Deze paragraaf gaat over de bedrijfsvoering van de gemeente Leiden. Bedrijfsvoering vormt een beperkt onderdeel van de totale begroting, maar raakt de hele organisatie. Onder bedrijfsvoering verstaan we alle activiteiten die zorgen dat de gemeente haar belangrijkste taken kan uitvoeren. Bedrijfsvoering bestaat uit de volgende onderdelen:
Deze paragraaf bestaat uit vijf delen:
De eerste twee delen gaan over het werken met en voor de regio. De laatste drie delen gaan over het werken in en voor Leiden.
Op 1 januari 2023 is de centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse regio van start gegaan. De Leidse regio bestaat uit de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. De gemeente Leiden doet de bedrijfsvoering voor deze gemeenten. De afspraken die hierover zijn gemaakt staan in de Centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse regio en in dienstverleningsovereenkomsten (één per gemeente).
De gemeente Leiden voert ook de bedrijfsvoering uit voor twee gemeenschappelijke regelingen. Dit zijn Regio Holland Rijnland (HR) en Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland (SOZ). De dienstverlening aan deze organisaties is ongeveer hetzelfde als de dienstverlening aan de regiogemeenten. De afspraken maken alleen geen deel uit van de Centrumregeling Leidse regio. Hiervoor hebben we aparte afspraken gemaakt.
Actualisatie begroting Centrumregeling
De begroting van de Centrumregeling is geactualiseerd. Bij de start van de Centrumregeling zijn de budgetten van voormalig Servicepunt71 en de voormalige Concernstaf overgedragen aan het nieuwe cluster Interne Dienstverlening en Advisering (IDA). Tijdens de transitiefase (2023 en 2024) zijn alle budgetten herverdeeld naar de verschillende afdelingen binnen IDA.
Bij deze herverdeling van de budgetten kon destijds nog niet voldoende de werkelijke behoefte van de nieuwe afdelingen worden bepaald. Vastgesteld werd dat er een scheefgroei was tussen budget en werkelijke uitgaven. Om dit te herstellen is een nieuwe, reële begroting voor IDA opgebouwd vanuit de gedachte van Zero-Based Budgettering (ZBB).
Bij ZBB worden wijzigingen niet doorgevoerd op basis van het budget van het vorige jaar, maar vanaf nul (zero-base) opgebouwd. De nieuwe opgebouwde begroting wordt gebaseerd op het huidige niveau van afgesproken dienstverlening. Hiermee kunnen we:
De budgetten zijn aangepast naar de verwachte lasten en baten en is budgettair neutraal verwerkt in de begroting van Leiden met de 2e technische wijziging Programmabegroting 2025 (blz. 10).
Het opnieuw opbouwen van de begroting van de Centrumregeling is geen eenmalige actie geweest. Ook deze vorm van begroting vraagt continue monitoring en bijsturing. Op basis van de Jaarstukken wordt vanaf nu jaarlijks kritisch gekeken of er bijsturing nodig is.
Vernieuwen dienstverleningsovereenkomsten
De dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met Regio Holland Rijnland (HR) en Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland (SOZ) liepen af op 31 december 2025. In 2025 is een start gemaakt met het vernieuwen van de DVO’s. Deze willen we beter laten aansluiten op de drie DVO’s die met de regiogemeenten zijn afgesloten:
De nieuwe DVO’s met HR en SOZ worden begin 2026 ondertekend en hebben een looptijd van vier jaar.
De gemeente krijgt te maken met steeds ingewikkeldere vraagstukken. We krijgen meer taken en opgaven vanuit het Rijk of door onze eigen ambities. Bij deze maatschappelijk opgaven stellen we altijd onze inwoners, bedrijven en instellingen centraal.
De bedrijfsvoering ondersteunt de organisatie in het omgaan met deze opgaven. We zorgen ervoor dat we een flexibele organisatie zijn die zich makkelijk en snel kan aanpassen. Daarbij is het belangrijk dat de bedrijfsvoering ook zichzelf blijft ontwikkelen. Het Strategisch Plan Bedrijfsvoering Leidse Regio geeft hier voor de komende jaren richting aan. Dit plan is samen met de regio gemaakt en op 1 april 2024 vastgesteld.
In het Strategisch Plan staan:
De drie strategische thema’s zijn:
Deze thema’s en de bijbehorende acties zijn voor 2025 voor het eerst uitgewerkt in een Uitvoeringsplan. Dit uitvoeringsplan wordt vanaf 2025 elk jaar geactualiseerd.
De paragraaf bedrijfsvoering is opgesteld aan de hand van de drie strategische thema’s. Hieronder wordt elk strategisch thema kort beschreven. We benoemen wat we in 2025 hebben gedaan dat bijdraagt aan het thema. En we geven bij de thema’s Duurzame inzetbaarheid en Digitale transformatie een aantal indicatoren en/of kengetallen die in de Begroting 2025 zijn genoemd.
Duurzame inzetbaarheid betekent dat mensen graag bij Leiden komen én blijven werken. Nieuwe medewerkers helpen we snel hun weg te vinden in de organisatie. De juiste mensen werken op de juiste plek: ze doen werk dat past bij hun talenten en waar ze plezier in hebben. Leiden is een aantrekkelijke werkgever voor onze bestaande en toekomstige medewerkers met aandacht voor een prettige en veilige werkomgeving.
In de Begroting 2025 staat dat we in de jaarstukken de volgende kengetallen opnemen: Verzuim, Formatie en Bezetting, Stages, Banenafspraak en Totaal uitgaven personele lasten en Externe inhuur. Deze informatie staat hieronder. Alle getallen in de tabellen zijn inclusief Lakenhal en Erfgoed Leiden en Omstreken, maar exclusief DZB.
2024 | 2025 | Streefwaarde 2025 | |
|---|---|---|---|
Ziekteverzuimpercentage | 6,8% | 7,6% | 6,3% |
De stijging van het verzuim komt met name door een stijging in het langdurige verzuim (tussen 6 en 52 weken). De overige verzuimduur categorieën zijn vrijwel gelijk gebleven. In 2025 hebben op een aantal afdelingen de teamleidinggevenden extra gesprekken gevoerd met verzuimadviseurs, HR en de bedrijfsarts over het terugdringen van het verzuim, voorheen vonden deze gesprekken vooral plaats op managementniveau. In 2025 is er een projectgroep gestart met als doel om taken en verantwoordelijkheden tijdens het verzuim te verduidelijken voor medewerkers, leidinggevenden, HR en andere betrokkenen. Het doel is om te zorgen dat iedereen weet wat er moet én mag gebeuren om het verzuim uiteindelijk te verlagen.
De totale formatie is sinds 31 december 2024 gegroeid met 85,7 fte, van 1.737,9 fte naar 1.823,6 fte. Fte staat voor full time equivalent. Eén fte staat volgens de cao-gemeenten gelijk aan 36 uur.
Niet alle medewerkers werken 36 uur. Er zijn ook medewerkers die deeltijd werken. De bezetting laat zien hoeveel mensen daadwerkelijk bij de gemeente werken.
De totale bezetting in aantallen medewerkers is gegroeid met 89 personen, van 1.910 naar 1.999. De totale bezetting in fte is gegroeid met 85,3 fte, van 1.754,3 fte naar 1839,6 fte.
Er was in 2025 meer bezetting (1.839,6 fte) dan formatie (1.823,6 fte). Dit komt door tijdelijke contracten. Deze zijn over het algemeen gebaseerd op tijdelijk geld, zoals bij projecten. Als een taak tijdelijk is wordt deze niet altijd omgezet in formatie. Het beschikbare tijdelijke (project) geld dient dan wel ter dekking van de overbezetting.
De formatie groeit elk jaar, zowel landelijk als in onze gemeente. Er zijn verschillende redenen voor deze groei:
Stages | 2024 | 2025 | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Soort | Overig | MBO | HBO | WO | Totaal | Overig | MBO | HBO | WO | Totaal |
Onbetaald | 0 | 0 | 2 | 1 | 3 | 0 | 0 | 1 | 0 | 1 |
Betaald | 1 | 28 | 55 | 30 | 114 | 0 | 19 | 36 | 38 | 93 |
Stage nieuw stijl/ Werkervaringsplaats | 9 | 0 | 0 | 2 | 11 | 0 | 0 | 0 | 5 | 5 |
Totaal | 10 | 28 | 57 | 33 | 128 | 0 | 19 | 37 | 43 | 99 |
In 2025 is bij specifieke clusters extra inzet gedaan op stages en is er contact gelegd met scholen en andere netwerken. We zien de noodzaak om te investeren in stagiairs: zowel vanwege de krapte op de arbeidsmarkt en het aantrekken van jong talent, als vanuit onze maatschappelijke verantwoordelijkheid.
In 2025 stelden we vast dat het huidige beleid voor het werken met stagiairs, leerlingen en pas afgestudeerden toe is aan aanscherping. Zo kunnen we aansluiten bij de huidige behoeftes van de organisatie en de maatschappelijke ontwikkelingen.
Banenafspraak | 2024 | 2025 |
|---|---|---|
Quotum banenafspraak | 55,41 | 55,75 |
Aantal fte nieuwe plaatsingen | 2,13 | 2,7 |
Aantal fte | 49 | 47,5 |
In 2025 waren er meer plaatsingen dan in 2024. Doordat in 2025 meer mensen vertrokken dan werden aangenomen, is het totaal aantal fte in 2025 lager dan in 2024. Het doel (het quotum) is daarom in 2025 niet gehaald.
2024 | 2025 | Streefwaarde 2025 | |
|---|---|---|---|
Totaal uitgaven loonsom | 152.939.009 | 165.713.295 | - |
Totaal uitgaven externe inhuur | 33.254.114 | 32.355.325 | - |
Percentage externe inhuur | 17,9% | 16,3% | 18,2% |
In bovenstaande tabel wordt inzicht gegeven in het resultaat van de kosten van de externe inhuur ten opzichte van de personele lasten. De belangrijkste redenen om in te huren zijn:
In de Begroting van 2025 is een streven externe inhuur van 18,2% opgenomen. Het percentage externe inhuur over 2025 was met 16,3% lager dan bij de tweede voortgangsrapportage was verwacht (17,3%) en ook lager dan het in de begroting opgenomen percentage. Het percentage is lager uitgekomen omdat er minder extern is ingehuurd (mede door de wet DBA) en vaker met interne inlening kon worden gewerkt: 34 interne plaatsingen in 2025 ten opzichte van 14 in 2024.
Met alle maatschappelijke opgaven en nieuwe vragen uit de stad willen we als gemeente snel kunnen meebewegen. Dat kan alleen als de organisatie een stevige basis heeft. Vanuit deze stabiele basis is er ruimte om – waar mogelijk samen met de stad – nieuwe ontwikkelingen op te starten. Onze standaard dienstverlening is voorspelbaar en herkenbaar en sluit goed aan op de wensen van de organisaties waarvoor wij werken. Voor onze partners is duidelijk wanneer zij betrokken worden. De stevige basis van IDA geeft de gemeenten in de Leidse regio de ruimte om wendbaar te zijn.
Het actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen is op 7 juli 2025 ambtelijk vastgesteld. In het actieplan staat hoe we MVOI meer toe gaan passen, zodat we als gemeente Leiden onze verantwoordelijkheid nemen in inkoop en inzetten op onze voorbeeldrol. We hebben twee streefwaarden vastgesteld. Deze staan in de tabel hieronder.
Streefwaarde 2025 in % | Realisatie 2025 in % | Realisatie 2025 in aantallen | |
|---|---|---|---|
Europese aanbestedingen | 100% | 58% | 15 van 26 |
Alle aanbestedingen | 80% | 52% | 32 van 62 |
De streefwaarden zijn in 2025 niet gehaald. Dat heeft verschillende redenen:
Om de streefwaarden in 2026 wel te kunnen halen, zijn er in 2025 aanpassingen in het werkproces rondom aanbestedingen gedaan.
De hele samenleving wordt steeds digitaler: we regelen meer zaken online en gebruiken meer digitale apparaten dan vroeger. De ontwikkelingen rondom Artificial Intelligence (AI, kunstmatige intelligentie) gaan heel snel. De gemeente wil graag dat de dienstverlening aansluit op deze maatschappelijke behoeften.
Digitalisering is en wordt een steeds belangrijker onderdeel van het werk voor de stad en de regio. We werken aan een betrouwbare basis van onze dienstverlening door aandacht te blijven houden voor een stabiele en simpele ICT-omgeving. We zorgen dat onze informatiehuishouding op orde is. We versterken de basis van informatiebeveiliging en ontwikkelen datagedreven werken. En we denken na over veilig, verantwoord en slim gebruik van AI in de Leidse regio.
In de Begroting 2025 staat dat we in de jaarstukken de volgende kengetallen opnemen:
Met onderstaande kengetallen geven wij de veiligheid en beheersbaarheid van onze informatievoorziening weer. De cijfers geven inzicht in incidenten, datalekken, investeringen in beveiliging en toezicht door de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiermee kan de raad haar kaderstellende en controlerende rol invullen.
Kengetal | 2025 |
|---|---|
1. Aantal datalekken | 18 |
2. Totale kosten informatiebeveiliging | - |
3. Aantal IT beveiligingsincidenten en inbreuken | 444 |
4. Aantal opgelegde boetes door de Autoriteit Persoonsgegevens | 0 |
In 2025 hebben we ons gericht op de waarden wendbaarheid, slagvaardigheid, professionaliteit en samenwerken. We hebben een leeraanbod ontwikkeld voor leidinggevenden dat gericht is op die waarden en op gedeeld leiderschap. We hebben de praktijk van samenwerken geëvalueerd en dat heeft onder meer geresulteerd in documentatie voor (het evalueren van) samenwerkingsafspraken en een Handreiking Opschalen.
Inclusieve organisatie
Op verschillende gebieden is gewerkt aan een inclusievere organisatie:
Het programma Leiden Inclusief is beëindigd en geborgd binnen de organisatie. De raad is hierover op 27 januari 2026 geïnformeerd (brief met kenmerk Z/26/3938071).
Rechtmatigheidsverantwoording van de interne accountant
Toetsing van de rechtmatigheid is sinds 2023 de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college). Hiervoor wordt de rechtmatigheidsverantwoording opgesteld. De externe accountant beoordeelt nog wel of de informatie van het college in de rechtmatigheidsverantwoording juist, toereikend en volledig (getrouw) is. Getrouwheidsfouten tellen mee in het oordeel van de accountant maar worden niet in de rechtmatigheidsverantwoording gerapporteerd. In het controleprotocol voor de accountantscontrole 2023 (artikel 3c) heeft de gemeenteraad ook aanwijzingen gegeven over zaken waarover de gemeenteraad in het kader van de financiële rechtmatigheid geïnformeerd wil worden in de paragraaf bedrijfsvoering, namelijk:
A. De wijze waarop de rechtmatigheidsverantwoording tot stand is gekomen;
B. Nadere toelichtingen op bevindingen die zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording;
C. Bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving door bijzondere omstandigheden binnen de gemeente;
D. Bevindingen boven de rapporteringsgrens die niet in de rechtmatigheidsverantwoording zelf zijn opgenomen;
E. Beheersmaatregelen ten aanzien van geconstateerde fouten en onduidelijkheden (de leer- en verbeterpunten) om deze in de toekomst te voorkomen.
Hieronder volgt een verdere toelichting.
A. Wijze waarop de rechtmatigheidsverantwoording tot stand is gekomen
Het college geeft in de rechtsmatigheidsverantwoording aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen en het voorwaarden-, begrotings- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving, oftewel in overeenstemming zijn met:
1. de Financiële verordening 2023 (RV 23.0072 van 29 augustus 2023) van de gemeente Leiden waarin de uitgangspunten zijn vastgelegd voor het financieel beleid, voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie. Ook zijn hierin nadere regels over het voorwaarden-, begrotings- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium opgenomen. Daarnaast is het begrotingscriterium nader toegelicht in het kader van het ‘tijdig melden van onderschrijdingen van lasten of investeringskredieten en/of onder- of overschrijdingen van baten'.
2. het Normenkader rechtmatigheid 2025 (RV 26.0018 van 21 april 2026) van de gemeente Leiden waarin de relevante wet- en regelgeving zijn opgenomen voor de jaarlijks rechtmatigheidscontrole door het college. Het normenkader is in april 20226 met terugwerkende kracht door de gemeenteraad vastgesteld. Het normenkader gaat in op de operationalisatie van het voorwaarden-, begrotings- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.
3. het Controleprotocol voor de accountantscontrole jaarrekening 2025 van de gemeente Leiden waarin de gemeenteraad de verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens bepaald heeft. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording is door de gemeenteraad vastgesteld op 2% van de begrote lasten (exclusief dotaties aan reserves) en de rapporteringtolerantie voor het toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden is gesteld op € 825.000 (RV 26.0018).
B. Nadere toelichting op bevindingen die zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording en beheersingsmaatregelen om dit in de toekomst te voorkomen
Niet van toepassing. Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat het college van mening is dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens. Dit houdt dat het totaal van onrechtmatigheden (afwijkingen) lager zijn dan de door de gemeenteraad bepaalde verantwoordingsgrens. Alleen als het totaal van de onrechtmatigheden (afwijkingen) hoger is dan de verantwoordingsgrens worden deze opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording en is een nadere toelichting noodzakelijk.
C. Bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving door bijzondere omstandigheden
Niet van toepassing (geen bewuste afwijkingen door bijzondere omstandigheden).
D/E. Bevindingen boven de rapporteringsgrens die niet in de rechtmatigheidsverantwoording zelf zijn opgenomen en beheersingsmaatregelen om dit in de toekomst te voorkomen
De bevindingen boven de rapportagegrens van € 825.000 (die niet in de rechtmatigheidsverantwoording zelf zijn opgenomen) worden toegelicht in deze paragraaf. Hierbij gaat het om bevindingen waarbij het voorwaarden-, begrotings- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium niet zijn nageleefd. Deze zijn hieronder toegelicht.
Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen. De voorwaarden (eisen) zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedrag, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het niet naleven van deze voorwaarden kan ook van invloed zijn op het getrouwe beeld van de jaarrekening. Deze bevindingen maken dan geen onderdeel uit van de rechtmatigheidsverantwoording maar vallen onder de reikwijdte van de accountantscontrole (gericht op de getrouwheid van de jaarrekening).
in het proces van aanbesteden zijn 5 opdrachten als onrechtmatig aangemerkt met € 490.000 aan onrechtmatige bestedingen in 2025. De oorzaak van de fouten ligt voornamelijk bij opdrachten die niet Europees zijn aanbesteed maar wel de EU-drempel overschrijden en dus Europees aanbesteed hadden moeten worden en bij niet rechtmatige verlenging van opdrachten.
de huidige beheersmaatregelen zijn op dit moment toereikend. Team inkoopadvies en aanbestedingen monitort samen met de lijnorganisatie (en interne controle via de periodiek spendanalyse) de bestedingen van opdrachten en onderneemt waar mogelijk de nodige acties om de onrechtmatige opdrachten op te lossen. De meeste onrechtmatige opdrachten zijn (op korte termijn) opgelost door herstelacties (het contract is opgezegd of de opdracht is opnieuw en juist aanbesteed).
Voorwaardencriterium
Er zijn geen bevindingen ten aanzien van het voorwaardencriterium.
Begrotingscriterium
Financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten, lasten en balansmutaties moeten tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (de gemeenteraad autoriseert de begroting op programmaniveau). Een overschrijding van lasten ten opzichte van de begroting is altijd onrechtmatig (op basis van artikel 189, lid 3 van de gemeentewet). In artikel 35c, lid 4 van de Financiële verordening 2023 van de gemeente Leiden zijn wel een aantal situaties opgenomen wanneer onrechtmatige overschrijdingen van lasten ten opzichte van de begroting als acceptabel worden aangemerkt.
Bij programma 1 ‘Bestuur en dienstverlening’ is een onrechtmatige overschrijding van lasten ten opzichte van de begroting. Een overschrijding van lasten ten opzichte van de begroting is altijd onrechtmatig. De overschrijding van de lasten ad € 1.277.000 is te verklaren door de extra dotatie aan de voorziening wethouderspensioenen van € 1.900.000.
Deze storting is gedaan op basis van het advies van het Ministerie Binnenland Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Begin 2025 heeft het ministerie BZK een onderzoek laten uitvoeren naar de gevolgen van de Wet toekomstig pensioenen (Wtp). Met ingang van 1 januari 2028 gaan de pensioenaanspraken over naar het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds (ABP). Het Ministerie van BZK heeft de hoogte van het pensioenkapitaal berekend als dit overgaat naar het APB. De storting van € 1.900.000 was voorzien in begrotingsjaar 2027. Door gewijzigde wet- en regelgeving moet de voorziening wethouderpensioen per 31 december 2025 op de door het ministerie BZK geadviseerde niveau komen. In 2027 is € 1.900.000 budget vrijgemaakt om in de voorziening te storten. De verschuiving van de geplande storting van 2027 naar 2025 heeft een over de jaren heen een neutraal karakter.
Gezien het moment van bekendmaking dat storting al in boekjaar 2025 moest plaatsvinden was het niet mogelijk om de begroting hierop aan te passen. Door verplichting om de pensioenvoorziening versneld op hoogte te brengen, is de conclusie dat de overschrijding rechtmatig is.
In 2025 is er sprake van een overschrijding van lasten van € 513.000 ten opzichte van de begroting voor programma 8 Cultuur, sport en recreatie. Er is sprake van een tweetal opvallende posten:
a. in de opbrengsten zijn zowel de opbrengsten begrepen van de ijshal als het bad. De Stichting de IJshal stuurt vervolgens een factuur voor de ontvangen opbrengsten. In 2025 bedroeg deze omzet circa € 390.000, die vervolgens ook als kostenpost is opgenomen. Beide posten waren in de begroting niet voorzien.
b. het resterende verschil ca. € 123.000 wordt als onrechtmatige overschrijding aangemerkt.
De overige afwijkingen binnen dit programma zijn < € 250.000 en conform de financiële verordening niet toegelicht. In artikel 35c, lid 4 van de Financiële verordening 2023 van de gemeente Leiden zijn een aantal situaties opgenomen wanneer onrechtmatige overschrijdingen van lasten ten opzichte van de begroting als acceptabel worden aangemerkt. Van de € 513.000 aan onrechtmatige overschrijding is € 390.000 (ad a.) als acceptabel aan te merken omdat direct gerelateerde inkomsten (eveneens € 390.000) de overschrijding van de lasten compenseren.
Beheersingsmaatregel - overschrijding lasten t.o.v. de begroting: in de planning-en-controlcyclus wordt bij de voortgangsrapportages en slotwijziging meer aandacht gevraagd voor het toelichten/melden van afwijkingen en het aanpassen van de begroting.
De commissie BBV geeft via de Kadernota rechtmatigheid haar visie over de invulling van het begrip rechtmatigheid. In 2023 is de Kadernota rechtmatigheid gewijzigd en is een nadere toelichting gegeven op het begrip begrotingsonrechtmatigheid. Vanaf 2023 kunnen ook onderschrijdingen van lasten of onder- of overschrijdingen van baten onrechtmatig zijn. Dat is het geval als deze niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of niet tijdig aan de gemeenteraad zijn gemeld. In de Financiële verordening 2023 van de gemeente Leiden, in 2024 aangepast,
Kort gezegd komt het er op neer dat onderschrijdingen van lasten of onder- of overschrijdingen van baten tijdig zijn gemeld (en daarmee rechtmatig zijn) als deze zijn toegelicht in één van de producten van de planning-en-controlcyclus van de gemeente Leiden. En daarbij de regels in de financiële verordening en het Normenkader rechtmatigheid 2025 van de gemeente Leiden zijn gevolgd. Met de aanvullende opmerking dat afwijkingen ten opzichte van de laatst gewijzigde begroting dienen te worden gemeld en toereikend te worden toegelicht. Besluitvorming over de inzet van ontstane financiële ruimte of het oplossen van tekorten vindt dan plaats bij de eerstvolgende kaderbrief (artikel 7b lid 2 van de financiële verordening).
Bevinding (1) - onderschrijdingen van lasten of onder- of overschrijdingen van baten: op elk programma (naast de hierboven beschreven overschrijding van de lasten op programma 8) is sprake van onderschrijdingen van lasten en/of onder- of overschrijdingen van baten. Deze bestaan uit hogere baten (overschrijdingen) van € 3.708.000, lagere baten (onderschrijdingen) van € 8.291.000 en onderschrijdingen van (lagere) lasten € 38.669.000 en overschrijdingen van lasten € 1.789.000. Deze afwijkingen zijn juist en volledig (en dus tijdig) toegelicht in de jaarrekening. Via bestemmingsvoorstellen besluit de raad wat hiermee gebeurt in het nieuwe jaar.
Bevinding (2) - onderschrijdingen van lasten of onder- of overschrijdingen van baten: artikel 7 lid 3 van de financiële verordening geeft aan dat het college de gemeenteraad informeert als het verwacht dat de lasten, baten of investeringsuitgaven de begroting met meer dan € 100.000 gaan onder- of overschrijden. De huidige werkwijze binnen de gemeente sluit hierop aan: verwachte mee- en tegenvallers leiden tot een toelichting in één van de voortgangsrapportages. Die worden ook vertaald in een begrotingswijziging. Desalniettemin is ook bij deze jaarrekening sprake van onder- en overschrijdingen die mogelijk al eerder in beeld waren of in beeld hadden moeten zijn. En die dus in een van de voortgangsrapportages hadden kunnen worden opgenomen. Dat is achteraf echter moeilijk vast te stellen. Dit is een aandachtspunt.
Dit vraagt om de volgende beheersingsmaatregel: bij de aanmelding van over- en onderschrijdingen van de begroting goed kijken naar de volledigheid van de meldingen. Ook bijvoorbeeld de onderschrijdingen die volledig conform afspraak met de raad worden verrekend met reserves. Het ‘tijdig’ informeren van de raad over afwijkingen van de begroting is geregeld in de financiële verordening.
Er zijn verder geen bevindingen ten aanzien van het begrotingscriterium. Er zijn afwijkingen (overschrijdingen) van kredieten (investeringsbudgetten) van € 351.000, maar dit is kleiner dan de rapporteringstolerantie van € 825.000 en hoeft daarom verder niet toegelicht te worden in de paragraaf bedrijfsvoering.
Hieronder is een nadere toelichting op de begrotingsonrechtmatigheid opgenomen:
Programma (Bedragen x € 1.000) | Begroting 2025 na wijziging | Realisatie 2025 | Begrotingsafwijking | ||||||
Baten | Lasten | Saldo | Baten | Lasten | Saldo | Baten | Lasten | Saldo | |
Programma 1 Bestuur en dienstverlening | 4.613 | -28.047 | -23.434 | 4.896 | -29.323 | -24.427 | 283 | -1.276 | -993 |
Programma 2 Veiligheid | 994 | -18.969 | -17.975 | 973 | -18.842 | -17.869 | -21 | 127 | 106 |
Programma 3 Economie | 2.484 | -14.436 | -11.952 | 2.119 | -13.046 | -10.927 | -365 | 1.390 | 1.025 |
Programma 4 Bereikbaarheid | 27.753 | -30.898 | -3.145 | 27.900 | -28.230 | -330 | 147 | 2.668 | 2.815 |
Programma 5 Omgevingskwaliteit | 44.363 | -79.555 | -35.192 | 43.323 | -75.303 | -31.980 | -1.040 | 4.252 | 3.212 |
6 Programma Stedelijke Ontwikkeling | 52.639 | -61.734 | -9.095 | 48.067 | -52.403 | -4.336 | -4.572 | 9.331 | 4.759 |
Programma 7 Jeugd en onderwijs | 8.336 | -77.809 | -69.473 | 8.723 | -75.787 | -67.064 | 387 | 2.022 | 2.409 |
Programma 8 Cultuur, sport en recreatie | 9.694 | -49.736 | -40.042 | 10.598 | -50.249 | -39.651 | 904 | -513 | 391 |
Programma 9 Maatschappelijke onderst. | 23.122 | -143.477 | -120.355 | 21.116 | -138.530 | -117.414 | -2.006 | 4.947 | 2.941 |
Programma 10 Werk en inkomen | 89.400 | -139.806 | -50.406 | 89.113 | -135.487 | -46.374 | -287 | 4.319 | 4.032 |
Algemene middelen, onvoorzien, overhead en vpb | 495.245 | -108.028 | 387.217 | 497.232 | -98.415 | 398.817 | 1.987 | 9.613 | 11.600 |
Programma (Bedragen x | Sprake van een begrotingsonrechtmatigheid? (Bedragen x € 1) | Voldaan aan bepalingen van de financiële verordening? | Toelichting akkoord? | Verwijzing | Totaal onrecht-matig | Onrechtmatigheden? | |
Acceptabel | Niet acceptabel | ||||||
€ 2.413 | € 2.290 | € 123 | |||||
Programma 1 Bestuur en dienstverlening | Hogere (overschrijding) lasten € 1.276 en hogere (overschrijding) baten | Ja | Ja | 2.2.1 | € 1.900 | € 1.900 | € 0 |
Programma 2 Veiligheid | Lagere (onderschrijding) lasten € 127 en lagere (onderschrijding) baten | ja | Ja | 2.2.2 | |||
Programma 3 Economie | Lagere (onderschrijding) lasten € 1.390 en lagere (onderschrijding) baten € 365. De afwijkingen zijn voornamelijk ontstaan binnen de beleidsterreinen 3B Stimuleren van ondernemen en 3C Marketing en promotie ruimte om te ondernemen. | Ja | Ja | 2.2.3 | |||
Programma 4 Bereikbaar-heid | Lagere (onderschrijding) lasten | Ja | Ja | 2.2.4 | |||
Programma 5 Omgevings-kwaliteit | Lagere (onderschrijding) lasten | Ja | Ja | 2.2.5 | |||
Programma 6 Stedelijke ontwikkeling | Lagere (onderschrijding) lasten | Ja | Ja | 2.2.6 | |||
Programma 7 Jeugd en onderwijs | Lagere (onderschrijding) lasten | Ja | Ja | 2.2.7 | |||
Programma 8 Cultuur, sport en recreatie | Hogere (overschrijding) lasten € 513 en hogere (overschrijding) baten | Nee | Ja | 2.2.8 | € 513 | € 390 | € 123 |
Programma 9 Maatschap-pelijke ondersteuning | Lagere (onderschrijding) lasten | Ja | Ja | 2.2.9 | |||
Programma 10 Werk en inkomen | Lagere (onderschrijding) lasten | Ja | Ja | 2.2.10 | |||
Algemene middelen, onvoorzien, overhead en vpb | Lagere (onderschrijding) lasten | Ja | Ja | 2.2.11/ 2.2.12 | |||
Conclusie: Programma 1, 3 t/m 10 en algemene middelen/ onvoorzien/ overhead/vpb | Conclusie: Rechtmatig. De overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten zijn conform de financiële verordening in de voortgangsrapportages of in de jaarrekening (> € 250) toereikend toegelicht en daarmee tijdig (en dus rechtmatig) aan de raad gemeld . Er kan (mogelijke) sprake zijn van een overschrijding van lasten op een onderliggend beleidsterrein, maar niet op programmaniveau (het niveau waarop de raad de begroting goedkeurd) kan nooit onrechtmatig zijn. | ||||||
In oktober 2012 is een nieuwe wet in werking getreden: de Wet revitalisering generiek toezicht. De kern hiervan is minder toezicht door het Rijk, maar meer toezicht door de provincie en de gemeenteraad op de naleving van wet- en regelgeving. De wet betreft de volgende onderwerpen:
In Zuid Holland is aan de gemeenten een Bestuursovereenkomst voorgelegd, die ook de gemeente Leiden heeft getekend. Inmiddels is er eind 2021 een nieuwe Bestuursovereenkomst getekend. Vanaf 2022 vindt de verantwoording plaats via een continu bijgewerkt dashboard in plaats van een jaarlijkse verantwoording in de Jaarstukken. U vindt het dashboard via deze link: Interbestuurlijk toezicht Zuid-Holland (arcgis.com).
In de Gemeentewet (artikel 213a) staat dat het college regelmatig de doelmatigheid en doeltreffendheid van hun eigen bestuur moet onderzoeken. Doelmatigheid gaat over onze werkprocessen: deze moeten zo slim mogelijk zijn ingericht. Doeltreffendheid gaat over onze doelen: deze willen we graag halen.
In de financiële verordening (artikel 37) staat dat het college in de paragraaf bedrijfsvoering van het Jaarverslag een overzicht geeft van de onderzoeken die het afgelopen jaar zijn uitgevoerd. In 2025 zijn de volgende onderzoeken afgerond:
Programma | Besluit | Titel | Toelichting |
|---|---|---|---|
1 | Evaluatie Jongerenraad | De evaluatie is eind 2025 uitgevoerd. De evaluatie is gedaan met behulp van meerdere betrokkenen, waaronder het college, de begeleidingsgroep, scholen en de jongeren zelf. Op 27 januari 2026 heeft het college de evaluatie vastgesteld. Op 28 januari 2026 heeft het college hierover een brief gestuurd naar de raad. In de collegebrief staan ook scenario’s voor een vervolg vermeld. | |
3 | Evaluatie toeristenbelasting | In 2025 is de evaluatie van de toeristenbelasting (periode 2026–2028) afgerond. Op 28 januari 2026 heeft het college hierover een brief gestuurd naar de raad. De evaluatie brengt de tariefontwikkeling, uitvoerbaarheid en beleidsmatige keuzes (waaronder besteding en relatie met citymarketing) in beeld en verwerkt input van stakeholders. De uitkomsten zijn gebruikt in de voorbereiding van besluitvorming over tariefstelling en de verdere beleidsdoorontwikkeling. | |
3 | Evaluatie economie 071 | De evaluatie van Economie071 heeft in 2024 plaatsgevonden. Naar aanleiding hiervan is een traject gestart voor de herpositionering van Economie071. Op 20 24 maart 2025 heeft het college hierover een brief gestuurd naar de raad. Na 10 jaar economische samenwerking tussen ondernemers, onderwijs- en kennisinstellingen en overheid in de Leidse regio wees de evaluatie uit dat een doorontwikkeling naar een meer gerichte organisatie helpend zou zijn om de regionale economie verder te versterken en de regio beter te profileren als kennisregio. Conclusie is ook dat de uitbreiding van de samenwerking met de gemeente Noordwijk en de kennisclusters Leiden Bio Science Park, NL Space Campus en Unmanned Valley daarbij ondersteunend zou zijn. | |
3 | Evaluatie opgave internationalisering | Op 2 juni 2025 heeft het college een brief gestuurd naar de raad over de evaluatie opgave internationalisering. Met de evaluatie is invulling gegeven aan de afspraak met de gemeenteraad om de Visie Internationalisering uit 2020 na vier jaar te evalueren. In de evaluatie wordt een overzicht gegeven van de vooruitgang die is geboekt in de ondersteuning van de internationale inwoners van Leiden. Daarnaast wordt een doorkijkje gegeven naar de focus voor de komende tijd. | |
7 | Evaluatie Conciërgeregeling | De subsidieregeling Bekostiging conciërges primair onderwijs 2025 is samen met het onderwijs en DZB geëvalueerd. Op basis van deze evaluatie is de subsidieregeling voor 2026–2027 opgesteld en uitgebreid met de bekostiging voor ander onderwijsondersteunend personeel, naast conciërges, in het primair onderwijs. | |
8 | Herijking subsidiesystematiek cultuur | In 2024 heeft een onderzoek plaats gevonden naar de subsidiesystematiek in Leiden. Daarnaast is een vergelijking gemaakt met andere steden. Ook is er een enquête gehouden en zijn er meerdere gesprekstafels georganiseerd met de cultuursector in Leiden. Het is onderzoek is in juni 2024 afgerond. Op basis van het onderzoek is de subsidiesystematiek aangepast. De besluitvorming over de nieuwe subsidiesystematiek heeft in het eerste kwartaal van 2025 plaats gevonden. Op 18 februari 2025 heeft het college een brief gestuurd naar de raad. | |
9 | Cliëntervaringsonderzoek WMO voorzieningen | In 2025 is het Cliëntervaringsonderzoek Wmo over 2024 uitgevoerd. Inwoners hebben een vragenlijst ingevuld. Het onderzoek laat zien dat de ondersteuning over het algemeen goed werkt en wordt gewaardeerd. | |
10 | Evaluatie jeugdteam | Het college heeft de raad op 27 mei 2025 geïnformeerd over de evaluatie van de Jeugdteams Leidse Regio en het aangekondigde vervolgproces richting de periode na medio 2028. Deze evaluatie liet zowel sterke punten als verbeterpunten zien. De verbeterpunten zijn verwerkt in de verlengde opdracht aan de Jeugdteams voor de periode van 1 juli 2026 tot en met 30 juni 2028. Daarnaast is aangegeven dat het college zich, met het oog op de afloop van deze afspraken per 30 juni 2028, beraadt op de inrichting van de toegang daarna. Op 17 september 2025 heeft over die toekomstige inrichting van de toegang een woordvoerdersoverleg plaatsgevonden. Daar zijn de uitkomsten van de evaluatie toegelicht en hebben de woordvoerders vragen en aandachtspunten meegegeven voor het vervolgproces. |
De Rekenkamer Leiden-Leiderdorp voert jaarlijks ook een of meer onderzoeken uit. In de Jaarstukken staat een stand van zaken van de aanbevelingen uit de rapporten van de afgelopen drie kalenderjaren. Deze informatie staat in de bijlage ‘Opvolging aanbevelingen Rekenkamer (tot 1 januari 2024: Rekenkamercommissie)’.