Ga naar boven

In control

Sinds boekjaar 2011 is in de jaarrekening van de gemeente Leiden een in control-verklaring opgenomen. Deze verklaring is het gevolg van de afspraak die tussen de gemeenteraad en het college van Burgemeester en Wethouders (hierna: het college) van de gemeente Leiden is gemaakt zoals vastgelegd in artikel 36 lid 3 van de Financiële verordening gemeente Leiden 2016 (ex artikel 212 GW).

Aan deze in control-verklaring 2016 met betrekking tot de gehele organisatie vanuit het college B&W liggen interne in control-verklaringen voor elk organisatieonderdeel ten grondslag
Intern is een in control-verklaring per cluster afgegeven door de clusterdirecteur. Ook voor de overige onderdelen die deel uitmaken van de gemeente is een afzonderlijke interne in control-verklaring afgegeven door de eindverantwoordelijke directeuren/managers. Dit betreft de organisatieonderdelen Concernstaf, het projectbureau en de intern verzelfstandigde instellingen DZB, Erfgoed Leiden en omstreken en Museum de Lakenhal. De interne in control-verklaringen per organisatieonderdeel vormen de basis voor deze door het college afgegeven in control-verklaring in de jaarrekening 2016.

Reikwijdte in control-verklaring
In het kader van Leiden in control heeft de organisatie voor de belangrijkste (financiële) processen in 2016 op systematische en risicogerichte wijze (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden uitgevoerd om de mate van in control per proces vast te kunnen stellen. De risicogerichte aanpak heeft de beperking in zich dat fouten nooit helemaal uitgesloten kunnen worden. In control betekent niet dat er geen fouten meer worden gemaakt of dat de administratieve organisatie op sommige punten geen verbetering behoeft. Het betekent dat Leiden interne controles heeft uitgevoerd om die fouten of verbeterpunten zelf te constateren, op te pakken en de voortgang van de verbeteringen te bewaken. Ook kosten-batenafwegingen begrenzen de ruimte om op alle beheersmatige aspecten voor een ‘100%-score’ te gaan.

In control-verklaring gemeente Leiden – controlejaar 2016
Deze in control-verklaring markeert de opdracht van het college om verantwoording af te leggen over de mate waarin de gemeente Leiden in control is en daarmee haar belangrijkste processen beheerst.

Het college is van mening dat de processen, die hieronder per organisatieonderdeel zijn opgenomen, in 2016 niet allemaal afdoende waren ingericht met passende maatregelen van interne controle (opzet) om de getrouwheid en rechtmatigheid van uit de processen voortvloeiende baten, lasten en balansmutaties te kunnen garanderen. Daarnaast is het college van mening dat de maatregelen van interne controle in 2016 ook niet allemaal afdoende daadwerkelijk aanwezig waren (bestaan) en in controlejaar 2016 afdoende hebben gefunctioneerd (werking). Voor het merendeel is wel sprake van getrouwe en rechtmatige uitvoering van processen, maar over 2016 moeten hier een aantal materiële fouten en onzekerheden worden gerapporteerd.

Intern over 2016 voor € 3,8 miljoen aan financiële rechtmatigheidsfouten en voor € 11,6 miljoen aan onzekerheden geconstateerd
In control betekent niet ‘foutloos’. De volgende fouten en onzekerheden zijn in 2016 door de organisatie geconstateerd:

Fouten: 

  1. organisatie breed geconstateerde financiële rechtmatigheidsfouten inzake het niet-naleven van Europese aanbestedingsregels (€ 3,2 miljoen);
  2. financiële rechtmatigheidsfout inzake overschrijding van het door de raad vastgestelde subsidieplafond op programmaniveau (€ 0,7 miljoen);

Onzekerheden: 

  • onzekerheid juistheid/rechtmatigheid van levering zorg door zorgaanbieders Jeugdhulp (€ 2,7 miljoen) en Wmo (€ 2,6 miljoen);
  • onzekerheid juistheid/rechtmatigheid van verantwoorde PGB-uitgaven Jeugdhulp (€ 1,7 miljoen) en Wmo (€ 4,7 miljoen)
  • onzekerheid juistheid/rechtmatigheid van de fiscale positie in de jaarrekening 2016 (BTW/BCF/Loonheffing en Vpb (€ P.M.)

Ad 1. Aanbestedingen

Het college stelt vast dat de gemeente Leiden jaarlijks geconfronteerd wordt met rechtmatigheidsfouten ten aanzien van niet juist Europees aanbestede leveringen of diensten. Dit heeft ook te maken met de wijze waarop intern wordt gecontroleerd. De werkwijze hierbij is dat per jaar alle totalen, die per crediteur in dat jaar zijn uitbetaald, worden onderzocht. Hier worden voorts ook de totalen van de voorgaande 3 jaren aan toegevoegd. Indien een opdracht als ‘fout’ wordt geconcludeerd, dan wordt als foutbedrag het in 2016 uitbetaalde bedrag genomen. Hierin kunnen dus ook nagekomen facturen uit 2015 zitten. Dit is dus niet direct toepassing van het baten- en lastenstelsel, maar eerder het kasstelsel. Omdat het echter een aanpak is die we in Leiden al jaren op deze manier uitvoeren hebben we dit omwille van de consistentie nooit aangepast.

In totaal is in 2016 voor € 3,2 miljoen (2015: € 2,9 miljoen) aan financiële rechtmatigheidsfouten geconstateerd, die tevens meetellen voor het oordeel in de controleverklaring van de externe accountant. Daarnaast is voor € 1,9 miljoen (2015: € 3,6 miljoen) aan ‘formele’ rechtmatigheidsfouten geconstateerd, bijvoorbeeld ten aanzien van zogeheten 2B-diensten waarvoor een ‘verplicht regime’ geldt, maar waarbij de gemeente bijvoorbeeld niet heeft voldaan aan de bijbehorende publicatieplicht. Deze formele fouten bestaan als categorie alleen voor inkoopopdrachten die vóór invoering van de nieuwe Aanbestedingswet (per 1 juli 2016) zijn gedaan. De genoemde bedragen voor financiële en formele rechtmatigheidsfouten in 2016 vertegenwoordigen per ultimo 2016 46 inkoopopdrachten (2015: 55 inkoopopdrachten). In 2016 zijn 14 onrechtmatige inkoopopdrachten opgelost, helaas zijn er ook 5 nieuwe fouten bijgekomen. Deze nieuwe fouten zijn als volgt nader te specificeren:

Financieel onrechtmatig (2 nieuwe fouten in 2016, in totaal € 0,6 miljoen):

  • Huur/lease van wagens met laadbakken (€ 0,1 miljoen) – fout omdat er geen documenten (meer) aanwezig zijn waaruit blijkt hoe deze opdracht is aanbesteed
  • Onderhoud huisvesting (€ 0,5 miljoen) – fout omdat de opdracht ten onrechte niet is aanbesteed

Formeel onrechtmatig (3 nieuwe fouten in 2016, in totaal € 1,1 miljoen):

  • Inhuur verkeersregelaars (€ 0,9 miljoen) – fout omdat de bestaande overeenkomst teveel is uitgenut en er niet tijdig een nieuwe aanbesteding is gestart
  • Levering schoonmaakartikelen (€ 0,1 miljoen) – fout omdat de bestaande overeenkomst teveel is uitgenut en er niet tijdig een nieuwe aanbesteding is gestart
  • Inhuur projectleider digitalisering Leidse parkeerketen (€ 0,1 miljoen) – fout omdat de bestaande overeenkomst teveel is uitgenut en er niet tijdig een nieuwe aanbesteding is gestart

Het college heeft op 7 februari 2017 een plan van aanpak verbetering rechtmatigheid van inkopen vastgesteld en aan de raad verstuurd ter afhandeling van de motie die de raad had aangenomen bij behandeling van de jaarstukken 2015. In het plan van aanpak heeft het college aangegeven welke maatregelen er in 2017 genomen worden om de oorzaken achter de fouten weg te nemen om zo nieuwe fouten zoveel mogelijk te voorkomen. Gelijktijdig wordt voor bestaande rechtmatigheidsfouten geanalyseerd op welke termijn deze opgelost kunnen worden door nieuwe aanbestedingsprocedures. Bij het ene contract zal dit sneller geëffectueerd kunnen worden dan bij het andere contract. Al met al concludeert het college dat de organisatie in 2016 voortvarend is gestart met het verbeteren van de rechtmatigheid van inkopen. Het college zal in 2017 blijven monitoren of de maatregelen zoals opgenomen in het plan van aanpak in voldoende mate worden uitgevoerd.

Ad 2. Subsidies

Zie hiertoe de toelichting in paragraaf 2.3.8 Subsidies van de Jaarstukken 2016. Hoewel er binnen de programma’s voldoende ruimte was om de subsidies te kunnen toekennen, is er ten onrechte geen rekening gehouden met het feit dat de raad op programmaniveau een subsidieplafond had vastgesteld in 2016. Voor 2017 is dit niet meer van toepassing. De kans op herhaling is dan ook nihil.

Ad 3. Jeugdhulp/Wmo

Zie hiertoe de uitgebreide toelichting die is opgenomen in de toelichting op de staat van baten en lasten van deze jaarrekening 2016.

Ad 4. PGB

Zie hiertoe de uitgebreide toelichting die is opgenomen in de toelichting op de staat van baten en lasten van deze jaarrekening 2016.

Ad 5. Fiscale positie

Zie hiertoe de toelichting in paragraaf 2.3.2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing van de Jaarstukken 2016. In tabel 1 is het risico opgenomen dat voortvloeit uit het fiscaal onderzoek dat momenteel door onderzoeksbureau Deloitte wordt uitgevoerd (voor BCF/BTW en Loonheffing) naar de juistheid van de aangiften in de jaren 2011 tot en met 2016. Ook de integrale beoordeling van de btw-labeling maakt hier onderdeel van uit. Aanvankelijk was afronding van dit onderzoek voorzien ultimo 2016, zodat eventuele suppletieaangiften (i.v.m. onjuiste of onvolledige aangiften in de jaren 2011 t/m 2016) nog konden worden meegenomen in de jaarrekening 2016. Het onderzoek is medio mei 2017 nog steeds in uitvoering. Derhalve is dit niet meer meegenomen in de jaarrekening. Dit betekent dat er een onzekerheid bestaat ten aanzien van de juistheid / rechtmatigheid van de BCF/BTW en Loonheffing-positie in de jaarrekening die op dit moment niet gekwantificeerd kan worden (€ P.M.).

Daarnaast is in dezelfde paragraaf onder tabel 1 ook een uitgebreide omschrijving opgenomen waaruit blijkt dat er een onzekerheid bestaat ten aanzien van het standpunt dat in de jaarrekening 2016 is ingenomen dat er geen Vpb-afdracht nodig is. (€ P.M.)

Wel relatief omvangrijke fouten en onzekerheden in 2016, maar naar de mening van het college is de organisatie over 2016 wel in control
Naast het voorgaande gaat ‘in control zijn’ er voornamelijk om dat een lerende organisatie wordt gecreëerd: in control zijn en/of komen betekent niet alleen dat een organisatie systematisch interne controles uitvoert en dat de organisatie fouten en verbeterpunten zelf constateert, maar ook dat de organisatie de verbeteringen in gang zet en bewaakt. Het college is van mening dat op dit punt vooral de gemeente Leiden laat zien in 2016 dat ze in control is. Onder de noemer Leiden in control maakt de gemeente Leiden veel werk van het op systematische en risicogerichte wijze uitvoeren van (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden op de belangrijkste financiële processen en IT-systemen, waarbij jaarlijks ook nieuwe normen (wet- en regelgeving) en andere ontwikkelingen als meetlat langs deze processen en IT-systemen worden gelegd. Hieruit volgen ook logischerwijs ‘nieuwe verbeterpunten’. De gemeente Leiden is transparant over deze verbetermogelijkheden en werkt inmiddels hard aan het oppakken van langer openstaande verbeterpunten om richting 2017 en verder beter in control te komen. Het college ziet toe op de voortgang van het oppakken van deze verbeterpunten door het management. Het management rapporteert minimaal twee keer per jaar over de voortgang van de verbeterpunten. De interne audit functie toetst vanuit een onafhankelijke en deskundige rol deze voortgang en rapporteert twee keer per jaar aan ambtelijk management, college en raad. Een lerende organisatie is hiermee gecreëerd en Leiden is daarmee naar de mening van het college en het ambtelijk management in control.

Het college merkt op dat Leiden steeds meer afhankelijk is van andere organisaties en ketenpartners, omdat steeds meer gewerkt wordt via ketensamenwerking en/of met serviceorganisaties. Dit betekent ook dat de mate waarin Leiden in control kan zijn steeds vaker wordt bepaald door de mate waarin deze ketenpartners en andere organisaties hun zaken goed op orde hebben en hoe de (regie op de) samenwerking door Leiden worden beheerst. Het college erkent dat een deel van de fouten en onzekerheden in 2016 voor een belangrijk deel ook worden veroorzaakt door deze afhankelijkheid. Daarnaast heeft ook de afhankelijkheid van serviceorganisaties zoals bijvoorbeeld Servicepunt 71 geleid tot veel herstelwerk om aldaar geconstateerde restrisico’s voor Leiden te kunnen beoordelen en toetsen. Deze afhankelijkheid van derden zal voor 2017 een als belangrijk overkoepelend thema worden meegenomen in de verdere verbetering van de interne beheersing.

De volgende belangrijke verbeterpunten per organisatieonderdeel en per proces zijn intern geconstateerd als onderdeel van Leiden in control en zullen worden opgepakt ter verbetering van de organisatie
Voor de volgende specifieke processen/procesonderdelen zijn in het controlejaar 2016 vanuit de (verbijzonderde) interne controle verbeterpunten in de opzet, het bestaan en/of de werking geconstateerd, waarvan het bijbehorende risico een classificatie ‘urgent’ of ‘hoog’ heeft meegekregen:

Concernstaf:

Proces

Samenvatting verbeterpunten met classificatie urgent of hoog

(Europees) aanbesteden

Terugdringen van bestaande rechtmatigheidsfouten door onrechtmatig tot stand gekomen contracten zo snel mogelijk op juiste wijze aan te besteden.

Algemene uitkering

Geen verbeterpunten met classificatie urgent of hoog

Totstandkoming jaarrekening (incl. SiSa-bijlage)

Het vaker, gedurende het jaar, bijwerken van de onderbouwing voor balansposten als voorzieningen en overlopende passiva. Tot op heden is dit te veel een eenmalige handeling na afloop van het betreffende jaar waardoor de onderbouwing niet of te laat beschikbaar komt. Daarnaast specifiek het verbeterpunt om de ontvangen actuariële berekeningen voor de pensioenvoorziening (ex)wethouders jaarlijks zichtbaar te beoordelen op juistheid / aanvaardbaarheid. Tot slot het onderzoeken, samen met Servicepunt71, hoe het proces van opstellen SiSa-bijlage kan worden verbeterd om financiële risico’s op subsidieterugbetaling door onjuiste of onvolledige verantwoording te voorkomen.

Regie op verbonden partijen

Geen verbeterpunten met classificatie urgent of hoog

Beheer en bewaking reserve(mutatie)s

Geen verbeterpunten met classificatie urgent of hoog

Fiscale control / Horizontaal toezicht

Het opstellen en implementeren van een Tax Control Framework (TCF). Deze verplichting vloeit voort uit het in 2012 getekende convenant Horizontaal Toezicht tussen Leiden en de Belastingdienst. Weliswaar is het convenant door FIOD-inval eind 2015 inmiddels tijdelijk opgeschort, maar het werken aan zichtbaar fiscaal in control zijn verdient ook voor de komende jaren absoluut de prioriteit. Daarnaast het zo snel mogelijk verwerken van de uitkomsten van het in 2016 gestarte fiscale onderzoek via in te dienen suppletieaangiften.

IT Governance / Informatiebeveiliging

Het zo snel mogelijk op orde krijgen van de IT general controls bij de belangrijkste financiële applicaties die de gemeente Leiden zelf beheert. Daarnaast het zoveel mogelijk zorgen voor uniforme processen voor wijzigingsbeheer en logische toegangsbeveiliging (rechtentoekenning). Tot slot het uitvoeren van gap-analyse zoals voorgeschreven in de BIG.

Beheersing inkomende subsidies

Het inrichten van één uniform proces voor inkomende subsidies dat moet waarborgen dat het gehele traject van de aanvraag van een subsidie tot en met de definitieve vaststelling door de subsidieverstrekker wordt beheerst. Hierbij ook zorgen dat hiervoor één coördinator wordt aangesteld die de taak heeft om de budgethouders hierin zoveel mogelijk te ‘ontzorgen’, zonder dat verantwoordelijkheden onterecht worden overgenomen.

Opdrachtgeverschap gemeenschappelijke regeling Servicepunt 71 (hierna: SP71) voor uitvoering van de processen:

  • Financieel beheer
  • Inkoop tot betaling (inclusief aanbesteding)
  • Betalingsorganisatie
  • Personele kosten
  • Treasury/garanties
  • IT-processen voor applicaties financiële administratie, salarisadministratie, pesoneelsadministratie, tijdschrijfsysteem

In 2016 blijken vanuit het assurance rapport van de huisaccountant belangrijke bevindingen bij de IT-processen van Servicepunt 71. Zie voor benodigde verbeterpunten hierboven bij IT-Governance / informatiebeveiliging. Gemeente Leiden zal hierover in 2017 proactief met Servicepunt 71 in overleg blijven om de verbetermaatregelen te blijven monitoren op opvolging.

 

Opdrachtgeverschap gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Gouwe Rijnland (hierna: BSGR) voor uitvoeren van de processen:

  • Gemeentelijke belastingen en heffingen

Geen verbeterpunten met classificatie urgent of hoog.

Cluster Publiekszaken, Handhaving & Veiligheid:

Proces

Samenvatting verbeterpunten met classificatie urgent of hoog

(Europees) aanbesteden

Terugdringen van bestaande rechtmatigheidsfouten door onrechtmatig tot stand gekomen contracten zo snel mogelijk op juiste wijze aan te besteden.

Wabo (omgevings-vergunningen)

Het aanscherpen van de periodieke interne controle op de toegekende gebruikersaccounts in de IT-applicatie. Daarnaast het verbeteren van de documentatie / vastlegging rondom verschillenanalyse en aansluiting van de subadministratie met de financiële administratie. Tot slot het zorgdragen voor een helder normenkader voor de controle van de bouwsommen.

Parkeren (m.n. vergunningen en naheffingen)

Het definitief implementeren van de verbeterpunten met betrekking tot financiële analyses van tussenrekeningen, cijferbeoordelingen en aansluitingen. Ultimo 2016 is dit in afrondende fase. Daarnaast het inzichtelijk maken van de uitgevoerde conversie-werkzaamheden ten behoeve van de nieuwe subadministratie.

Burgerzaken

Geen verbeterpunten met classificatie urgent of hoog

Marktgelden

Het treffen van interne beheersingsmaatregelen om de volledigheid van de marktgelden / aanslagen (inclusief ‘meelopers’) te kunnen borgen.

Havengelden

Geen verbeterpunten met classificatie urgent of hoog

Cluster Stedelijke Ontwikkeling:

Proces

Samenvatting verbeterpunten met classificatie urgent of hoog

(Europees) aanbesteden

Terugdringen van bestaande rechtmatigheidsfouten door onrechtmatig tot stand gekomen contracten zo snel mogelijk op juiste wijze aan te besteden.

Erfpacht

Geen verbeterpunten met classificatie urgent of hoog

Grondexploitatie

Het voeren van een dialoog met en maken van afspraken over het integraal rapporteren aan raad over ontwikkelingen van projecten waarbij sprake is van een grondexploitatie en daarmee samenhangend een gemeentelijke vastgoedexploitatie, vanwege de nauwe verwevenheid van deze beide projecten waardoor de totale risico’s en (financiële) voortgang transparanter wordt gemaakt en hierdoor beter beoordeelt kan worden.

Aan- en verkoop vastgoed

Geen verbeterpunten met classificatie urgent of hoog

Exploitatie vastgoed

Het implementeren van een periodieke (minimaal halfjaarlijkse) aansluiting van cumulatieve gegevens uit het subsysteem met de financiële administratie om vast te kunnen stellen dat alle mutaties juist en volledig zijn verwerkt in de financiële administratie.

Parkeren (parkeermanagement)

Structureel inbedden van zichtbare uitvoering van gedetailleerde cijferanalyses per opbrengstensoort. Daarnaast het in kaart brengen van alle gemaakte contractuele afspraken met derden en toezien op de naleving van de gemaakte afspraken. Tot slot het opstellen van DVO’s met teams binnen de gemeente Leiden die taken in de parkeerketen van de gemeente Leiden uitvoeren in opdracht van Parkeermanagement.

Subsidieverstrekkingen

Het verder concretiseren en completeren van toetsvragen in subadministratie voor behandeling van aanvragen om te borgen dat alle elementen uit ASV, maar ook fiscale vereisten, worden geraakt. Daarnaast het inbedden van een periodieke uitvoering van een zichtbare aansluiting van cumulatieve gegevens uit subadministratie met financiële administratie ter vaststelling van de juiste en volledige verwerking.

Cluster Participatie & Maatschappelijke Ontwikkeling:

Proces

Samenvatting verbeterpunten met classificatie urgent of hoog

(Europees) aanbesteden

Geen openstaande verbeterpunten met classificatie urgent of hoog per ultimo 2016

Wmo (Wet maatschappelijke ondersteuning)

Het invoeren van periodieke logging van (mutaties in) stamgegevens in de subadministratie, alsmede het aanbrengen van technische functiescheiding in de applicatie tussen de invoer en goedkeuring van dossiers. Het uitvoeren van zichtbare controles op nieuwe PGB’s door te beoordelen of zorgovereenkomst binnen de afgegeven indicatie past. Daarnaast het periodiek vaststellen van levering zorg door zorgaanbieders op basis van daarvoor beschikbare informatie vanuit her proces en dit vastleggen in een beknopt memo. Tot slot het zichtbaar monitoren van aanmeldingen van voorzieningen bij het CAK.

Sociale Zaken / Werk & Inkomen

Het verbeteren van de uitvoering van steekproeven op zelfbeslissers gedurende het jaar door dit tijdiger uit te voeren, bevindingen die daarbij worden geconstateerd van conclusies te voorzien en aan bevindingen ook (verbeter)acties te verbinden. Tevens de steekproeven tijdig aanbieden ter review bij de kwaliteitscontroleurs die ook de verbijzonderde interne controle uitvoeren.

Daarnaast dient de interne beheersing ten aanzien van herbeoordeling van cliënten met een tijdelijke ontheffing van arbeidsverplichtingen te worden verbeterd. Tot slot het verbeteren van het werkproces boetebeoordeling en opleggen van boetes.

Jeugdhulp

Doorgaan met het toezien op verbeteringen in de kwaliteit en tijdigheid van de (kwartaal)rapportages die vanuit de TWO Holland Rijnland dienen te worden ontvangen. Daarnaast het (op termijn) aanpassen van de verantwoordings- en controle-eisen in contracten met zorgaanbieders die aansluiten op de nieuwe werkwijze van de getransformeerde jeugdhulp.

Subsidieverstrekkingen

Het verder concretiseren en completeren van toetsvragen in subadministratie voor behandeling van aanvragen om te borgen dat alle elementen uit ASV, maar ook fiscale vereisten, worden geraakt. Daarnaast het inbedden van een periodieke uitvoering van een zichtbare aansluiting van cumulatieve gegevens uit subadministratie met financiële administratie ter vaststelling van de juiste en volledige verwerking.

Cluster Beheer:

Proces

Samenvatting verbeterpunten met classificatie urgent of hoog

(Europees) aanbesteden

Terugdringen van bestaande rechtmatigheidsfouten door onrechtmatig tot stand gekomen contracten zo snel mogelijk op juiste wijze aan te besteden. Daarnaast het voorkomen van nieuwe rechtmatigheidsfouten door altijd advies van centrale inkooporganisatie in te winnen (waarbij gezamenlijk juiste classificatie en aanbestedingsvorm wordt bepaald) en conform te handelen.

Exploitatie sportaccommodaties

Het verder implementeren van de nieuwe centrale subadministratie / verhuurregistratie, waarin tevens de noodzakelijke functiescheidingen worden aangebracht die thans op sommige punten ontbreken in het proces. Structureel inbedden van periodieke uitvoering van een zichtbare aansluiting van cumulatieve gegevens uit subadministratie met financiële administratie ter vaststelling van de juiste en volledige verwerking.

Parkeren (m.n. exploitatie straat/garage)

Structureel uitvoeren van cijferanalyses op ontwikkeling van de financiële resultaten t.o.v. begroting. Het in kaart brengen en managen van alle contracten en daarin opgenomen contractuele bepalingen met de bij dit proces betrokken externe partijen. Daarnaast het afsluiten van DVO’s intern zodat de samenwerkende clusters en teams heldere afspraken hebben over een ieders rol in het (deel)proces.

Applicatiebeheer AfvalRIS

Het aanscherpen van wachtwoordinstellingen zodat die voldaan aan minimum eisen, het beperken van rechten van gebruikers tot strikt noodzakelijke rechten alsmede het verwijderen van gebruikers die inmiddels niet meer in dienst zijn (aanscherpen van uitdiensttredingsproces).

Regie Integraal Beheer (RIB)

Het (minimaal halfjaarlijks) weloverwogen uitvoeren van een actualisatie per beheerplan van de daarin opgenomen budgetten en deze actualiseren verwerken in de financiële administratie. Door deze actualisatie als zodanig te verwerken, wordt gelijktijdig geborgd dat de actualisatie ‘navolgbaar’ is. Voor de werkzaamheden voor groot onderhoud wordt dit momenteel al vastgelegd in de formats per kostenegalisatievoorziening. Hierin is al verbetering zichtbaar ten opzichte van voorgaande jaren, maar dit kan nog iets beter navolgbaar worden gedaan.

Projectbureau:

Proces

Samenvatting verbeterpunten met classificatie urgent of hoog

(Europees) aanbesteden

Geen verbeterpunten met classificatie urgent of hoog

Leids planproces

Het per project in kaart brengen van de belangrijkste overeenkomsten en contracten binnen het project inclusief zichtbare periodieke beoordeling van kritieke contractuele afspraken / bepalingen en documentatie van de opvolging daarvan.

Beheersing uren t.l.v. projecten

Het maken van interne afspraken over de wijze waarop uren intern geschreven en verantwoord moeten worden en de wijze waarop deze per project zichtbaar beoordeelt worden. Hierbij in lijn met het organisatiebeleid de verantwoordelijkheid laag in de organisatie laten liggen, maar wel periodiek de verantwoordelijken verantwoording af laten leggen over de geschreven uren en evalueren of daaruit geconcludeerd kan worden dat Leiden in control is over de aan projecten doorberekende uren.

Instellingen – DZB:

Proces

Samenvatting verbeterpunten met classificatie urgent of hoog

(Europees) aanbesteden + DZB – inkopen / aanbesteden

Terugdringen van bestaande rechtmatigheidsfouten door onrechtmatig tot stand gekomen contracten zo snel mogelijk op juiste wijze aan te besteden. Daarnaast het voorkomen van nieuwe rechtmatigheidsfouten door altijd advies van centrale inkooporganisatie in te winnen (waarbij gezamenlijk juiste classificatie en aanbestedingsvorm wordt bepaald) en conform te handelen. Tevens het actualiseren van BCF-verdeelsleutels in de financiële administratie, het zichtbaar maken van de interne controle op inkoopfacturen op aspecten prijs conform afspraken en prestatie daadwerkelijk geleverd.

DZB – uitvoering Wsw

Functiescheiding en kwaliteitstoetsing te worden aangescherpt. Het aanbrengen van functiescheiding geldt voornamelijk ten aanzien van het doorvoeren en autoriseren van een salarismutatie in de salarisadministratie, waarbij thans ook geen onafhankelijke controle achteraf in het proces wordt uitgevoerd.

DZB – verkopen

Geen verbeterpunten met classificatie urgent of hoog

DZB – memoriaalboekingen

Geen verbeterpunten met classificatie urgent of hoog

DZB – re-integratie Leiden / loonkostensubsidies

Aanscherping van interne controle / werkinstructies op juistheid van te volgen / gevolgde modules door cliënten die vervolgens dienen te leiden tot facturatie.

Instellingen – Erfgoed Leiden en omstreken:

Proces

Samenvatting verbeterpunten met classificatie urgent of hoog

(Europees) aanbesteden

Terugdringen van bestaande rechtmatigheidsfouten door onrechtmatig tot stand gekomen contracten zo snel mogelijk op juiste wijze aan te besteden. Dit verbeterpunt heeft per jaareinde 2016 van de interne audit functie de kwalificatie ‘in afrondende fase’ gekregen.

Exploitatie Erfgoed Leiden en omstreken

Geen verbeterpunten met classificatie urgent of hoog

Exploitatie Molen de Valk

Geen verbeterpunten met classificatie urgent of hoog

Instellingen – Museum de Lakenhal:

Proces

Samenvatting verbeterpunten met classificatie urgent of hoog

(Europees) aanbesteden

Terugdringen van bestaande rechtmatigheidsfouten door onrechtmatig tot stand gekomen contracten zo snel mogelijk op juiste wijze aan te besteden. Dit verbeterpunt heeft per jaareinde 2016 van de interne audit functie de kwalificatie ‘in afrondende fase’ gekregen.

Exploitatie Museum de Lakenhal

Het voor jaareinde 2017 zorgdragen voor juiste en toereikende onderbouwingen voor de door het Museum in de gemeentelijke jaarrekening te verantwoorden voorziening groot onderhoud en voorziening van derden verkregen middelen. Deze verbeterpunten kwalificeert de interne audit functie als ‘beperkte voortgang geboekt’. Dit hangt samen met de huidige inspanningen die worden gedaan voor de restauratie en uitbreiding van het museum. Deze verbeterpunten zullen in 2017 verder worden opgepakt.

Via aanvullende controlewerkzaamheden achteraf is voor genoemde verbeterpunten voor controlejaar 2016 in de meeste gevallen aannemelijk gemaakt dat, ondanks het feit dat bijbehorende urgente en/of hoge risico’s niet via beheersingsmaatregelen in de opzet, het bestaan en/of de werking van het proces zijn ondervangen, zich geen fouten van materieel belang hebben voorgedaan inzake getrouwheid en rechtmatigheid van uit de processen voortvloeiende baten, lasten en balansmutaties. Uiteraard met uitzondering van de hiervoor al vermelde fouten en onzekerheden.

Afsluiting en vooruitblik naar 2017

In control zijn en/of komen betekent niet alleen dat een organisatie systematisch interne controles uitvoert en dat de organisatie fouten en verbeterpunten zelf constateert, maar ook dat de organisatie de verbeteringen in gang zet en bewaakt. Uit de (verbijzonderde) interne controle over controlejaar 2016 komt ten aanzien van het opvolging geven van verbeterpunten door de organisatie het beeld naar voren dat bij alle organisatieonderdelen voor bijna alle processen zichtbaar stappen worden gezet ter verdere opvolging van de geconstateerde verbeterpunten, maar dat voor 2017 ingezet dient te worden op het versneld implementeren van de verbeterpunten met classificatie ‘urgent’ of ‘hoog’. Hierbij zullen het college en het ambtelijk management voornamelijk prioriteit geven aan de processen Europees aanbesteden, IT-beheersing (samen met Servicepunt71), Tax Control, Sociaal domein (Wmo, Jeugd en PGB) en Inkomende subsidies. Daarnaast zal de afhankelijkheid van derden in combinatie met de mate waarin Leiden in control kan zijn en blijven als expliciet thema worden meegenomen in de verdere verbetering van de interne beheersing.

Regels en controles die nodig zijn voor in control ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid komen de efficiëntie van processen veelal niet ten goede. Het college van wil processen doelmatig en doeltreffend inrichten en kiest daarbij soms bewust voor iets minder regels en controle. Het college onderkent echter wel dat er nog de nodige ruimte voor verbetering aanwezig is, zowel ten aanzien van de (preventieve) borging van betrouwbaarheid van informatie via strikt en uniform nageleefde procedures als ten aanzien van de juistheid, transparantie en actualiteit van de financiële administratie en (interne) informatievoorziening.

De belangrijkste uitdaging voor het controlejaar 2017 en verder is structureel geïmplementeerd krijgen van de (belangrijkste) verbeterpunten per proces. Daarbij rekening houdend met het uitgangspunt dat de beschikbare middelen maximaal aangewend worden voor de primaire taken van de gemeente Leiden als decentrale overheidsorganisatie.

Burgemeester en Wethouders van de gemeente Leiden,

de Secretaris, de Burgemeester,

Leiden, 27 juni 2017