Jaarstukken 2019

In control

1. Inleiding

1.1 Leiden in control
Sinds boekjaar 2011 is in de jaarrekening van de gemeente Leiden een In Control Statement opgenomen. Deze verklaring komt voort uit de afspraak die tussen de gemeenteraad en het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Leiden is gemaakt zoals vastgelegd in artikel 36 lid 3 van de Financiële verordening gemeente Leiden 2016 (ex artikel 212 GW).

Per organisatieonderdeel is een intern In Control Statement afgegeven door de eindverantwoordelijk directeur / manager. Deze interne In Control Statements vormen de basis voor het In Control Statement dat het college afgeeft voor de totale organisatie in de jaarstukken.

1.2 Reikwijdte In Control Statement
Leiden is, in het kader van dit in control statement, in control als de organisatie erin slaagt:

  • de administratieve organisatie/ interne beheersing dusdanig in te richten en te laten werken dat de uitvoering van de processen rechtmatig en getrouw worden uitgevoerd, en
  • een lerende organisatie te zijn: de in de lijn zelf of door de Internal Audit Functie geconstateerde fouten en verbeterpunten worden adequaat opgepakt en de voortgang wordt bewaakt.

De werkzaamheden t.b.v. dit in control statement betreffen dus niet beoordeling van de effectiviteit (doeltreffendheid) en efficiency (doelmatigheid) van de processen.

In het kader van Leiden in control heeft de organisatie voor de belangrijkste (financiële) processen op systematische en risicogerichte wijze (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden uitgevoerd om de mate van in control per proces vast te kunnen stellen. In control betekent niet foutloos of dat de administratieve organisatie op sommige punten geen verbetering behoeft. Het betekent dat Leiden interne controles heeft uitgevoerd om die fouten of verbeterpunten zelf te constateren, op te pakken en de voortgang van de verbeteringen te bewaken. Door de risicogerichte aanpak zullen fouten nooit helemaal uitgesloten kunnen worden. Hierbij spelen ook kosten-batenafwegingen een rol.

De goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de in control statement zijn dezelfde als welke de externe accountant hanteert voor de jaarrekeningcontrole. Deze zijn vastgelegd in de door de gemeenteraad vastgesteld controleprotocol. Dit houdt in dat een “schoon” In Control Statement wordt afgegeven als de geconstateerde fouten minder zijn dan 1% (5,2 miljoen) van de werkelijke lasten en de onzekerheden minder dan 3% (15,8 miljoen).

2. In Control Statement gemeente Leiden - controlejaar 2019

2.1 Getrouwe en rechtmatige uitvoering van processen
Het college is van mening dat voor het merendeel sprake is van getrouwe en rechtmatige uitvoering van processen, hoewel er over 2019 een aantal fouten en onzekerheden zijn te melden. Hierbij merkt het college op dat het aantal en de omvang van de fouten en onzekerheden de reeds ingezette dalende lijn uit 2018 voortzet: fouten uit hoofde van niet naleven van Europese aanbestedingsregels nemen wederom af en hetzelfde geldt voor de fouten en onzekerheden binnen het sociaal domein.

Naar de mening van het college is de organisatie over 2019 in control, ondanks onderstaande fouten en onzekerheden in 2019.

Fouten 1,45 miljoen:

  1. financiële rechtmatigheidsfouten inzake het niet-naleven van Europese aanbestedingsregels (1,1 miljoen);
  2. financiële rechtmatigheidsfout verantwoorde PGB-uitgaven Jeugdhulp (0,05 miljoen) en WMO (0,1 miljoen) als gevolg van materiële fouten bij de Sociale Verzekeringsbank;
  3. financiële rechtmatigheidsfout WMO onjuiste of onvolledige declaratie zorgkosten door zorgaanbieders (0,2 miljoen)

Onzekerheden 1,77 miljoen:

  1. onzekerheid juistheid/rechtmatigheid van verantwoorde PGB-uitgaven WMO (0,75 miljoen);
  2. onzekerheid juistheid/rechtmatigheid van levering zorg door zorgaanbieders Jeugdhulp (0,68 miljoen) en WMO (0,34 miljoen)

Toelichting bij bovenstaande fouten en onzekerheden

1. Aanbestedingen
Het college stelt vast dat de gemeente Leiden jaarlijks rechtmatigheidsfouten ten aanzien van niet juist Europees aanbestede leveringen en diensten kent. Mede door het in 2017 vastgestelde plan van aanpak verbetering rechtmatigheid van inkopen is de omvang en het aantal rechtmatigheidsfouten in 2019 wederom gedaald.

Rechtmatigheid van de aanbestedingen blijft een aandachtsgebied voor het college, waarbij de college inzet op verdere verlaging van de rechtmatigheidsfouten. Hierbij merkt het college op dat een aantal aspecten van de (juridische) interpretatie van de aanbestedingsregels en de fouttoerekening nog aan discussie onderhevig is, zodat dat verlaging van de rechtmatigheidsfouten tot nihil (nog) niet op korte termijn gerealiseerd zal worden.

2 t/m 5 WMO en Jeugd
Zie hiertoe de toelichting die is opgenomen in de toelichting op de staat van baten en lasten van deze jaarrekening 2019.

2.2 Lerende organisatie
Binnen een lerende organisatie betekent in control zijn en/of komen niet alleen dat een organisatie systematisch interne controles uitvoert en dat de organisatie fouten en verbeterpunten zelf constateert, maar ook dat de organisatie de verbeteringen in gang zet en bewaakt. Het college is van mening dat op dit punt de gemeente in 2019 laat zien dat het in control is. Onder de noemer Leiden in control maakt het werk van het op systematische en risicogerichte wijze uitvoeren van (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden op de belangrijkste financiële processen en IT-systemen. Over de hieruit logischerwijs volgende ‘nieuwe verbeterpunten’ is de gemeente transparant en pakt deze op. Het college ziet toe op de voortgang van het in gang zetten van de verbeteringen door het management. Het management rapporteert over de voortgang daarvan. De interne audit functie toetst vanuit een onafhankelijke en deskundige rol deze voortgang en rapporteert twee keer per jaar aan het ambtelijk management, college en raad. Een lerende organisatie is hiermee gecreëerd en Leiden is daarmee naar de mening van het college in control.

2.3 Communicatie over verbeterpunten
Rapportage over de belangrijkste verbeterpunten door de Internal Audit Functie heeft tussentijds plaatsgevonden in de managementletter 2019 en voor heel 2019 in het verslag van bevindingen 2019. Zowel de managementletter als het verslag van bevindingen worden door het college vastgesteld en ter informatie aan de gemeenteraad aangeboden.

3. Overige opmerkingen

3.1 Ketensamenwerking en/of serviceorganisaties
Het college merkt op dat Leiden steeds meer afhankelijk is van andere organisaties en ketenpartners, omdat steeds meer gewerkt wordt via ketensamenwerking en/of met service-organisaties. Dit betekent ook dat de mate waarin Leiden in control kan zijn, steeds vaker wordt bepaald door de mate waarin deze ketenpartners en andere organisaties hun zaken goed op orde hebben en hoe de (regie op de) samenwerking door Leiden worden beheerst. Deze afhankelijkheid heeft blijvende aandacht van het college.

3.2 Afhankelijkheid van de interne audit functie
Het college merkt op dat voor het Leiden in control-programma de organisatie nog steeds in belangrijke mate (te) afhankelijk is van de interne audit functie. Door control zoveel mogelijk in te bedden in het primaire proces, kan de internal audit functie de gewenste onafhankelijke en objectieve rol vervullen en zich meer richten op specifieke belangrijke thema’s en risico’s. Hiervoor zal door de interne audit functie samen met het directieteam een concreet plan van aanpak worden opgesteld, waarin ook de veranderingen met de komst van de rechtmatigheidsverklaring in 2021 een plek krijgen.

3.3 Afsluiting en vooruitblik 2020
Er is altijd sprake van risico’s die de realisatie van doelstellingen en het beheersen van de organisatie in de weg kunnen staan. De vraag hoe die risico’s beoordeeld moeten worden is continu aan de orde. Dit geldt eveneens voor de vraag in welke mate de organisatie bereid en in staat is deze te aanvaarden en welke oplossingsrichtingen gezocht worden om ze tegen te gaan. Dit is een verantwoordelijkheid van het college. We opereren in een dynamische omgeving en steeds kunnen nieuwe feiten en inzichten aanleiding geven tot andere afwegingen.

In control zijn en/of komen betekent niet alleen dat een organisatie systematisch interne controles uitvoert en dat de organisatie fouten en verbeterpunten zelf constateert, maar ook dat de organisatie de verbeteringen in gang zet en bewaakt. Hierin heeft de interne audit functie een onafhankelijke en objectieve rol. Het is het samenspel van deze onderdelen dat het in-control zijn er is en kan worden aangetoond.

De komst van de rechtmatigheidsverantwoording in 2021 noodzaakt ons het speelveld en de rol en verantwoordelijkheid van het management en de interne audit functie rondom Leiden-in-Control in de 2e helft van 2020 opnieuw te bezien.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Leiden,

de gemeentesecretaris, de burgemeester

Leiden, juni 2020