Jaarstukken 2021

Bestuur en dienstverlening

Programmanummer

 

1

Commissie

 

Leefbaarheid en Bereikbaarheid

Portefeuille(s)

 

Bestuur, Veiligheid en Handhaving
Kennis, Onderwijs, Sport en Financiën

Werk, Inkomen en Economie & Cultuur

De missie van het programma Bestuur en dienstverlening luidt:
"De gemeente Leiden staat voor een klantgerichte, persoonlijke en toegankelijke dienstverlening, waarbij de klanten betrouwbaar, duidelijk, snel en op maat worden bediend."

Ontwikkelingen in 2021

Bestuur

Net als in 2020 hebben de Coronamaatregelen veel invloed gehad op de raad. Heel veel vergaderingen zijn digitaal gehouden in plaats van in een vergaderzaal. De raad heeft ondanks de beperkingen zijn drie rollen van volksvertegenwoordiging, kaderstelling en controle naar behoren en grotendeels conform de vastgestelde vergadercyclus kunnen uitvoeren en er zijn veel dossiers behandeld. Helaas hebben de raadsleden veel minder de kans gehad voor fysieke ontmoetingen met inwoners en organisaties in de stad. Met de komst van de nieuwe website van de raad is een grote stap gezet in het verder uitbouwen van de communicatie over de werkzaamheden en rollen van de gemeenteraad. Daarnaast is er in 2021 voor het eerst sinds lange tijd een raadgevend referendum gehouden, gelijktijdig met de Tweede Kamerverkiezingen op 17 maart.

In het jaarverslag van de Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp over 2021 zijn de activiteiten van deze commissie terug te lezen. De opvolging door het college van de aanbevelingen is te vinden in de Bijlage 'Opvolging aanbevelingen Rekenkamercommissie’. Daarnaast is een externe evaluatie uitgevoerd naar de samengestelde Rekenkamercommissie voor zowel Leiden als Leiderdorp. In februari 2021 is het evaluatierapport ‘Een goed rapport is pas het halve werk’ afgerond, waaruit een aantal adviezen zijn voortgekomen.

Dienstverlening

De coronapandemie heeft ook dit jaar weer invloed gehad op de dienstverlening. Ondanks alle aanpassingen en soms mindere bezetting is de dienstverlening steeds doorgegaan en zijn alle producten en diensten geleverd.

In oktober 2021 is de pilot live chat van start gegaan. De eerste klanttevredenheidsresultaten zijn heel positief, met een gemiddeld cijfer van 8,5. Mensen geven aan dit als vervanging van een telefoontje te zien en waarderen ze de snelheid van de interactie.

Voor het interne project Duidelijke taal heeft de gemeenteraad via een amendement bij de begrotingsraad geld beschikbaar gesteld. Eind 2021 is een aantal collega’s opgeleid tot trainer duidelijke taal om vanaf 2022 de hele organisatie te trainen. De trainingen zorgen voor heldere communicatie en bewustwording bij medewerkers.
Ook zijn in 2021 de eerste beeldbrieven verstuurd. Dit is positief geëvalueerd, waarna is besloten hiermee in 2022 door te gaan.

In het kader van het verder verbeteren en toegankelijk maken van de digitale dienstverlening zorgen we ervoor dat de wettelijke eisen voor de digitale toegankelijkheid uitgangspunt zijn bij de technische implementatie van nieuwe systemen én dat de gebruikerservaring centraal staat bij het inrichten daarvan. In 2021 waren dat systemen voor subsidieaanvragen en meldingen openbare ruimte.

In mei 2021 is een audit uitgevoerd om te toetsen of de gemeentelijke website, de afsprakenmodule en webformulieren aan alle wettelijke eisen rondom digitale toegankelijkheid voldoen. Daar is een aantal technische issues uitgekomen die we in samenwerking met de leveranciers oplossen. Daarna zal opnieuw een test worden uitgevoerd.

Op orde houden basisregistraties
De meerwaarde van het stelsel van basisregistraties en andere overheidsgegevens zit hem in het gebruik van kwalitatief goede data. In 2021 hebben wij, onder andere door het inzetten van mutatiesignalering vanuit luchtfoto’s, de kwaliteit van de basisregistraties verder verbeterd. Dit is van belang bij het aanpakken van de maatschappelijke vraagstukken en heeft ook dit jaar een goed resultaat opgeleverd bij de ENSIA verantwoording (Eenduidige Normatiek Single Information Audit), namelijk een 100% score.


Beleidsterrein 1A Bestuur

Doelen en prestaties bij 1A Bestuur

Doel

Prestatie

 

1A1 Volksvertegenwoordiging, kaderstelling en control

1A1.1 De gemeenteraad en raadscommissies vergaderen volgens de vastgestelde vergadercyclus

 

1A1.2 Burgers actief informeren over rol en werkzaamheden van de gemeenteraad

 

1A1.3 Ondersteuning van de gemeenteraad door de griffie, onderzoek door de rekenkamercommissie en controle door de accountant

 

1A2 Dagelijks besturen van de gemeente

1A2.1 Dagelijks besturen van de gemeente door het college

 

1A2.2 Informeren en betrekken van burgers, bedrijven en instellingen over besluiten en bij uit te voeren beleid

 

1A2.3 Organiseren van verkiezingen voor gemeente, provincie, waterschappen, Rijk en Europa

 

1A2.4 Strategische beleidsadvisering en onderzoek

 

1A2.5 Adviseren van bestuur over communicatie

 

1A3 Bijdragen aan en sturen op samenwerkingsverbanden

1A3.1 Sturing en toezicht houden op samenwerkingsverbanden

 

1A3.2 Bevorderen van intergemeentelijke samenwerking

 

Toelichting op prestaties

1A2.2 Informeren en betrekken van burgers, bedrijven en instellingen over besluiten en bij uit te voeren beleid

Gemeentelijke communicatie en het betrekken van de stad (participatie) over besluiten en uit te voeren beleid zijn nodig om de doelstellingen uit het beleidsakkoord te realiseren. Op het gebied van participatie is in 2021 een onderzoek uitgevoerd naar de effectiviteit van samenwerking in de stad. De gemeenteraad heeft de overgenomen adviezen en aanbevelingen naar aanleiding van het rapport ‘Participatie in Leiden Ontleed’ vastgesteld en gevraagd om een kader en (handelings)perspectief voor participatie in Leiden en aan te bieden aan de nieuwe gemeenteraad in 2022.

1A2.3 Organiseren van verkiezingen

Er is bij de voorbereidingen op de verkiezingen en het referendum aangesloten op de landelijke coronamaatregelen (onder meer vastgelegd in de Tijdelijke wet verkiezingen Covid-19) en geanticipeerd op de gevolgen hiervan, bijvoorbeeld voor wat betreft het aantal en de inrichting van stemlokalen en het aantal stembureauleden. De extra kosten konden gedekt worden door de bijdrage van het Rijk als compensatie voor de aanvullende organisatiekosten.

1A3.1 Sturing en toezicht houden op samenwerkingsverbanden

De colleges van de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude hebben in 2021 het principebesluit genomen om de regionale bedrijfsvoering onder te brengen bij Leiden. Hieraan ligt het onderzoek ‘de route naar een passende vorm van samenwerking voor de bedrijfsvoering van de Leidse regio’ ten grondslag. Eind 2021 is het besluitvormingsproces opgestart waarbij het college toestemming vraagt aan de raad om de nieuwe regeling te treffen. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt hier verder op in gegaan.

Verbonden partijen

Holland Rijnland

Motieven en doelen deelname GR

Het bereiken van sommige maatschappelijke doelen kan alleen maar door middel van grootschalige samenwerking om slagkracht te realiseren.
Vraagstukken van mobiliteit, economie, wonen, groen en RO doen zich per definitie voor op de schaal van de agglomeratie. Agendering van samenwerkingspunten kan door alle gemeenten worden geïnitieerd.
Holland Rijnland is uitvoeringsorganisatie voor Regionaal Bureau Leerplicht, Woonruimteverdeling en Volwasseneducatie.
In december 2019 heeft de raad de Visienota Leiden en Regio 2019 vastgesteld. Hierin wordt richting gegeven aan de taken die Leiden op de schaal van o.a. Holland Rijnland wil organiseren.

Realisatie doelstellingen en prestaties 2021

Drie regionale structurerende visienotities die al in 2020 zijn gestart, hebben in 2021 de aandacht bepaald: de mobiliteitsvisie, de ruimtelijke agenda en de Regionale Energiestrategie (RES). Voor alle drie thema’s zijn richtinggevende nota’s vastgesteld.
Met de aanstelling van een nieuwe algemeen directeur is tevens een start gemaakt met de doorontwikkeling van de organisatie en vernieuwing van de werkwijzen naar meer opgavegerichte aanpak.

Belangrijkste bestuurlijke mijlpalen 2021

Vaststellen van (meerjaren)begroting 2022 e.v.

Nieuwe mobiliteitsagenda
Regionale Energiestrategie
Ruimtelijke Ontwikkelings Agenda
Decentralisatie Maatschappelijke Zorg

Bijdrage 2021

Inwonersbijdrage en RBL 1.345.311
TWO 671.857
Regionaal Investeringsfonds 3.076.652

Voor eigenaarsrol, zie paragraaf Verbonden Partijen

Effectindicatoren bij 1A Bestuur

Effectindicator

Realisatie

Streefwaarde 2021

Bron

2018

2019

2020

2021

Doel 1A1 Volksvertegenwoordiging, kaderstelling en control

1A1.a Percentage inwoners dat het eens is met de stelling 'Ik voel mij vertegenwoordigd door de gemeenteraad'

-

37%

-

33%

39%

Stads- en wijkenquête

Doel 1A2 Dagelijks besturen van de gemeente

1A2.a Percentage inwoners dat het eens is met de stelling 'De gemeente wordt goed bestuurd'

-

54%

-

49%

56%

Stads- en wijkenquête

Het percentage inwoners dat het eens is met de stelling dat de gemeente goed wordt bestuurd schommelt al jaren rond de 50% (zie hiervoor onderstaande link). Het college reflecteert regelmatig op het eigen handelen en de situatie in de stad.

Een overzicht van de realisatie- en streefwaarden (ook uit eerdere begrotingen) staat op LeideninCijfers.

Beleidsterrein 1B Dienstverlening

Doelen en prestaties bij 1B Dienstverlening

Doel

Prestatie

 

1B1 Burgers, bedrijven en instellingen zijn tevreden over de publieke dienstverlening

1B1.1 Leveren van alle producten en diensten op het gebied van burgerzaken (o.a. reisdocumenten, rijbewijzen, huwelijken, etc.)1

 

1B1.2 Zorgen voor persoonlijke, betrouwbare, toegankelijke en efficiënte dienstverlening via minimaal de belangrijkste 5 kanalen die de burger van ons verwacht en die voldoen aan de moderne standaarden

 

1B1.3 Op orde houden basisregistraties (BRP, BAG, BGT etc.)

 

1B1.4 Beantwoorden van eerstelijns vragen, verstrekken van informatie en leveren van eerstelijns producten

 

1B1.5 Omzetten papieren archieven in digitale archieven naar de moderne standaarden

 
  1. 1 Onder de term producten en diensten vallen niet die producten en diensten die betrekking hebben op de Participatiewet. Informatie over die categorie is opgenomen in begrotingsprogramma 10.

Toelichting op prestaties

De prestaties zijn over het algemeen goed verlopen. Zie de paragraaf 'Ontwikkelingen in 2021' voor een nadere toelichting.

1B1.5 Omzetten papieren archieven in digitale archieven naar de moderne standaarden

Het Project Digitalisering Bouwdossiers zou maart 2021 worden afgerond maar heeft mede als gevolg van de coronamaatregelen vertraging opgelopen en wordt volgens huidige planning eind 2022 afgerond. Dan is ruim 900 meter bouwarchief gedigitaliseerd en zijn alle papieren dossiers vervangen door de digitale exemplaren.
Project Opgeruimd Over is afgerond en al het papieren archief is onttrokken aan de organisatie. Dit is geïnventariseerd, bewerkt en uitgeplaatst en kan digitaal worden opgevraagd.



Verbonden partijen

Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland (BSGR)

Motieven en doelen deelname GR

Uit overwegingen van kwaliteit, continuïteit en efficiency is het gewenst om samenwerking te

vinden bij beleidsvoorbereiding, heffing en invordering van waterschappen en gemeentelijke

belastingen, bij uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken en bij het beheer en de

uitvoering van vastgoedinformatie.

Realisatie doelstellingen en prestaties 2021

Voor het achtste aar op rij is een ISAE3402-verklaring afgegeven door de accountant.

Belangrijkste bestuurlijke mijlpalen 2021

De raad krijgt jaarlijks, op grond van artikel 35 van de Wet gemeenschappelijke regelingen,

de mogelijkheid om een zienswijze in te dienen op de ontwerpbegroting. In 2021 hebben de

volgende bestuurlijke mijlpalen plaatsgevonden:

■ Programmabegroting 2022 (juni 2021)

■ Informatie over jaarstukken 2020

Bijdrage 2021

1.985.493

Voor eigenaarsrol, zie paragraaf verbonden partijen

Effectindicatoren bij 1B Dienstverlening

Effectindicator

Realisatie

Streefwaarde 2021

Bron

2018

2019

2020

2021

Doel 1B1 Burgers, bedrijven en instellingen zijn tevreden over de publieke dienstverlening

1B1.a Rapportcijfer totaaloordeel telefonische dienstverlening

7,8

8,0

7,2

7,1

7,9

Enquête in eigen beheer 

1B1.b Rapportcijfer totaaloordeel dienstverlening balie

7,9

8,5

8,3

8,5

8,2

Enquête in eigen beheer 

1B1.c Rapportcijfer totaaloordeel digitaal loket

5,8

6,4

6,3

6,5

6,1

Enquête in eigen beheer 

1B1.d Percentage Leidenaren dat de dienstverlening in het algemeen als goed of uitstekend beoordeelt

-

76%

-

81%

80%

Stads- en wijkenquête

Het overall cijfer voor de telefonische dienstverlening is net als in 2020 onder de streefwaarde. De waardering voor de KCC-medewerkers aan de telefoon blijft gelukkig op hetzelfde hoge niveau als in 2020. Dit oordeel is zelfs gestegen. De overall daling is onder meer te verklaren doordat meldingen niet adequaat worden opgelost of men niet wordt teruggebeld door de vakteams.

Een overzicht van realisatie- en streefwaarden van de indicatoren (ook uit vorige begrotingen) staat op LeideninCijfers.

Kaderstellende beleidsstukken

In 2021zijn geen kaderstellende beleidsstukken vastgesteld.

Programmabudget

Bestuur en dienstverlening
bedragen x 1.000,-

 

Rekening
2020

Begroting
2021

Wijziging
Begroting

Begroting 2021
na wijziging

Rekening
2021

Verschil
2021

Bestuur

Lasten

11.754

11.552

1.171

12.723

11.705

1.019

 

Baten

-87

-164

0

-165

-106

-59

Saldo

 

11.667

11.388

1.171

12.558

11.599

960

Dienstverlening

Lasten

8.355

7.215

553

7.768

7.715

53

 

Baten

-1.950

-2.064

-367

-2.432

-2.382

-50

Saldo

 

6.405

5.151

185

5.336

5.333

3

Programma

Lasten

20.109

18.767

1.724

20.491

19.419

1.072

 

Baten

-2.037

-2.229

-368

-2.596

-2.488

-109

Saldo van baten en lasten

 

18.072

16.538

1.356

17.895

16.932

963

Reserves

Toevoeging

286

130

80

210

210

0

 

Onttrekking

-3.077

-3.254

-268

-3.522

-3.520

-2

Mutaties reserves

 

-2.791

-3.124

-188

-3.312

-3.310

-2

Resultaat

 

15.281

13.415

1.168

14.583

13.622

961

Reserves programma 1
bedragen x 1.000,-

 

Rekening
2020

Begroting
2021

Wijziging
Begroting

Begroting 2021
na wijziging

Rekening
2021

Verschil
2021

Reserve raad

Toevoeging

0

0

0

0

0

0

 

Onttrekking

0

0

-36

-36

-36

0

Saldo

 

0

0

-36

-36

-36

0

Reserve Holland Rijnland

Toevoeging

0

0

0

0

0

0

 

Onttrekking

-3.077

-3.077

0

-3.077

-3.077

0

Saldo

 

-3.077

-3.077

0

-3.077

-3.077

0

Egalisatiereserve verkiezingen

Toevoeging

286

130

41

171

171

0

 

Onttrekking

0

-177

-161

-338

-350

11

Saldo

 

286

-47

-120

-167

-178

11

Reserve rekenkamer

Toevoeging

0

0

39

39

39

0

 

Onttrekking

0

0

-71

-71

-58

-13

Saldo

 

0

0

-32

-32

-19

-13

Totaal

Toevoeging

286

130

80

210

210

0

 

Onttrekking

-3.077

-3.254

-268

-3.522

-3.520

-2

Reserves programma 1

 

-2.791

-3.124

-188

-3.312

-3.310

-2

Toelichting op beleidsterreinen met financiële afwijkingen (op de lasten en/of baten) > 250.000

1A Bestuur
De kosten inzake Bestuur zijn onder andere lager uitgevallen omdat de kosten voor de accountantscontrole niet meer volledig in het jaar mogen vallen waarover de controle plaatsvindt, dit levert een incidenteel voordeel op van 80.000. Ook is de bijdrage aan Holland Rijnland 169.000 lager uitgevallen. Verder valt er vanuit de voorziening voor wethouderspensioenen een bedrag van 590.000 vrij. De rekenrente is gestegen, waardoor een deel van het gereserveerde bedrag kan vrijvallen. Ook de wachtgelden en de vrijval die ten laste van de voorziening wachtgelden voor oud-wethouders zijn gebracht, hebben geleid tot een voordeel van 150.000. Daarnaast zijn diverse incidentele budgetten, zoals budgetten voor de nieuwe website en tijdelijke vergaderlocaties, niet volledig benut omdat de projecten nog niet zijn afgerond.

1B Dienstverlening
Er zijn geen relevante afwijkingen.

Toelichting op afwijkingen Reserves

Egalisatiereserve Verkiezingen
De kosten voor de Tweede Kamerverkiezingen zijn afgerond 11.000 hoger uitgevallen. Daardoor is er ook
11.000 meer onttrokken.

Reserve rekenkamer
De ontrekking inzake het opzetten van de nieuwe website is 13.000 lager uitgevallen omdat het project nog niet is afgerond.

INVESTERINGEN

Overschrijdingen op investeringskredieten
Binnen dit programma zijn geen overschrijdingen op investeringskredieten.

Toelichting op investeringskredieten ouder dan drie jaar die niet afgesloten worden bij de jaarrekening 2021

7100339 Modernisering GBA (mGBA)
Aanbesteding voor de broker heeft met vertraging in 2019 plaatsgevonden. In 2020 en 2021 hebben de voorbereidingen plaatsgevonden voor de vervanging/doorontwikkeling van de Burgerzakenapplicatie. In 2022 vindt de implementatie plaats.

7101239 vervangen Topdesk en Planon
In samenwerking met Servicepunt71 zal in 2022 gestart worden met een project voor het vervangen van topdesk en planon. De uitgave op dit krediet zullen daarmee in 2021 een aanvang nemen.

7101185 vervanging Key2datadistributie 
In samenwerking met Servicepunt71 wordt in 2022 onderzocht op welke wijze we dit project gaan opstarten. Hiervoor is het van belang dat het krediet open blijft staan.

7101237 Vervanging applicatie BAG
In samenwerking met Servicepunt71 wordt in 2022 onderzocht in hoeverre dit krediet nodig is. Medio 2022 zal het krediet zijn uitgenut of afgesloten.