten van het concern).

Ontwikkeling salarislasten en interne inhuur inclusief inhuur overheid.
Het bezettingspercentage is gestegen van 94,9% eind juli naar 98% eind december. Dat is een fors hogere bezetting dan in andere jaren. Deze stijging van 3,1% leidt op zichzelf al tot een stijging van de loonkosten van € 1 miljoen. Belangrijke oorzaken zijn de organisatie van de decentralisaties op het sociale domein en de start van de Ontwikkelpool. De overdracht van taken van overheid naar gemeente op het sociale domein en het aannemen van jonge talenten hebben geleid tot een verhoging van de formatie.

De verhoging van de lasten van interne inhuur en daarbij behorende stijging van de inkomsten is veel hoger dan begroot omdat men veel actiever is geweest om interne medewerkers op de diverse projecten en tijdelijke klussen in te zetten. De cijfers voor interne mobiliteit laten dit ook zien (245 interne flexatures in 2017). De onderlinge verrekening van de salarislasten van deze interne inhuur leidt tot een verhoging van de interne inhuur die geheel gedekt wordt door de inkomsten.

Ontwikkeling externe inhuur en inkomsten
Het percentage externe inhuur ten opzichte van het beschikbare budget salarislasten en externe inhuur komt uit op 20,7% (Landelijk is het gemiddelde van de 100.000+ gemeenten 18% , bron personeelsmonitor 2016). Dat is hoger dan voorafgaande jaren. Het percentage wordt vooral sterk bepaald door de activiteiten van het Projectbureau; een afdeling waar het vaak noodzakelijk is om externe expertise in te huren voor specifieke projecten. Maar ook in de andere clusters is dit jaar sprake geweest van hoge inhuurpercentages. Het is voor het college een teken dat de organisatie onder druk staat nu de taakstellingen op de formatie de afgelopen jaren zijn doorgevoerd. Daar waar mogelijk is gebruik gemaakt van interne mobiliteit en is binnen de beschikbare formatie de bezetting uitgebreid met nieuwe medewerkers (instroom van 175 nieuwe medewerkers in 2017). Waar dat niet mogelijk was vanwege specifieke benodigde tijdelijke expertise of omdat geen formatieruimte beschikbaar was, is toch gekozen voor externe inhuur, om de voortgang van het werk niet in gevaar te brengen.
Voor de vele - vaak eenmalige - activiteiten en projecten in de stad hebben we voor ca. € 2,2 miljoen meer ingehuurd in dan begroot. Inhuur bij het Projectbureau gaat altijd via doorberekening ten laste van de beschikbare projectbudgetten zodat er geen overschrijding ontstaat. Bij de overige clusters is inhuur gedekt door (veelal personele) budgetten. Zonder de cijfers van het Projectbureau komt het percentage externe inhuur uit op 15,1% en valt dit wel binnen de gestelde norm van 18%.