Toetsing van de rechtmatigheid is met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023 niet meer de verantwoordelijkheid van de externe accountant, maar van het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college). Deze rechtmatigheidsverantwoording vervangt de in-control-statement. De rechtmatigheidsverantwoording is dus niet iets nieuws voor de gemeente Leiden. In de in-control-statement deed het college tot en met 2022 een uitspraak over de rechtmatigheid. De externe accountant geeft vanaf 2023 alleen nog maar een oordeel over de getrouwheid en niet meer over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. De externe accountant beoordeelt nog wel of de informatie van het college in de rechtmatigheidsverantwoording juist en volledig is.
De rechtmatigheidsverantwoording moet samen gelezen worden met de toelichting over de rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf bedrijfsvoering. In deze paragraaf wordt ook een toelichting gegeven op eventuele afwijkingen en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
Regelgeving voor de rechtmatigheidsverantwoording
De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening op basis van artikel 36 lid 3 van de financiële verordening 2023 van de gemeente Leiden. Hierin staat dat het college in de jaarstukken met de rechtmatigheidsverantwoording verantwoording aflegt over de naleving van de regels die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. In het Controleprotocol 2023 van de gemeente Leiden zijn hierover nadere regels opgenomen.
De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld conform de stellige uitspraken van de commissie BBV in de Kadernota Rechtmatigheid 2023. De commissie BBV geeft via de Kadernota Rechtmatigheid haar visie over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording van de decentrale overheden. Het begrip rechtmatigheid heeft betrekking op het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. In de Financiële verordening 2023 van de gemeente Leiden worden deze criteria toegelicht en zijn nadere regels over deze criteria opgenomen. Ook in de paragraaf bedrijfsvoering worden deze criteria verder toegelicht.
Werkzaamheden ten grondslag aan de rechtmatigheidsverantwoording
De gemeenteraad heeft het Normenkader Financiële rechtmatigheid 2023 van de gemeente Leiden (met terugwerkende kracht) op 16 mei 2024 vastgesteld. Het Normenkader rechtmatigheid 2023 van de gemeente Leiden betreft de inventarisatie van de relevante regelgeving voor de jaarlijks rechtmatigheidscontrole door het college. Het operationaliseren van het normenkader is een taak van het college en mondt mede uit in een toetsingskader per interne rechtmatigheidscontrole. De kaders voor de interne rechtmatigheidscontroles zijn vastgelegd in het Algemeen controleplan 2023 van de gemeente Leiden. De uitkomst van de interne rechtmatigheidscontroles (inclusief aanvullende analyses op de bovengenoemde criteria) vormt de basis voor de uitspraak van het college over de rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording.