Programmanummer | 1 | |
Commissie | Leefbaarheid en Bereikbaarheid | |
Portefeuille(s) | Bestuur, Veiligheid en Handhaving Werk, Inkomen en Economie & Cultuur |
De missie van het programma Bestuur en dienstverlening luidt: |
Net als in 2020 hebben de Coronamaatregelen veel invloed gehad op de raad. Heel veel vergaderingen zijn digitaal gehouden in plaats van in een vergaderzaal. De raad heeft ondanks de beperkingen zijn drie rollen van volksvertegenwoordiging, kaderstelling en controle naar behoren en grotendeels conform de vastgestelde vergadercyclus kunnen uitvoeren en er zijn veel dossiers behandeld. Helaas hebben de raadsleden veel minder de kans gehad voor fysieke ontmoetingen met inwoners en organisaties in de stad. Met de komst van de nieuwe website van de raad is een grote stap gezet in het verder uitbouwen van de communicatie over de werkzaamheden en rollen van de gemeenteraad. Daarnaast is er in 2021 voor het eerst sinds lange tijd een raadgevend referendum gehouden, gelijktijdig met de Tweede Kamerverkiezingen op 17 maart.
In het jaarverslag van de Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp over 2021 zijn de activiteiten van deze commissie terug te lezen. De opvolging door het college van de aanbevelingen is te vinden in de Bijlage 'Opvolging aanbevelingen Rekenkamercommissie’. Daarnaast is een externe evaluatie uitgevoerd naar de samengestelde Rekenkamercommissie voor zowel Leiden als Leiderdorp. In februari 2021 is het evaluatierapport ‘Een goed rapport is pas het halve werk’ afgerond, waaruit een aantal adviezen zijn voortgekomen.
De coronapandemie heeft ook dit jaar weer invloed gehad op de dienstverlening. Ondanks alle aanpassingen en soms mindere bezetting is de dienstverlening steeds doorgegaan en zijn alle producten en diensten geleverd.
In oktober 2021 is de pilot live chat van start gegaan. De eerste klanttevredenheidsresultaten zijn heel positief, met een gemiddeld cijfer van 8,5. Mensen geven aan dit als vervanging van een telefoontje te zien en waarderen ze de snelheid van de interactie.
Voor het interne project Duidelijke taal heeft de gemeenteraad via een amendement bij de begrotingsraad geld beschikbaar gesteld. Eind 2021 is een aantal collega’s opgeleid tot trainer duidelijke taal om vanaf 2022 de hele organisatie te trainen. De trainingen zorgen voor heldere communicatie en bewustwording bij medewerkers.
Ook zijn in 2021 de eerste beeldbrieven verstuurd. Dit is positief geëvalueerd, waarna is besloten hiermee in 2022 door te gaan.
In het kader van het verder verbeteren en toegankelijk maken van de digitale dienstverlening zorgen we ervoor dat de wettelijke eisen voor de digitale toegankelijkheid uitgangspunt zijn bij de technische implementatie van nieuwe systemen én dat de gebruikerservaring centraal staat bij het inrichten daarvan. In 2021 waren dat systemen voor subsidieaanvragen en meldingen openbare ruimte.
In mei 2021 is een audit uitgevoerd om te toetsen of de gemeentelijke website, de afsprakenmodule en webformulieren aan alle wettelijke eisen rondom digitale toegankelijkheid voldoen. Daar is een aantal technische issues uitgekomen die we in samenwerking met de leveranciers oplossen. Daarna zal opnieuw een test worden uitgevoerd.
Op orde houden basisregistraties
De meerwaarde van het stelsel van basisregistraties en andere overheidsgegevens zit hem in het gebruik van kwalitatief goede data. In 2021 hebben wij, onder andere door het inzetten van mutatiesignalering vanuit luchtfoto’s, de kwaliteit van de basisregistraties verder verbeterd. Dit is van belang bij het aanpakken van de maatschappelijke vraagstukken en heeft ook dit jaar een goed resultaat opgeleverd bij de ENSIA verantwoording (Eenduidige Normatiek Single Information Audit), namelijk een 100% score.
Doel | Prestatie | |
|---|---|---|
1A1 Volksvertegenwoordiging, kaderstelling en control | 1A1.1 De gemeenteraad en raadscommissies vergaderen volgens de vastgestelde vergadercyclus | |
1A1.2 Burgers actief informeren over rol en werkzaamheden van de gemeenteraad | | |
1A1.3 Ondersteuning van de gemeenteraad door de griffie, onderzoek door de rekenkamercommissie en controle door de accountant | | |
1A2 Dagelijks besturen van de gemeente | 1A2.1 Dagelijks besturen van de gemeente door het college | |
1A2.2 Informeren en betrekken van burgers, bedrijven en instellingen over besluiten en bij uit te voeren beleid | | |
1A2.3 Organiseren van verkiezingen voor gemeente, provincie, waterschappen, Rijk en Europa | | |
1A2.4 Strategische beleidsadvisering en onderzoek | | |
1A2.5 Adviseren van bestuur over communicatie | | |
1A3 Bijdragen aan en sturen op samenwerkingsverbanden | 1A3.1 Sturing en toezicht houden op samenwerkingsverbanden | |
1A3.2 Bevorderen van intergemeentelijke samenwerking | |
Gemeentelijke communicatie en het betrekken van de stad (participatie) over besluiten en uit te voeren beleid zijn nodig om de doelstellingen uit het beleidsakkoord te realiseren. Op het gebied van participatie is in 2021 een onderzoek uitgevoerd naar de effectiviteit van samenwerking in de stad. De gemeenteraad heeft de overgenomen adviezen en aanbevelingen naar aanleiding van het rapport ‘Participatie in Leiden Ontleed’ vastgesteld en gevraagd om een kader en (handelings)perspectief voor participatie in Leiden en aan te bieden aan de nieuwe gemeenteraad in 2022.
Er is bij de voorbereidingen op de verkiezingen en het referendum aangesloten op de landelijke coronamaatregelen (onder meer vastgelegd in de Tijdelijke wet verkiezingen Covid-19) en geanticipeerd op de gevolgen hiervan, bijvoorbeeld voor wat betreft het aantal en de inrichting van stemlokalen en het aantal stembureauleden. De extra kosten konden gedekt worden door de bijdrage van het Rijk als compensatie voor de aanvullende organisatiekosten.
De colleges van de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude hebben in 2021 het principebesluit genomen om de regionale bedrijfsvoering onder te brengen bij Leiden. Hieraan ligt het onderzoek ‘de route naar een passende vorm van samenwerking voor de bedrijfsvoering van de Leidse regio’ ten grondslag. Eind 2021 is het besluitvormingsproces opgestart waarbij het college toestemming vraagt aan de raad om de nieuwe regeling te treffen. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt hier verder op in gegaan.
Holland Rijnland | |
Motieven en doelen deelname GR | Het bereiken van sommige maatschappelijke doelen kan alleen maar door middel van grootschalige samenwerking om slagkracht te realiseren. |
Realisatie doelstellingen en prestaties 2021 | Drie regionale structurerende visienotities die al in 2020 zijn gestart, hebben in 2021 de aandacht bepaald: de mobiliteitsvisie, de ruimtelijke agenda en de Regionale Energiestrategie (RES). Voor alle drie thema’s zijn richtinggevende nota’s vastgesteld. |
Belangrijkste bestuurlijke mijlpalen 2021 | Vaststellen van (meerjaren)begroting 2022 e.v. Nieuwe mobiliteitsagenda |
Bijdrage 2021 | Inwonersbijdrage en RBL € 1.345.311 |
Voor eigenaarsrol, zie paragraaf Verbonden Partijen | |
Effectindicator | Realisatie | Streefwaarde 2021 | Bron | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
2018 | 2019 | 2020 | 2021 | |||
Doel 1A1 Volksvertegenwoordiging, kaderstelling en control | ||||||
1A1.a Percentage inwoners dat het eens is met de stelling 'Ik voel mij vertegenwoordigd door de gemeenteraad' | - | 37% | - | 33% | 39% | Stads- en wijkenquête |
Doel 1A2 Dagelijks besturen van de gemeente | ||||||
1A2.a Percentage inwoners dat het eens is met de stelling 'De gemeente wordt goed bestuurd' | - | 54% | - | 49% | 56% | Stads- en wijkenquête |
Het percentage inwoners dat het eens is met de stelling dat de gemeente goed wordt bestuurd schommelt al jaren rond de 50% (zie hiervoor onderstaande link). Het college reflecteert regelmatig op het eigen handelen en de situatie in de stad.
Een overzicht van de realisatie- en streefwaarden (ook uit eerdere begrotingen) staat op LeideninCijfers.
Doel | Prestatie | |
|---|---|---|
1B1 Burgers, bedrijven en instellingen zijn tevreden over de publieke dienstverlening | 1B1.1 Leveren van alle producten en diensten op het gebied van burgerzaken (o.a. reisdocumenten, rijbewijzen, huwelijken, etc.)1 | |
1B1.2 Zorgen voor persoonlijke, betrouwbare, toegankelijke en efficiënte dienstverlening via minimaal de belangrijkste 5 kanalen die de burger van ons verwacht en die voldoen aan de moderne standaarden | | |
1B1.3 Op orde houden basisregistraties (BRP, BAG, BGT etc.) | | |
1B1.4 Beantwoorden van eerstelijns vragen, verstrekken van informatie en leveren van eerstelijns producten | | |
1B1.5 Omzetten papieren archieven in digitale archieven naar de moderne standaarden | |
De prestaties zijn over het algemeen goed verlopen. Zie de paragraaf 'Ontwikkelingen in 2021' voor een nadere toelichting.
Het Project Digitalisering Bouwdossiers zou maart 2021 worden afgerond maar heeft mede als gevolg van de coronamaatregelen vertraging opgelopen en wordt volgens huidige planning eind 2022 afgerond. Dan is ruim 900 meter bouwarchief gedigitaliseerd en zijn alle papieren dossiers vervangen door de digitale exemplaren.
Project Opgeruimd Over is afgerond en al het papieren archief is onttrokken aan de organisatie. Dit is geïnventariseerd, bewerkt en uitgeplaatst en kan digitaal worden opgevraagd.
Verbonden partijen
Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland (BSGR) | |
Motieven en doelen deelname GR | Uit overwegingen van kwaliteit, continuïteit en efficiency is het gewenst om samenwerking te vinden bij beleidsvoorbereiding, heffing en invordering van waterschappen en gemeentelijke belastingen, bij uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken en bij het beheer en de uitvoering van vastgoedinformatie. |
Realisatie doelstellingen en prestaties 2021 | Voor het achtste aar op rij is een ISAE3402-verklaring afgegeven door de accountant. |
Belangrijkste bestuurlijke mijlpalen 2021 | De raad krijgt jaarlijks, op grond van artikel 35 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, de mogelijkheid om een zienswijze in te dienen op de ontwerpbegroting. In 2021 hebben de volgende bestuurlijke mijlpalen plaatsgevonden: ■ Programmabegroting 2022 (juni 2021) ■ Informatie over jaarstukken 2020 |
Bijdrage 2021 | € 1.985.493 |
Voor eigenaarsrol, zie paragraaf verbonden partijen | |
Effectindicator | Realisatie | Streefwaarde 2021 | Bron | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
2018 | 2019 | 2020 | 2021 | |||
Doel 1B1 Burgers, bedrijven en instellingen zijn tevreden over de publieke dienstverlening | ||||||
1B1.a Rapportcijfer totaaloordeel telefonische dienstverlening | 7,8 | 8,0 | 7,2 | 7,1 | 7,9 | Enquête in eigen beheer |
1B1.b Rapportcijfer totaaloordeel dienstverlening balie | 7,9 | 8,5 | 8,3 | 8,5 | 8,2 | Enquête in eigen beheer |
1B1.c Rapportcijfer totaaloordeel digitaal loket | 5,8 | 6,4 | 6,3 | 6,5 | 6,1 | Enquête in eigen beheer |
1B1.d Percentage Leidenaren dat de dienstverlening in het algemeen als goed of uitstekend beoordeelt | - | 76% | - | 81% | 80% | Stads- en wijkenquête |
Het overall cijfer voor de telefonische dienstverlening is net als in 2020 onder de streefwaarde. De waardering voor de KCC-medewerkers aan de telefoon blijft gelukkig op hetzelfde hoge niveau als in 2020. Dit oordeel is zelfs gestegen. De overall daling is onder meer te verklaren doordat meldingen niet adequaat worden opgelost of men niet wordt teruggebeld door de vakteams.
Een overzicht van realisatie- en streefwaarden van de indicatoren (ook uit vorige begrotingen) staat op LeideninCijfers.
In 2021zijn geen kaderstellende beleidsstukken vastgesteld.
Bestuur en dienstverlening | Rekening | Begroting | Wijziging | Begroting
2021 | Rekening | Verschil | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Bestuur | Lasten | 11.754 | 11.552 | 1.171 | 12.723 | 11.705 | 1.019 |
Baten | -87 | -164 | 0 | -165 | -106 | -59 | |
Saldo | 11.667 | 11.388 | 1.171 | 12.558 | 11.599 | 960 | |
Dienstverlening | Lasten | 8.355 | 7.215 | 553 | 7.768 | 7.715 | 53 |
Baten | -1.950 | -2.064 | -367 | -2.432 | -2.382 | -50 | |
Saldo | 6.405 | 5.151 | 185 | 5.336 | 5.333 | 3 | |
Programma | Lasten | 20.109 | 18.767 | 1.724 | 20.491 | 19.419 | 1.072 |
Baten | -2.037 | -2.229 | -368 | -2.596 | -2.488 | -109 | |
Saldo van baten en lasten | 18.072 | 16.538 | 1.356 | 17.895 | 16.932 | 963 | |
Reserves | Toevoeging | 286 | 130 | 80 | 210 | 210 | 0 |
Onttrekking | -3.077 | -3.254 | -268 | -3.522 | -3.520 | -2 | |
Mutaties reserves | -2.791 | -3.124 | -188 | -3.312 | -3.310 | -2 | |
Resultaat | 15.281 | 13.415 | 1.168 | 14.583 | 13.622 | 961 |
Reserves programma 1 | Rekening | Begroting | Wijziging | Begroting
2021 | Rekening | Verschil | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Reserve raad | Toevoeging | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Onttrekking | 0 | 0 | -36 | -36 | -36 | 0 | |
Saldo | 0 | 0 | -36 | -36 | -36 | 0 | |
Reserve Holland Rijnland | Toevoeging | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Onttrekking | -3.077 | -3.077 | 0 | -3.077 | -3.077 | 0 | |
Saldo | -3.077 | -3.077 | 0 | -3.077 | -3.077 | 0 | |
Egalisatiereserve verkiezingen | Toevoeging | 286 | 130 | 41 | 171 | 171 | 0 |
Onttrekking | 0 | -177 | -161 | -338 | -350 | 11 | |
Saldo | 286 | -47 | -120 | -167 | -178 | 11 | |
Reserve rekenkamer | Toevoeging | 0 | 0 | 39 | 39 | 39 | 0 |
Onttrekking | 0 | 0 | -71 | -71 | -58 | -13 | |
Saldo | 0 | 0 | -32 | -32 | -19 | -13 | |
Totaal | Toevoeging | 286 | 130 | 80 | 210 | 210 | 0 |
Onttrekking | -3.077 | -3.254 | -268 | -3.522 | -3.520 | -2 | |
Reserves programma 1 | -2.791 | -3.124 | -188 | -3.312 | -3.310 | -2 |
Toelichting op beleidsterreinen met financiële afwijkingen (op de lasten en/of baten) > € 250.000
1A Bestuur
De kosten inzake Bestuur zijn onder andere lager uitgevallen omdat de kosten voor de accountantscontrole niet meer volledig in het jaar mogen vallen waarover de controle plaatsvindt, dit levert een incidenteel voordeel op van € 80.000. Ook is de bijdrage aan Holland Rijnland € 169.000 lager uitgevallen. Verder valt er vanuit de voorziening voor wethouderspensioenen een bedrag van € 590.000 vrij. De rekenrente is gestegen, waardoor een deel van het gereserveerde bedrag kan vrijvallen. Ook de wachtgelden en de vrijval die ten laste van de voorziening wachtgelden voor oud-wethouders zijn gebracht, hebben geleid tot een voordeel van € 150.000. Daarnaast zijn diverse incidentele budgetten, zoals budgetten voor de nieuwe website en tijdelijke vergaderlocaties, niet volledig benut omdat de projecten nog niet zijn afgerond.
1B Dienstverlening
Er zijn geen relevante afwijkingen.
Toelichting op afwijkingen Reserves
Egalisatiereserve Verkiezingen
De kosten voor de Tweede Kamerverkiezingen zijn afgerond € 11.000 hoger uitgevallen. Daardoor is er ook
€ 11.000 meer onttrokken.
Reserve rekenkamer
De ontrekking inzake het opzetten van de nieuwe website is € 13.000 lager uitgevallen omdat het project nog niet is afgerond.
INVESTERINGEN
Overschrijdingen op investeringskredieten
Binnen dit programma zijn geen overschrijdingen op investeringskredieten.
Toelichting op investeringskredieten ouder dan drie jaar die niet afgesloten worden bij de jaarrekening 2021
7100339 Modernisering GBA (mGBA)
Aanbesteding voor de broker heeft met vertraging in 2019 plaatsgevonden. In 2020 en 2021 hebben de voorbereidingen plaatsgevonden voor de vervanging/doorontwikkeling van de Burgerzakenapplicatie. In 2022 vindt de implementatie plaats.
7101239 vervangen Topdesk en Planon
In samenwerking met Servicepunt71 zal in 2022 gestart worden met een project voor het vervangen van topdesk en planon. De uitgave op dit krediet zullen daarmee in 2021 een aanvang nemen.
7101185 vervanging Key2datadistributie
In samenwerking met Servicepunt71 wordt in 2022 onderzocht op welke wijze we dit project gaan opstarten. Hiervoor is het van belang dat het krediet open blijft staan.
7101237 Vervanging applicatie BAG
In samenwerking met Servicepunt71 wordt in 2022 onderzocht in hoeverre dit krediet nodig is. Medio 2022 zal het krediet zijn uitgenut of afgesloten.